Virtualización del entorno de contabilidad y facturación

Virtualización del entorno de contabilidad y facturación

Autor: Julio Río Bárcena

En este artículo voy a tratar de acercar la tecnología de virtualización de equipos al día a día de una asesoría o empresa, dado que puede ser de gran utilidad utilidad en un escenarioi de jonadas semanales mixtas, esto es, presenciales y con teletrabajo.

Una de sus principales ventajas de la virtualización es que permite aislar la infraestructura lógica - programas y documentos - utilizada en la contabilidad y facturación de una empresa o autónomo de la infraestructura física - ordenadores, servidores, etc - , permitiendo evolucionar independientemente cualquiera de las dos.

Hoy por hoy los departamentos de contabilidad y facturación de las empresas, sea cual sea su tamaño, se encuentran inmersos en un profundo proceso de transformación. Así en un pequeño intervalo de tiempo se ha pasado de grandes y costosas infraestructuras a plataformas alojadas en la nube disponibles desde cualquier dispositivo y lugar.

Sin embargo, existen múltiples escenarios en los que no es factible el abandono de la infraestructura o programas actuales. Así es habitual que en muchas empresas se quiera mantener accesible toda la información y funcionalidades anteriores, de hecho la responsabilidad fiscal de cualquier sociedad o profesional se extiende hasta los cinco ejercicios anteriores al momento actual.

En otros casos, con independencia de la normativa legal, se precisa mantener el histórico administrativo de la sociedad o simplemente se quiere mantener el control de las herramientas y programas de gestión utilizados pero a la vez independizar toda la infraestructura lógica – programas, bases de datos, etc. – de la infraestructura física – servidores, ordenadores, etc. -. en definitiva la funcionalidad sigue siendo válida pero el hardware donde la ejecutamos se acerca a su punto de obsolescencia.

Es en los escenarios descritos donde la “virtualización” de la infraestructura física despliega una gran parte de su potencial. Sin embargo cada vez esta tomando más relevancia el trabajo remoto y la deslocalización del puesto de trabajo de tal modo que podemos utilizar la tecnología de virtualización para transformar los equipos físicos de una asesoría u oficina en equipos virtuales situados en un data center. De esta forma podremos acceder a su escritorio remoto desde cualquier ubicación de tal modo que todo el equipo podrá trabajar con equipos sencillos desde cualquier lugar.

¿Virtualización?, ¿Máquinas virtuales?, ¿Virtualización de equipos?

Quizás esto de la virtualización suene a chino, pero en realidad es una tecnología que utilizamos cotidianamente sin darnos cuenta.

Todos nosotros estamos acostumbrados al uso de un Smartphone, de hecho muchos de nosotros utilizamos servicios “cloud” en la nube para la realización de backups de nuestros teléfonos, fotografías, datos de trabajo, ficheros, etc.

Obviamente ninguno de nosotros sabe dónde se encuentran nuestros datos, es más, todos tenemos más o menos claro que finalmente estarán almacenados en un disco duro, tarjeta de memoria, cinta o dispositivo de almacenamiento. En definitiva usamos cotidianamente un dispositivo virtual, espacio de almacenamiento, sin que ello nos llame la atención.

En el caso descrito anteriormente hablamos de la virtualización del almacenamiento de datos, sin embargo todo lo que conocemos comúnmente como cloud no es más que la virtualización de toda la infraestructura de hardware, desde el disco duro, hasta el procesador, la memoria ram, la tarjeta de sonido, el teclado, etc.

Esta tecnología es la base del desarrollo y propagación de los servicios cloud, al haber conseguido  desligar la infraestructura lógica de la física conseguimos optimizar al máximo los costes del hardware, de tal modo podemos repartirlos entre múltiples usuarios y/o clientes.

Por ejemplo, cualquier página web precisa de un servidor de páginas web, sin embargo, no es lo mismo una página consultada por 100 personas al día que una página consultada por 10.000. Pues bien, la tecnología de virtualización de equipos nos permite repartir los recursos de un servidor físico entre varias decenas e incluso centenas de servidores virtuales más pequeños, lo que facilita el acceso a servidores web a empresas o personas que no precisan de grandes recursos ni disponen de un elevado presupuesto.

Una vez que tenemos claro el concepto de virtualización de sistemas podemos fácilmente trasladarlo al entorno de la administración de una empresa o negocio.

Se podría pensar que dicha tecnología tan sólo está al alcance de las grandes corporaciones tecnológicas o de grandes empresas, pero lo cierto es que lo realmente disruptivo es que la tecnología de virtualización tiene unos costes de acceso – tanto económicos como humanos – tremendamente asequibles para cualquier empresa, de hecho, existen herramientas de virtualización cuya licencia de uso es gratuita.

