Verifactu y factura electrónica

Fiscalidad de la empresa y el autónomo Verifactu y factura electrónica

Autor: Julio Río

Foro específico donde plantear y resolver tus dudas sobre Verifactu

1. Introducción

Durante los últimos años se han puesto en marcha por parte de la administración distintas iniciativas encaminadas a la modernización y normalización de la facturación por parte de todas las empresas y profesionales, aprovechando dicha iniciativa para establecer unos niveles de control y recaudación superiores.

Dado que se han simultaneado distintas normas la confusión campa a sus anchas pues por un lado se modifican las características de los sistemas de facturación informáticos que han de adaptarse al reglamento Verifactu,a la vez que se establece la obligatoriedad de uso de la factura electrónica entre empresas y profesionales encontrándose dicha normativa en tramitación y por último se establece la posible obligatoriedad de comunicar a la Agencia Tributaria las facturas emitidas por las empresas y autónomos no sujetos al SII bajo el estándar del reglamento Verifactu.

En definitiva tres ajustes normativos que afectan a todas las empresas y autónomos a revisar y/o actualizar sus procedimientos y sistemas de facturación de acuerdo a los nuevos requisitos de los sistemas informáticos de facturación - RRSIF -

Confluyen tres realidades relacionadas pero distintas:

1. Adopción de los requisitos de los sistemas informáticos de facturación a los características del reglamento Verifactu.
2. Preparación de los sistemas de facturación para que permitan la comunicación voluntaria o bajo petición de los registros de facturación a la Agencia Tributaria.
3. Obligatoriedad del uso de la factura electrónica en las relaciones comerciales B2B esto es entre empresas y/o profesionales.

Ambas realidades tienen distintos plazos de adaptación y afectan de distinta manera a las empresas y los autónomos.

2. Esquema regulatorio y normativa aplicable

• Reglamento de facturación RD 1619/2012. Regula la obligatoriedad de emitir factura, sus características, tipología, plazo de emisión, etc. Ha sido afectado por las normas posteriores.
• Normativa sobre las características e implantación del software de emisión y gestión de facturas, reglamento Verifactu:
  • Ley 11/2021 prevención del fraude fiscal. Establece la obligatoriedad que tienen las empresas de implementar sistemas de facturación y contabilidad que no permitan manipular los registros contables, para ello los programas informáticos han de estar certificados a la vez que se imponen elevadas sanciones a las empresas que no cumplan con dicha normativa.
    La norma establece que se promulgará un reglamento que especifique cuáles han de ser las características que han de tener los programas de contabilidad y facturación homologados por la Agencia Tributaria.
  • Real Decreto 1007/2023 que establece los requisitos que han de seguir los programas de facturación para cumplir con los principios establecidos en la Ley de Prevención del fraude fiscal así como los plazos para que los desarrolladores de dichos programas los pongan a disposición de sus clientes.
  • Orden HAC 1177/2024 Norma que detalla las características técnicas que han de tener los sistemas de facturación y que actúa como iniciador del plazo para que los proveedores de sistemas de facturación los tengan listos y a disposición de sus clientes, nueve meses a partir de su publicación. Dado que dicha orden se ha publicado el 28 de Octubre de 2024 los proveedores de sistemas de facturación han de cumplir con dichos requisitos antes del 29 de Julio de 2025.
  • Real Decreto 254/2025 de 1 de abril, publicado el 2 de abril de 2025, en la que se establecen los plazos de adopción del reglamento VeriFactu por parte de las empresas y los autónomos.
• Normativa sobre la obligatoriedad de la facturación electrónica:
  • Ley 18/2022 conocida como Ley Crea y Crece, en su artículo 12 establece la obligatoriedad del uso entre las empresas de la factura electrónica, esto es cuando una empresa o profesional factura a otra empresa o profesional, se exceptúa para ello a la facturación a particulares, estableciendo para ello distintos plazos de adopción.

