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Transformación digital y teletrabajo en asesorías y empresas

Transformación digital de asesorias y empresas

El teletrabajo era una opción para ir teniendo en cuenta, pero como consecuencia de la pandemia de repente se ha transformado en algo así como el nuevo estandar a implementar en oficinas y despachos.

Sin embargo para teletrabajar con unas mínimas garantías de eficiencia y productividad hemos de ajustar tanto la infraestructura de la que disponemos en los domicilios como los propios procedimientos de trabajo, en realidad implica la reorganización de múltiples procesos y procedimiento, por lo que para poder teletrabajar se ha de realizar una transformación digital de las empresas.

Una cosa es realizar el seguimiento del correo electrónico de la asesoría o empresa desde nuestro domicilio y otra muy distinta teletrabajar con un nivel de productividad similar al que tendríamos en la oficina y obvimente, ese nivel de productividad es el objetivo.

Autor: Julio Río Bárcena

Perspectiva de la empresa

Tanto en el caso de una asesoría de empresas como en el de la administración de una empresa el flujo de documentación e información es constante – empleados, asesores, clientes, proveedores, como con las distintas administraciones públicas - tesorería de la seguridad social, hacienda, registro mercantil, etc. - .

De hecho de nada me servirá organizar toda mi infraestructura para que todo el equipo pueda trabajar en remoto, si simultáneamente a esto me encuentro con que el centro de recepción de documentos e informes por parte de clientes y proveedores se encuentra en la oficina.

Así pues a la hora de dotarnos de la flexibilidad que aporta el teletrabajo deberemos tener presentes tres grandes áreas:

  • Procedimientos de trabajo
  • Infraestructura física y tecnológica
  • Canales de comunicación

Procedimientos de trabajo

Uno de los principales requisitos del teletrabajo es el desarrollo de procedimientos de trabajo estables así como la planificación de las tareas.

Cuando todo el equipo de administración o de la asesoría se encuentra en una misma habituación es muy fácil cambiar de tarea, adelantar o posponer una labor, atender una urgencia, etc. De hecho en una conocida startup el fundador comentaba que todo su equipo estaba formado por unas 12 personas que trabajaban codo con codo en dos hileras de mesas enfrentadas, pues, de este modo podía coordinar el trabajo más fácilmente. Sin embargo cuando el equipo se encuentra deslocalizado la situación es muy distinta.

Pensemos que cuando nuestro equipo no se encuentra en la misma sala u oficina cada uno de ellos ha de conocer al inicio de su jornada cuál es la tarea que ha de realizar, siendo el correo electrónico y el chat los procedimientos de comunicación más habituales. Obviamente podemos llamar a cualquiera de los integrantes del equipo pero, a diferencia de cuando están presentes en una oficina, desconocemos si en ese momento están delante del ordenador, se han levantado a tomar un café, etc. Este tipo de comunicación y el lapsus entre el inicio de la comunicación y la respuesta hace que sea mucho más importante la planificación evitando al máximo los ajustes en las tareas programadas para dicha jornada o conjunto de jornadas.

El teletrabajo lo primero que pondrá de manifiesto es el grado de organización y planificación con el que trabajamos en nuestra asesoría u oficina.

Una rutina que ayuda a organizar el trabajo es la realización al inicio de cada jornada de una reunión virtual de unos cinco minutos en la que todo el equipo de trabajo, la asesoría o departamento indica cuál o cuáles son las labores que hay previstas para realizar en dicha jornada. De este modo todos los integrantes del equipo son conscientes de lo que están haciendo sus compañeros, pudiendo además realizar en dicha reunión los ajustes en las labores previstas que sean necesarios.

Preparación de la infraestructura de la asesoría u oficina

Lo primero que deberemos hacer será dotarnos de una infraestructura tecnológica que permita que cada asesor o contable pueda desarrollar su trabajo en cualquier momento y lugar.

