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Contabilización de nóminas de trabajadores por cuenta ajena

El proceso de contabilización de una nómina es relativamente sencillo de hecho no difiere sustancialmente de una periodo al siguiente, esto es, la nómina de un trabajador suele ser similar todos los meses y por tanto el asiento contable a realizar también.

El problema surge cuando el trabajador se pone enfermo, tiene un accidente de trabajo, se recibe en la empresa una orden de embargo de parte del salario, o nos solicita un anticipo, etc. Cuando se producen estas situaciones el proceso contable cambia al igual que las cuentas intervinientes, etc. En esta infografía dispones de un resumen de los principales situaciones con las que te puedes encontrar a la hora de contabilizar una nómina.

Infografía resumen distintos asientos contabilización de nóminas.

Ejemplo práctico de contabilización de nóminas de trabajadores por cuenta ajena

Caso práctico sobre la contabilización de nóminas de trabajadores por cuenta ajena en diferentes situaciones, como por ejemplo cuando el trabajador enferma, solicita un anticipo o se producen embargos del salario.

Para más información consulte la guía práctica de contabilización de nóminas, donde encontrará una variada selección de ejemplos de asientos de contabilización de nóminas, seguros sociales, anticipos de salario, embargo de nóminas, etc.

En detalle:
  1. Importes de la nómina
    1.1. Nómina mensual ordinaria
    1.2. Nómina con anticipo
    1.3. Nómina con Incapacidad Temporal
    1.4. Nómina con embargo
  2. Pago de los Seguros Sociales

1. Importes de la nómina

Para los siguientes supuestos utilizaremos los datos extraídos de la nómina de un trabajador:

Concepto Salario
Bruto 1.450 €
Costes sociales trabajador 92,80 €
Retención a IRPF 145 €
Neto 1.212,20 €

Calculamos el importe mensual de los costes sociales por trabajador:

Costes sociales Porcentajes Importes/mes
Concepto Empresa Trabajador Empresa Trabajador
Contingencias comunes 23,60% 4,70% 342,20 € 68,15 €
Desempleo 6,70% 1,60% 97,15 € 23,20 €
Fondo garantia salarial 0,20% 0,00% 2,90 € 0 €
Formación 0,60% 0,10% 8,70 € 1,45 €
Totales 31,10% 6,40% 450,95 € 92,80 €

1.1. Nómina mensual ordinaria

El asiento de una nómina mensual ordinaria sería el siguiente:

Debe Haber
1.450 ( 640 ) Sueldos y salarios
450,95 ( 642 ) Seguridad Social a cargo de la empresa
a
( 476 ) Organismos de la Seguridad Social, acreedores 543,75*
( 4751 ) Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas 145
( 465 ) Remuneraciones pendientes de pago 1.212,20

*Suma del importe de los Seguros Sociales a cargo de la empresa más los Seguros Sociales a cargo del trabajador.

1.2. Nómina con anticipo

Se encuentra regulado en el artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores estando limitado a la cuantía del trabajo devengado y no liquidado.

En el momento del pago del anticipo solicitado por el trabajador:

Debe Haber
500 ( 460 ) Anticipo de remuneraciones
a
( 572 ) Bancos c/c 500

El asiento de la nómina con el anticipo sería:

Debe Haber
1.450 ( 640 ) Sueldos y salarios
450,95 ( 642 ) Seguridad Social a cargo de la empresa
a
( 476 ) Organismos de la Seguridad Social, acreedores 543,75*
( 4751 ) Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas 145
( 460 ) Anticipo de remuneraciones 500
( 465 ) Remuneraciones pendientes de pago 712,20

*Suma del importe de los Seguros Sociales a cargo de la empresa más los Seguros Sociales a cargo del trabajador.

1.3. Nómina con Incapacidad Temporal

Para beneficiarse del subsidio por incapacidad temporal por enfermedad común el trabajador deberá haber cotizado un mínimo de 180 días en los último 5 años anteriores.

