Contabilización de alquileres urbanos

Contabilización de la fianza entregada

Cuando se formaliza un contrato de alquiler lo normal es que entreguemos al arrendador una cantidad en concepto de fianza, a modo de garantía ante los posibles desperfectos que como arrendatarios podamos provocar en el inmueble.

A la hora de contabilizar una fianza, en función de la duración del alquiler, utilizaremos una cuenta contable de corto o largo plazo.

Asiento de una fianza entregada a corto plazo

Esta cuenta la utilizaremos para contabilizar la fianza entregada en contratos de arrendamiento con duración inferior a un ejercicio económico

Asiento de la fianza entregada a largo plazo

Si estamos contabilizando un arrendamiento plurianual para la contabilización de la fianza utilizaremos una cuenta a largo plazo a la vez que deberemos proceder a valorar financieramente, esto es a valor razonable, el importe de la fianza entregada. Así por una parte contabilizaremos el importe nominal entregado y por otra parte contabilizaremos los gastos financieros en que incurrimos como consecuencia de la entrega e inmovilización de los fondos entregados en concepto de fianza.

Para obtener el valor razonable de la fianza podemos utilizar el tipo de interés legal del dinero que en estos momentos, 20XX, se encuentra situado en el 3,5% por lo que partiendo de una fianza entregada de 1.000 € a la firma de un contrato de alquiler con 4 años de duración tendríamos que realizar el siguiente cálculo:

Valor razonable de la fianza = 1.000 x (1 + 0,035)^-4 = 871,44 €

Anualmente deberemos ir ajustando el gasto anticipado hasta igualar el importe de la fianza entregada en el momento actual con el importe que esperamos recibir a la conclusión del contrato de arrendamiento. Por tanto al cierre de cada ejercicio deberemos ir capitalizando el importe de la fianza, registrando el importe de dicha capitalización como si de un ingreso financiero se tratara.

En el siguiente artículo hacemos un análisis detallado de la contabilización de Fianzas y contratos de arrendamiento valoradas mediante su valor razonable .

Contabilización de la renta - alquiler - mensual

A la hora de contabilizar el alquiler - renta mensual - deberemos tener presente la forma jurídica del arrendador pues dependiendo de si se trata de una persona física, otra empresa o un socio de la empresa deberemos realizar unos u otros asientos contables.

Asientos contabilización alquiler donde el arrendador es una persona física

A la hora de contabilizar el alquiler hemos de tener presente que el importe de la renta mensual devengará IVA y además estará sujeto a una retención a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Asientos contabilización alquiler donde el arrendador es una empresa

En este caso el importe del alquiler también devengará IVA estando también sujeto a una retención a cuenta del Impuesto de Sociedades, pues en este caso el arrendador es una persona jurídica y por tanto sujeto a dicho impuesto.

Asientos contabilización alquiler donde el arrendador es un socio del arrendatario

En el caso de los contratos de alquiler que se formalicen entre la empresa y alguno de sus socios estaremos ante una operación vinculada que se contabilizará tal y como se ha detallado anteriormente para personas físicas o personas jurídicas teniendo en cuanta que al tratarse de una operación vinculada deberán tenerse en cuenta las siguientes consideraciones:

• La renta y condiciones del alquiler deberán ser los de mercado.
  • Así en caso de que el precio de la operación fuese beneficioso para el socio estaríamos hablando de una participación en beneficios, mientras que si el precio fuese a favor de la entidad hablaríamos de una aportación a los fondos propios de la entidad.
• Dichas operación deben ser mencionadas en la memoria anual de la empresa salvo que el volumen de negocio de la misma sea inferior a 10 M de euros y que la valoración de la operación vinculada sea inferior a 100.000 euros.

Casos y dudas planteadas por la comunidad

Contabilización de alquiler urbano y fianza

Al formalizar un contrato de alquiler urbano surge la duda de cómo contabilizar la fianza y las facturas periódicas del arrendamiento.

La fianza entregada por el arrendatario se registra como un derecho de cobro y la fianza recibida por el arrendador como una obligación de devolución. Si el vencimiento supera el año, debe clasificarse a largo plazo.

Las facturas de alquiler se contabilizan separando base imponible, IVA y retención cuando proceda. La retención dependerá de la condición del arrendatario y de la normativa vigente aplicable al arrendamiento.

Alquileres urbanos en el modelo 347

La duda surge al decidir si los alquileres deben declararse en el modelo 347 cuando ya están sometidos a retención.

Con carácter general, los arrendamientos sujetos a retención se informan a través del modelo correspondiente de retenciones y no se duplican en el modelo 347.

Cuando el arrendamiento no está sujeto a retención pero sí a IVA, debe revisarse si supera los límites y requisitos de declaración del modelo 347.

Factura de alquiler con IVA y retención

Una empresa factura el alquiler de un inmueble a otra empresa y necesita reflejar correctamente el IVA y la retención.

En la factura debe incluirse la base imponible del alquiler, el IVA repercutido y, cuando proceda, la retención que practicará el pagador.

El arrendador registrará el ingreso por alquiler, el IVA repercutido y el derecho frente al cliente por el importe neto a cobrar. La retención se reconocerá como un crédito frente a Hacienda hasta su liquidación en el impuesto correspondiente.

Retención aplicable en alquileres urbanos

Al emitir una factura de alquiler urbano se plantea si la retención funciona igual que en los servicios profesionales.

La retención por arrendamiento de inmuebles urbanos es distinta de la retención de profesionales. Debe aplicarse el tipo vigente en cada momento y sobre la base que corresponda según la normativa fiscal.

Para evitar errores, conviene separar en la factura la base del alquiler, el IVA repercutido y la retención, y comprobar si el arrendatario está obligado a practicarla.

Registro contable del gasto por alquiler

Una empresa recibe una factura de alquiler y necesita registrar el gasto, el impuesto indirecto y el pago correspondiente.

El gasto por alquiler se contabiliza normalmente en la cuenta (621) Arrendamientos y cánones. El impuesto indirecto se registra en la cuenta correspondiente, como IVA soportado o la cuenta equivalente si se trata de IGIC.

Si la factura incluye retención, el pago al arrendador será por el importe neto, quedando la retención pendiente de ingresar a Hacienda por el arrendatario.