En este sentido la primera consideración a tener en cuenta será decidir el grado de flexibilidad que queremos alcanzar. En este sentido podemos definir claramente dos extremos, aunque también podemos situarnos en situaciones intermedias, que tomen características de cada extremo:

  • Acceso remoto al trabajo
  • Deslocalización del trabajo

Acceso remoto al trabajo

Obviamente esta será la opción más sencilla, caracterizándose por acceder a nuestro puesto de trabajo de forma remota, por ejemplo desde nuestro domicilio, pero seguimos dependiendo del funcionamiento de dichas oficinas para poder desarrollar plenamente el trabajo.

Simplemente utilizamos remotamente las instalaciones de la oficina.

Este es el escenario que menor esfuerzo organizativo requiere y que, bajo determinadas circunstancias nos permite teletrabajar. Ejemplos de este grado de teletrabajo es el acceso a los escritorios remotos de los equipos radicados en la oficina utilizando herramientas del tipo escritorio remoto de Windows u otros programas comerciales que permiten interconectar dos equipos que simultáneamente están conectados a un servidor central.

Conexión entre dos equipos a través de un servidor remoto que hace de intermediario

Ventajas

  • Mínima inversión tanto tecnológica como en formación. Tan sólo agregamos a nuestras herramientas de trabajo habituales un conector.
  • No precisa de cambios en los programas de contabilidad, facturación… con los que trabajamos normalmente.
  • No precisa de cambios en los protocolos de comunicación con nuestros colegas de trabajo, clientes y proveedores.

Inconvenientes

El mayor inconveniente de este tipo de teletrabajo es que el equipo al que nos conectamos en la asesoría u oficina ha de cumplir con dos requisitos fundamentales:

  • Ha de estar encendido. Alguien lo ha de encender físicamente, o lo dejamos encendido de forma permanente – en el caso de que nos conectemos con un servidor sería algo factible, los PC normalmente no están pensados para permanecer constantemente encendidos -  o hemos de ser capaces de encenderlo en remoto.
  • Hemos de poder conectarnos con dicho ordenador o servidor, algo que no es tan trivial, pues es muy poco habitual disponer de direcciones IP públicas dentro de nuestro contrato de comunicaciones.

Por otra parte todos los datos que recibiremos en el lugar desde el que nos conectemos deberán de ir desde nuestra oficina a nuestra ubicación, por lo que necesariamente preciaremos de una conexión a internet en la oficina o asesoría que permita subir datos a Internet a una velocidad elevada.

En este sentido hemos de pensar que todos los programas y datos se mantienen en el ordenador ubicado en la asesoría o empresa y que transmitimos por la red la imagen del monitor, lo que seguramente repercutirá negativamente en el rendimiento.

Este inconveniente, tiene una derivada interesante de cara al cumplimiento de la normativa relativa a la Ley de Protección de Datos, pues en este caso si nuestra asesoría o empresa cumplía con dicha normativa, ahora también lo hará, dado que ningún tipo de información sale de la oficina.

Implantación

El procedimiento de implantación en este caso es muy sencillo y lo podríamos dividir en los siguientes pasos:

  1. Obtención de una dirección de internet pública para nuestra oficina. Esto es tan sencillo como contratarlo con nuestro proveedor habitual de Internet. Hemos de tener presente que el mantenimiento de dicha IP supondrá un incremento en la factura mensual.

    En caso de no obtener dicha IP pública, lo que sucederá es que irremediablemente nuestra conexión pasará por un servicio intermedio de tal modo que tanto el usuario remoto como el ordenador de la oficina deberán estar conectados en todo momento.

    Por tanto y dado que dichos servicios también suponen un coste entiendo que la opción más sencilla será la apuntada en primer lugar, obtener una IP pública a la que podamos acceder desde cualquier lugar.

  2. Obviamente llegar a nuestra asesoría u oficina no implica llegar a nuestro equipo o servidor de trabajo. Para lograr esto hay que ajustar el router de acceso para que pueda dirigirnos a uno u otro equipo.

    Lo normal es que en una asesoría o empresa dispongamos de varios ordenadores estando todos ellos conectados a la red interna y al router por lo que cuando nos conectamos desde fuera de la empresa deberemos no sólo llegar hasta nuestro router sino además indicar un segundo parámetro que identifique el equipo al que nos queremos conectar, normalmente un puerto. Algo así como un timbre que cuando lo llamamos hace que responda uno u otro programa.