Porcentaje de la base reguladora del subsidio por Incapacidad Temporal a cargo de la Seguridad Social y del pagador:

  • Entre el 1º y el 3º día: 0%, sin subsidio.
  • Entre el 4º y el 15º día: 60% de la base reguladora corre a cargo de la empresa.
  • Entre el 16º y el 20º día: 60% de la base reguladora corre a cargo de la Seguridad Social.
  • El resto de días: 75% de la base reguladora corre a cargo de la Seguridad Social durante 365 días.

Calculamos la base reguladora diaria:

Base reguladora diaria = Base cotización contingencias comunes / 30

Concepto Dato
Base cotización C. Comunes 1.450 €
Fecha baja 04/06/20XX
Fecha alta 29/06/20XX
Días baja 26 días
Base de cotización diaria 48,33€

Seguidamente calculamos el importe del subsidio por Incapacidad Temporal a cargo de la Seguridad Social y de la empresa:

Distribución prestación Incapacidad Temporal
Concepto Nº días % B. Reguladora Pagador Cuantía
Días trabajados 4   Empresa 193,33€
Primer tramo IT 3 0%   0,00€
Segundo tramo IT 12 60% Empresa 348,00€
Tercer tramo IT 5 60% Seg. Social 145,00€
Cuarto tramo IT 6 75% Seg. Social 217,50€

Para realizar el siguiente asiento:

Debe Haber
193,33 ( 640 ) Sueldos y salarios
348,00 ( 649 ) Otros gastos sociales
281,09 ( 642 ) Seguridad Social a cargo de la empresa
362,50 ( 471 ) Organismo Seguridad Social deudor
a
( 476 ) Organismos de la Seguridad Social, acreedores 338,94*
( 4751 ) Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas 90,38
( 465 ) Remuneraciones pendientes de pago 755,60

*Liquidación de los Seguros Sociales compensando la parte de la Incapacidad Temporal que si bien corresponde a la Seguridad Social abona la empresa anticipadamente:

Debe Haber
338,94 ( 476 ) Organismos de la Seguridad Social, acreedores
a
( 471 ) Organismo Seguridad Social deudor 338,94

1.4. Nómina con embargo

Los embargos sobre salarios se reflejarán en la nómina del trabajador.

Porcentaje del salario embargable en función del salario bruto del trabajador
Salario ≤SMI > SMI y ≤ 2 SMI > 2 SMI y ≤ 3 SMI > 3 SMI y ≤ 4 SMI >4 SMI y ≤ 5 SMI > 5 SMI
% Embargable 0 % 30 % 50 % 60 % 75 % 90 %
  • Siendo SMI el Salario Mínimo Interprofesional.
  • Los porcentajes se aplicarán por tramos.
  • Si el trabajador tuviera cargas familiares se podrán establecer rebajas entre el 10% y 15%.

Se crea la cuenta "4759. Embargo de nóminas" para realizar el asiento.

Debe Haber
1.450 ( 640 ) Sueldos y salarios
450,95 ( 642 ) Seguridad Social a cargo de la empresa
a
( 476 ) Organismos de la Seguridad Social, acreedores 543,75
( 4751 ) Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas 145
( 4759 ) Embargo de nóminas 200
( 465 ) Remuneraciones pendientes de pago 1.012,20

2. Pago de los seguros sociales

Los asientos hacen referencia al siguiente modelo:

  • tc2/1: Relación norminal de trabajadores

En cuanto al plazo de presentación:

  • El importe de la Seguridad Social a cargo de la empresa se devenga al pago de las nóminas de los trabajadores.
  • La liquidación (pago) de los seguros sociales se realiza un mes después de la contabilización de las nóminas.

Al mes siguiente de su devengo se efectúa el pago de los Seguros Sociales por el importe reflejado en la cuenta correspondiente:

Debe Haber
  ( 476 ) Organismos de la Seguridad Social, acreedores
a
( 572 ) Bancos c/c  
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