3. Adaptación de los sistemas de facturación informáticos al reglamento VeriFactu

Esta adaptación está regulada por el Real Decreto 1007/2023.

Principios generales que han de cumplir los programas de facturación

• Principios generales de mantenimiento de la información derivados de la Ley de Prevención del Fraude Fiscal.
• Permitir la emisión de facturas electrónicas.
• Declaración responsable por parte de las empresas desarrolladoras del cumplimiento del presente reglamento.
• Permitir que el obligado tributario voluntariamente remita de forma inmediata, automática y segura su información de facturación a la Administración Tributaria.

Calendario de adaptación

Plazos establecidos en la disposición final 4 del Real Decreto 1007/2023

• Los proveedores de programas de facturación han de tener adaptados sus programas adaptados en un plazo máximo de 9 meses a partir de la entrada en vigor de la Orden Ministerial que detalle los aspectos técnicos que permitan desarrollar el presente reglamento debiendo estar adaptados a más tardar el 1 de Julio de 2025.
  Esta orden ha sido publicada en el BOE el pasado 28 de Octubre de 2024 HAC 1177/2024.
• Las empresas y autónomos en general deberán tener adaptados sus sistemas conforme al presente reglamento antes del 1 de Julio de 2025.

Modificación de plazos aprobada conforme al RD 254/2025 de 1 de abril

Dado que la publicación de la orden del Ministerio de Hacienda 1177/2024 básicamente anuló la posibilidad de cumplir con los plazos establecidos en el Real Decreto se plantea un nuevo calendario para la implantación del Reglamento VeriFactu:

• Fabricantes y desarrolladores de software de facturación, han de tener los programas informáticos adaptados al nuevo reglamento en Julio de 2025.
• Personas jurídicas, empresas, sujetas al Impuesto de Sociedades, han de tener sus sistemas informáticos de facturación adaptados el 1 de Enero de 2026.
• Autónomos y resto de agentes económicos, han de tener sus sistemas de facturación adaptados el 1 de Julio de 2026.

Ampliación del final del periodo voluntario de adopción empresas y autónomos Consejo de Ministros 2 de Diciembre de 2025

• Personas jurídicas, empresas, sujetas al Impuesto de Sociedades, la fecha límite del periodo voluntario de adopción pasa al 1 de Enero de 2027.
• Autónomos y resto de agentes económicos, la fecha límite del periodo voluntario de adopción pasa al 1 de Julio de 2027.

3.1 Requisitos técnicos del software de facturación compatible con el Reglamento VeriFactu

Se establecen una serie de obligaciones formales para los desarrolladores y usuarios de los sistemas de facturación siendo su no cumplimiento una infracción tributaria:

"La obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos".

3.1.1 Integridad e inalterabilidad

Los registros de facturación deben ser inalterables, o si son alterados dejar rastro de ello. Esto se logra mediante la generación de una huella digital (hash) y la firma electrónica de cada registro, asegurando que no se puedan modificar sin dejar rastro. Las modificaciones o ajustes en las facturas se realizarán mediante un registro de facturación adicional manteniéndose el registro inicial y el de la modificación.

Adicionalmente, el sistema debe ser capaz de verificar la validez de la firma y el hash, y alertar de cualquier anomalía.

3.1.2 Trazabilidad

El sistema debe registrar cada operación de facturación en una cadena cronológica, donde cada registro contiene referencias al registro anterior, garantizando así una trazabilidad completa de las transacciones.

3.1.3 Conservación y accesibilidad

Los registros de facturación deben conservarse en formatos estandarizados y ser accesibles para la administración.
Es fundamental que el sistema permita exportar estos registros en un formato electrónico legible y los mantenga disponibles durante el periodo de conservación establecido por la normativa.