    Acceso remoto a un equipo a través del router de la asesoría o empresa
    Por ejemplo si la IP de nuestra oficina es 5.145.135.253 añadiendo un puerto –nuestro segundo parámetro - podremos dirigirnos a uno u otro equipo de tal modo que podríamos tener:
    • 5.145.135.253:3389 -> PCa
    • 5.145.135.253:3470 -> PCz

    En el router lo que hacemos es asignar a cada uno de los puertos el servidor o PC que le corresponde, de tal modo que siempre que iniciemos una conexión hacia dicho puerto llegaremos al mismo equipo.

    Así una vez que nos hayamos conectado a un equipo en la oficina podremos trabajar como si estuviéramos allí físicamente.

  3. Hasta aquí todo es muy sencillo, una IP que contratamos con el proveedor de internet de la asesoría o empresa una mínima configuración en el router y listo, sin embargo nos falta un pequeño detalle, el ordenador al que no queremos conectar ha de estar encendido.

    Cierto, si nuestro ordenador no está encendido no podremos hacer nada, por lo que alguien deberá de encargarse de encenderlo o deberemos poder encenderlo en remoto.

    La solución, realizar un ecendido remoto.

    Hoy en día la mayoría de los PC tienen una característica que permite que se enciendan cuando a través de la red reciben una determinada señal. Esta funcionalidad se denomina WAKE ON LAN –Despertar desde la Red – y la podemos configurar fácilmente en un servidor o PC tanto si utilizamos Window como Mac OS.

    Así mismo deberemos habilitar en el ordenador el acceso al escritorio remoto, pues en caso contrario llegaremos, lo arrancaremos pero no podremos hacer nada. En cualquier caso esta tan sólo es una característica del sistema operativo por lo que simplemente hemos de buscarla en nuestro equipo y activarla.

Llegados a este punto ya podremos teletrabajar, de hecho tan solo precisaremos de otro equipo o plataforma que usaremos para conectarnos desde nuestro domicilio, segunda residencia, etc. De hecho en la mayoría de los casos podremos hasta utilizar el teléfono móvil  para establecer la conexión por lo que ni tan siquiera precisaremos de un acceso a internet fijo para poder teletrabajar.

Obviamente podemos añadir las medidas de seguridad que estimemos oportunas, claves de acceso a los equipos, accesos vía VPN – Virtual Private Network – Red Privada Virtual – etc. pero por un mínimo coste ya dispondremos de una funcionalidad de teletrabajo más que aceptable.

Esta solución permite mejorar la conciliación entre la vida laboral y personal del equipo de la asesoría u oficina, lo que redundará en una mejor valoración del puesto de trabajo pues el personal accede a un nivel de flexibilidad muy elevado. Por ejemplo podríamos establecer un día a la semana de teletrabajo o una jornada reducida de permanencia en la oficina haciendo que el resto de horas puedan realizarse sin acceder a la oficina, etc.

Deslocalización del puesto de trabajo

Deslocalización del puesto de trabajo en asesorías y empresas

La deslocalización del puesto de trabajo es algo así como un plus sobre el planteamiento anterior, pues ahora ya no se trata de realizar un acceso remoto a nuestro puesto de trabajo sino de hacer que el puesto de trabajo no dependa de una ubicación concreta. En definitiva las oficinas de la asesoría o empresa se transforman en un lugar de trabajo que podremos utilizar o no, no dependiendo nuestro trabajo de su funcionamiento o existencia.

En este planteamiento cobran una especial importancia los procedimientos de comunicación establecidos tanto a nivel interno como externo. Al prescindir de una ubicación predeterminada hemos de generar un espacio común que actúe de repositorio - archivo - para todo el equipo y que sea accesible desde cualquier lugar.

Así mismo deberemos instaurar canales de comunicación digitales con nuestros clientes y proveedores. Por ejemplo, en el caso de una asesoría, los clientes ya no podrán aportar documentación física, sino que deberemos de dotarlos de herramientas que les permitan fotografiar o escanear cualquier documento que quieran remitirnos.