Qué ventajas aporta la virtualización del entorno de administración

1. La liberación del sistema de administración de su entorno físico y su transformación en un entorno lógico o lo que es lo mismo, un conjunto de ficheros.

   Todos conocemos las propiedades básicas de cualquier fichero, esto es, podemos copiarlo y duplicarlo, podemos moverlo de un ordenador a otro, podemos compartirlo a través de Internet, podemos almacenarlo, hacer una copia de seguridad, ejecutarlo en otro equipo informático, etc.

   Pues bien, ahora simplemente has de pensar que puedes hacer lo mismo con los equipos que utilizas en la administración de tu empresa.

2. Permite evolucionar la infraestructura física de tu empresa o negocio sin tener que mantener infraestructuras físicas obsoletas, con el riesgo que ello conlleva.

   A día de hoy no son pocas las empresas que mantienen en funcionamiento equipos con sistemas operativos obsoletos por la única razón de que en ellos tienen instaladas aplicaciones y programas que utilizan en la gestión de su día a día y que no son compatibles o no están adaptados a los sistemas operativos más actuales.

   La virtualización del entorno administrativo te permite trasladar dichos programas a un equipo virtual en el que, por ejemplo, puedes instalar un sistema Windows XP en el que corra el aplicativo o programa de gestión que utilizas. De este modo habrás transformado un equipo obsoleto en una máquina virtual que puedes ejecutar en cualquier sistema.

3. Permite mantener, con seguridad, el histórico de la administración de tu empresa, manteniendo todos los sistemas totalmente accesibles pero con la tranquilidad de que no dependen de un disco con más de cinco años o de un equipo que cada vez que arrancas piensas que puede ser la última.

   Cómo ya se he mencionado, puedes copiar y pegar todo el equipo en un disco duro externo, o replicarlo cuantas veces quieras, recuerda que se trata de un fichero.

4. Permite consolidar todo el entorno de administración, los equipos utilizados por todo el personal de administración, en un único servidor que ejecuta diversas máquinas virtuales a las que se conecta cada integrantes del departamento de administración, tanto de forma local como remota.

   Esta consolidación genera importantes ahorros tanto en cuanto al mantenimiento físico de los equipos como en cuanto a la gestión del backup de la administración, pues una única copia de seguridad equivale a realizar una copia de seguridad de todos los equipos del departamento.

• Su seguridad
• Su flexibilidad
• Su robustez

En la práctica

Pequeña empresa con dos o tres puestos de administración

En este caso podríamos utilizar la virtualización para centralizar en un único sistema toda la administración haciéndola accesible desde cada uno de los equipos, bien desde un entorno local o remoto.

Esquema de trabajo

Virtualizamos un servidor host – anfitrión - esto es, le dotamos de un sistema operativo específico de virtualización y le dotamos de los recursos suficientes para soportar los siguientes equipos:

• Servidor de programas de gestión y administración
• Cuatro estaciones de trabajo.

Obviamente cada uno de los equipos mencionados dispondrá de su sistema operativo así como programas necesarios para desarrollar el trabajo. Gráficamente veríamos algo parecido a esto:

A este servidor lógicamente le dotaremos con los recursos de hardware y de seguridad necesarios para soportar toda la carga de trabajo y su continuidad en cualquier situación. En este sentido una configuración de hardware básica contemplará: sistema de alimentación redundante e ininterrumpido, memoria RAM elevada, un sistema de  almacenamiento redundante y una elevada capacidad de proceso.

• Crearemos dentro del host todas las máquinas virtuales que precisemos, desde el servidor de programas hasta los distintos equipos con los que trabajará cada integrante del departamento de administración.
• Dotaremos a cada integrante del departamento de administración de un equipo básico, bien sea portátil o de sobremesa, con acceso a una o varias de las máquinas virtuales.

Llegados a este punto ya dispondríamos de una estructura de administración virtualizada que nos permitiría disfrutar de todas sus ventajas, como son:

1. El backup del host equivale al backup de toda la administración.
2. Podemos trasladar toda la infraestructura de administración de un host a otro con un simple copia y pega de las máquinas virtuales sin necesidad de realizar nuevas configuraciones o adaptaciones.
3. Tenemos pleno control sobre cada uno de los equipos virtuales, pudiendo, en cuestión de minutos, replicarlos, suprimirlos, ampliarlos, otorgarles o quitarles el acceso a Internet, …
4. Si queremos evolucionar una parte de la administración manteniendo la antigua tan sólo hemos de crear nuevas máquinas virtuales con nuevas especificaciones, manteniendo encendidas o apagadas las anteriores.
5. Podemos otorgar o suprimir el acceso desde Internet a cada equipo con facilidad, de tal modo que podremos acceder a nuestro entorno de trabajo habitual con una simple conexión de Internet.
6. Podemos ampliar el hardware de todo el departamento de administración simplemente actuando sobre el host y reasignando sus recursos entre cada máquina virtual.

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