A estos efectos conviene recordar que conforme al artículo 66 y 66 bis de la Ley General Tributaria las empresas y autónomos están obligadas a conservar la documentación contable y de facturación los siguientes periodos:

• Cuatro años como norma general, momento en el que prescriben el derecho de la administración para determinar una deuda tributaria.
• Diez años, cuando en dicho ejercicio se hayan generado bases o cuotas compensadas o pendientes de compensar o deducciones aplicadas o pendientes de aplicar. Es el plazo que tiene la administración para iniciar un proceso de comprobación de dichas bases o deducciones.
• En el caso de bienes amortizables el plazo de conservación de la información se extiende hasta la conclusión de los periodos de amortización.

3.1.4 Registro de eventos

Es obligatorio que el sistema informático mantenga un registro de eventos, documentando cualquier actividad relevante sobre los registros de facturas creadas, modificadas o alteradas. El registro de estas modificaciones o alteraciones de las facturas también ha de ser inalterable y trazable.

3.1.5 Remisión de registros de facturación a la administración tributaria

El sistema deberá tener la capacidad de remitir a la administración los registros de facturación generados. Este envío tiene carácter voluntario.

3.1.6 Emisión de facturas verificables

El sistema informático que sea utilizado para la remisión electrónica de los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma continua e instantánea de los registros de facturación generados tendrán la calificación de "Sistemas de emisión de facturas verificables" o "sistemas VeriFactu".

3.1.7 Posibilidad de remisión de información a la Agencia Tributaria por parte del receptor de la factura

Los sistemas de facturación incluirán en los registros de facturación, un código QR, en el caso de las facturas impresas o la información equivalente en el caso de las facturas electrónicas que permita al receptor de la factura transmitir la información de la misma a la Agencia Tributaria.

La remisión de dicha información a la Agencia Tributaria no tiene consideración de denuncia pública, si bien la administración podrá utilizar dicha información para asegurar y comprobar el cumplimiento tributario del emisor.

Si la factura, impresa o en formato digital, incluye la frase "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT" o "VeriFactu" indicará que dicho registro de facturación ha sido remitido por el emisor a la Agencia Tributaria permitiendo al receptor de la factura verificar que efectivamente ha sido recibida por la Agencia Tributaria.

Los programas de facturación deberán alternar entre dos modalidades de funcionamiento:

1. Funcionamiento como un sistema VeriFactu, esto es, con remisión de los registros de facturación a la Agencia Tributaria.
2. Funcionamiento como un sistema NO VeriFactu, esto es, sin remisión de los registros de facturación a la Agencia Tributaria.

La alternancia entre ambas modalidades de funcionamiento, conforme a la normativa actual, es potestativa del obligado tributario si bien una vez se haya se haya decantado por la modalidad VeriFactu deberá permanecer en ella por lo menos hasta la finalización del año natural en el que se haya producido el primer envío.

3.1.8 Requisitos para la remisión de información a la administración tributaria

Los programas de facturación para cumplir con el estándar "VeriFactu" deben cumplir con los siguientes requisitos para la remisión de los registros de facturación:

• Conectividad a Internet: Deben tener conexión a Internet para comunicar registros a la Agencia Tributaria.
• Capacidad de gestionar certificados electrónicos: El uso de certificados electrónicos cualificados para la autenticación en el envío y recepción de datos es obligatorio así como generar la firma electrónica de los registros de facturación y posibles eventos.
• Utilización de los protocolos de seguridad y codificación apropiados: Deben ser capaces de estructurar los registros de facturación conforme a las especificaciones de la Agencia Tributaria así como utilizar los protocolos de seguridad y comunicación que garanticen la integridad de los datos transmitidos.
• Recepción y procesado de las respuestas generadas por la Agencia Tributaria sobre los envíos realizados.
• Posibilidad de remisión de los registros de facturación por el obligado tributario o por un tercero que actúe en su representación.

