Contabilización alquileres bienes muebles

Contabilización de la fianza entregada

Cuando se formaliza un contrato de alquiler es muy habitual que entreguemos al arrendador una cantidad en concepto de fianza, a modo de garantía ante los posibles desperfectos se puedan producir en el bien mueble arrendado.

Para contabilizar la fianza en función de la duración del alquiler, utilizaremos una cuenta contable de corto o largo plazo.

Asiento de una fianza entregada a corto plazo

Esta cuenta la utilizaremos para contabilizar la fianza entregada en contratos de arrendamiento con duración inferior a un ejercicio económico

Asiento de la fianza entregada a largo plazo

Si estamos contabilizando un arrendamiento plurianual para la contabilización de la fianza entregada utilizaremos una cuenta a largo plazo a la vez que deberemos proceder a valorar financieramente, esto es a valor razonable, el importe de la fianza entregada. Por una parte contabilizaremos el importe nominal entregado y por otra parte contabilizaremos los gastos financieros en que incurrimos como consecuencia de la entrega e inmovilización de dicho importe.

Para obtener el valor razonable de la fianza podemos utilizar el tipo de interés legal del dinero que en estos momentos, 20XX, se encuentra situado en el 3,5% por lo que partiendo de una fianza entregada de 1.000 € a la firma de un contrato de alquiler con 4 años de duración tendríamos que realizar el siguiente cálculo:

Valor razonable de la fianza = 1.000 x (1 + 0,035)^-4 = 871,44 €

Anualmente deberemos ir ajustando el gasto anticipado hasta igualar el importe de la fianza entregada en el momento actual con el importe que esperamos recibir a la conclusión del contrato de arrendamiento. Por tanto al cierre de cada ejercicio deberemos ir capitalizando el importe de la fianza, registrando el importe de dicha capitalización como si de un ingreso financiero se tratara.

En el siguiente artículo hacemos un análisis detallado de la contabilización de Fianzas y contratos de arrendamiento valoradas mediante su valor razonable

Contabilización de un alquiler mobiliario

Normativa aplicable

En esta ocasión debemos estar a lo establecido tanto en el Reglamento del Impuesto de Sociedades como en la Ley del Impuesto sobre la renta de las personas físicas.

Reglamento del Impuesto de Sociedades

Artículo 60 Rentas sujetas a retención e ingreso a cuenta se establece en su primer apartado

"a) Las rentas derivadas de la participación en fondos propios de cualquier tipo de entidad, de la cesión a terceros de capitales propios y las restantes rentas comprendidas en el Artículo 25  de la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio."

Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas

Artículo 25. Rendimientos íntegros de capital mobiliario

" 4.- Otros rendimientos del capital mobiliario.

Quedan incluidos en este apartado, entre otros, los siguientes rendimientos, dinerarios o en especie:

1. Los procedentes de la propiedad intelectual cuando el contribuyente no sea el autor y los procedentes de la propiedad industrial que no se encuentre afecta a actividades económicas realizadas por el contribuyente.
2. Los procedentes de la prestación de asistencia técnica, salvo que dicha prestación tenga lugar en el ámbito de una actividad económica.
3. Los procedentes del arrendamiento de bienes muebles, negocios o minas, así como los procedentes del subarrendamiento percibidos por el subarrendador, que no constituyan actividades económicas.
4. Los procedentes de la cesión del derecho a la explotación de la imagen o del consentimiento o autorización para su utilización, salvo que dicha cesión tenga lugar en el ámbito de una actividad económica."

Conclusión

Contabilización alquiler a una empresa que incluye como su actividad económica el alquiler de bienes muebles

En este caso simplemente deberemos contabilizar el pago de las cuotas de alquiler y del IVA soportado en la cuota.

Asiento contable

Contabilización alquiler donde el arrendador no desarrolla una actividad de arrendamiento

En este caso el importe del alquiler también devengará IVA si bien dado que el arrendamiento no está incluido en la actividad económica del arrendador el importe del alquiler satisfecho por el arrendatario estará sujeto a retención a cuenta del Impuesto de Sociedades.

El importe de la retención a cuenta a realizar será de un 19 % sobre la renta de alquiler pactada, debiéndose liquidar dicho importe a la Hacienda Pública mediante la presentación del modelo 123 con la frecuencia que proceda, mensual o trimestral, conforme a las características del arrendatario.

Asiento contable

Casos y dudas planteadas por la comunidad

Retención en el alquiler de equipos informáticos

Una empresa recibe una factura por el alquiler de ordenadores y se plantea si debe practicar retención por IRPF al arrendador.

El alquiler de bienes muebles no debe tratarse automáticamente como el arrendamiento de inmuebles urbanos. La obligación de retener dependerá de quién presta el servicio, de la naturaleza de la renta y de la actividad declarada.

Antes de aplicar retención conviene revisar la normativa fiscal aplicable y, en caso de duda, solicitar al arrendador la información censal necesaria para emitir correctamente la factura.

Alquiler de aparato láser y actividad económica

Una sociedad alquila un aparato láser para tratamientos estéticos o médicos y necesita encuadrar correctamente la operación y sus obligaciones fiscales.

En este tipo de operaciones debe distinguirse entre el alquiler del bien mueble, la prestación de servicios asociada y la actividad desarrollada por quien factura.

La retención, si procede, no depende solo del objeto alquilado, sino de la naturaleza de la renta y de la condición fiscal del perceptor. Por eso conviene revisar el epígrafe de actividad y la forma en que se factura la operación.

Amortización de muebles cedidos con una vivienda

Al alquilar una vivienda con muebles surge la duda de cómo valorar y amortizar esos bienes cuando no se conoce con precisión su fecha de compra o su coste original.

Para amortizar correctamente es necesario disponer de un valor razonable y de una vida útil estimada. Lo ideal es que los muebles estén identificados y valorados en la escritura, contrato o documentación de adquisición.

Si no existe soporte suficiente, no conviene fijar una amortización arbitraria. Puede acudirse a una valoración razonable documentada, pero dejando constancia del criterio utilizado y separando el valor del mobiliario del valor del inmueble.

Facturación del alquiler de bienes muebles

Una empresa alquila bienes muebles a otra empresa y necesita saber cómo emitir la factura y cómo reflejar contablemente el ingreso.

La factura debe recoger la base imponible, el IVA que proceda y, si existe obligación de retención, la retención correspondiente. La obligación de retener dependerá de la naturaleza de la renta y de las partes intervinientes.

Contablemente, el ingreso debe registrarse en la cuenta que corresponda según la actividad de la empresa. Si el alquiler forma parte de su actividad ordinaria, se tratará como ingreso de explotación; si es accesorio, habrá que utilizar una cuenta más adecuada a esa naturaleza.

Cuenta contable para el alquiler de maquinaria

Una empresa alquila un grupo electrógeno o maquinaria similar y se plantea si la cuenta (621) Arrendamientos y cánones puede utilizarse aunque no se trate de un local.

La cuenta (621) Arrendamientos y cánones no se limita a inmuebles. También puede recoger alquileres de bienes muebles utilizados por la empresa, como maquinaria, equipos o vehículos, siempre que no exista una cuenta más específica por la naturaleza del gasto.

El gasto se reconocerá conforme se devengue el alquiler, registrando separadamente el IVA soportado cuando sea deducible.