3.2 Calendario de implementación nuevos programas de facturación

En el Real Decreto 11/2023 se establecían los siguientes plazos:

1. La obligatoriedad de que los programas informáticos de facturación estuvieran listos por parte de los proveedores en un plazo no superior a 9 meses desde la publicación de la Orden de Hacienda que fijase sus especificaciones técnicas.
   • Publicación Orden HAC/1177/2024: 28/10/2024 por lo que los proveedores tienen un periodo de adaptación que concluye el 29 de Julio de 2025.
2. La obligatoriedad de que las empresas y autónomos tuviesen adaptados sus sistemas el 1 de Julio de 2025.
   • Obviamente este plazo genera una incongruencia con el periodo de adaptación dado a los proveedores, por lo que no tiene sentido.
   • Simultáneamente tampoco tiene demasiado sentido que se fuerce a un cambio de este calado a mitad de un ejercicio fiscal.
3. Conforme al RD 254/2025 de 1 de abril publicado en el BOE el 2 de abril de 2025 retrasa las fechas límite de adopción para los agentes económicos quedando:
   
   • Personas jurídicas, empresas, sujetas al Impuesto de Sociedades, han de tener sus sistemas informáticos de facturación adaptados el 1 de Enero de 2026.
   • Autónomos y resto de agentes económicos, han de tener sus sistemas de facturación adaptados el 1 de Julio de 2026.

4. Obligatoriedad de la factura electrónica

Como ya se ha mencionado, de forma paralela en la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, se establece la obligatoriedad futura del uso de la factura electrónica en función del destinatario de la operación comercial.

1. Operaciones entre empresas, autónomos o mixtas, estarán obligados a emitir y recibir facturas electrónicas.
2. Operaciones comerciales cuyo destinatario sea un particular, se podrá entregar una factura ordinaria si bien el destinatario de la operación podrá exigir una factura electrónica, en cuyo caso la empresa o autónomo estará obligado a proporcionársela.

4.1 Cuándo será efectiva la obligatoriedad de la factura electrónica

Dicha obligatoriedad depende de dos factores:

• Fecha de publicación del reglamento que desarrolle las características de la factura electrónica.
• Tamaño de la empresa o autónomo.

En la norma se estable un determinado plazo para la obligatoriedad de la emisión de factura electrónica a partir del momento de la publicación del reglamente que fije las características de la misma.

Una vez publicado dicho reglamento se establecen dos plazos:

• 1 año para las empresas que tengan un volumen de operaciones superior a 8 M de euros.
• 2 años para el resto de empresas y autónomos.

5. Cuestiones clave sobre el reglamento VeriFactu y factura electrónica

5.1 Estoy obligado a cambiar o modificar mi programa de facturación

Si, sea cual sea el tamaño de tu empresa un autónomo o profesional deberás adaptar tu sistema de facturación a la nueva regulación adoptando un programa de facturación que sea compatible con los principios establecidos reglamento VeriFactu.

Dado que esta obligatoriedad se extiende a todos los agentes económicos y simultáneamente se esta desarrollando la obligatoriedad de la emisión y recepción de facturas electrónicas lo ideal es decantarse por un programa de facturación que cumpla con ambas especificaciones.

5.2 ¿Cuándo deberé tener adaptado mi programa de facturación al Reglamento VeriFactu?

• Empresas sujetas al impuesto de sociedades, 1 de enero de 2026.
• Resto de obligados tributarios, 1 de Julio de 2026

5.3 ¿Siendo un autónomo o profesional pequeño también tendré que modificar mi sistema de facturación?

Si, este cambio normativo afecta a todos los agentes económicos sea cual sea su tamaño, si bien existen algunas excepciones como:

• Entidades no obligadas a expedir facturas: No tienen la obligación de emitir facturas en sus operaciones habituales y por lo tanto no están sujetas a esta normativa VeriFactu, las organizaciones bancarias, corporaciones financieras, corporaciones para el ahorro y vivienda, y empresas dedicadas al financiamiento comercial.
• Régimen Simplificado del IVA: No están obligados a usar sistemas adaptados a VeriFactu las pequeñas empresas y autónomos que realizan actividades específicas y su facturación en el año anterior no supera los 250.000 €.
• Las empresas que operan bajo el Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca están excluidas de la obligación de adaptarse a VeriFactu, según la normativa actual. Este régimen especial tiene reglas específicas de tributación y, por lo tanto, no está sujeto a las mismas disposiciones que las empresas que emiten facturas regulares dentro del régimen general del IVA.
• Empresas dedicadas al suministro de energía eléctrica.
• Empresas sometidas al Sistema de Información Inmediata del IVA - SII - : Estas son empresas que facturan más de 6 millones de euros anualmente y ya están obligadas a enviar información detallada de sus facturas a la Agencia Tributaria en tiempo real. Dado que estas compañías ya cumplen con un sistema de verificación fiscal exigente, VeriFactu no se aplica para evitar duplicidades normativas.
• Empresas en territorios con regímenes fiscales especiales: Las compañías que presentan sus impuestos en los territorios forales de Navarra y el País Vasco quedan exentas de adoptar VeriFactu, ya que estos territorios cuentan con sus propios sistemas y regulaciones fiscales.

5.4 ¿Estoy obligado a contratar un nuevo sistema de facturación?

Depende del programa que utilices en la actualidad.

• Programas con mantenimiento y actualizaciones de grandes proveedores, en este caso casi con total seguridad podrás seguir utilizando el sistema actual sin ningún inconveniente.
• Programas diseñados específicamente, en este caso dependerá de tu proveedor, puede darse el caso de que haya desaparecido y por tanto debas cambiar o que simplemente no este en disposición de generar una adaptación del programa en los plazos y con los requisitos necesarios. La recomendación es que empieces con las adaptaciones cuanto antes.
• Generación de facturas mediante desarrollos propios o utilizando plantillas de Excel, Word y similares, en estos casos dada la complejidad técnica del reglamento casi con seguridad deberás adoptar un nuevo procedimiento.

En cualquier caso la Agencia Tributaria se ha comprometido a proporcionar una plataforma cloud de facturación para pequeñas empresas y autónomos, en principio con características limitadas si bien deberemos esperar a su puesta en producción para conocer sus características.

5.4.1 Artículos sobre programas y plataformas de contabilidad y facturación

• Cómo abordar la transición a VeriFactu
• Transformación digital y teletrabajo en asesorías y empresas
• Virtualización del entorno de contabilidad y facturación
• Cómo elegir la infraestructura de software de gestión más adecuada
• Claves elección software para asesorías de empresas

5.5 ¿Estoy obligado a remitir mis facturas emitidas a la Agencia Tributaria en tiempo real?

Conforme a la normativa actual esto depende de tu volumen de facturación, no viéndose alterada dicha obligación como consecuencia de la adopción de la factura electrónica o implementación de del reglamento VeriFactu.

• SI, la empresa tiene un volumen de negocio superior a 6 Millones de euros esta obligada a remitir electrónicamente su facturación a la Agencia Tributaria desde el 2017 utilizando el Sistema de Información Inmediata SII.
• NO, si como empresa o autónomo tienen una facturación inferior a 6 Millones de euros.

Evidentemente, es previsible que en un escenario cercano dicha voluntariedad se transforme en una obligatoriedad real siendo previsible que esta obligatoriedad se haga coincidir con la de la emisión de factura electrónica.

5.6 Estoy obligado a emitir facturas electrónicas

Conforme a la normativa actual y sea cual sea tu tamaño, salvo que la factura se dirija a la Administración, no estas obligado a emitir facturas electrónicas.

En cualquier caso esta libertad de elección tiene los días contados pues a partir de la publicación del Reglamento que regule la factura electrónica y la Orden Ministerial que especifique sus características técnicas se empezarán a descontar los plazos que imponen su obligatoriedad y que ya están previstos en la Ley Crea y Crece.