Hoy en día existen múltiples plataformas de contabilidad, facturación y fiscalidad que incorporan todo tipo de herramientas para facilitar esta labor. Si quieres conocer más sobre este tipo de programas puedes probar gratuitamente PlanGeneralContable - Cloud un programa de contabilidad y facturación para autónomos, asesores y empresas ubicada en la nube.

Ventajas

La deslocalización del puesto de trabajo aporta múltiples ventajas destacando:

  • Garantiza la continuidad del negocio o trabajo ante prácticamente cualquier situación. En este escenario lo habitual es que todas las herramientas de trabajo se encuentren ubicadas en servidores gestionados por empresas especializadas, lo que además de generar un ahorro en los costes de adquisición y mantenimiento de los mismos nos garantiza la replicación y salvaguarda de la información tanto propia como de nuestros clientes.
  • Permite llevar al mínimo los costes fijos de la asesoría u oficina ya que el elemento de ajuste será el volumen de trabajo lo que se traducirá en un determinado número de personas, licencias, etc. sin las limitaciones o sobrecostes que impone una instalación física concreta.

    En el caso de una asesoría podríamos llegar al extremo de eliminar las oficinas físicas, siendo los trabajadores quienes se desplazan a la empresa o negocio del cliente cuando este lo precise y alquilando los espacios que se necesiten para la realización de reuniones presenciales tanto internas – entre el equipo de trabajo de la asesoría – como externas, con clientes, proveedores, etc. cuando sea preciso.

  • Aporta una enorme flexibilidad a la hora de conformar equipos de trabajo, facilitando la generación de sinergias muy efectivas con otros profesionales especializados en labores muy concretas.

    Por ejemplo, si algún cliente nos demanda un determinado trabajo podremos incorporar al equipo un profesional especializado al que daremos acceso a los datos de dicha empresa para que realice el trabajo, con la ventaja de que nos dará exactamente igual en que parte del mundo se encuentre dicho profesional, pues con que tenga acceso a Internet será suficiente.

Inconvenientes

  • La deslocalización del trabajo y la eliminación de los espacios físicos de interacción personal entorpece la consecución de un sentimiento de pertenencia o equipo así como la cohesión entre las personas que conforman la asesoría o departamento de administración.

    Hemos de tener presente que el 80% de la comunicación que se establece entre las personas es de carácter no verbal, esto es gestos, miradas, posición, etc. por lo que cuando un equipo de trabajo sólo se relaciona a distancia es el 20% de la comunicación lo que reciben sus compañeros de trabajo, por lo que se ha de ser especialmente cuidadoso en lo que se comunica y cómo se comunica.

  • Exige de un elevado grado de planificación, a diferencia del escenario anterior donde el teletrabajo es un porcentaje minoritario de la jornada laboral ahora cada componente del equipo se encuentra aislado con respecto a los demás por lo que la organización, asignación y seguimiento de tareas es fundamental.
  • Requiere de un importante trabajo a la hora de seleccionar la infraestructura tecnológica en la que se apoyará nuestro trabajo pues obviamente deberemos instaurar programas y servicios que puedan evolucionar conforme a nuestro volumen de trabajo pero sobre los que podamos mantener el control de forma permanente.

    Por ejemplo estos sistemas han de permitir establecer distintos niveles de acceso a cada usuario así como establecer medidas de salvaguarda ante errores o comportamientos desleales.

  • Los trabajadores que vayan a desarrollar este tipo de trabajo han de contar con conocimientos trasversales de informática. Lo más habitual es que cada trabajador disponga de un ordenador portátil, que le permitirá transportarlo a cualquier lugar, así como una serie de periféricos - siendo lo más habitual un par de monitores y teclado – que le permitirán trabajar cómodamente allí donde este.

    Pero al trabajar de forma aislada no dispondrá de ayuda a la hora de configurar su ordenador o periféricos por lo que además de los conocimientos propios de su labor, contabilidad, fiscalidad, laboral, etc. deberá tener conocimientos y destrezas informáticas auxiliares para solventar cualquier incidencia de comunicación o de funcionamiento con su equipo de trabajo.

Implantación

Como ya hemos mencionado la deslocalización del puesto de trabajo requiere de un importante esfuerzo de planificación y previsión por lo que será fundamental hacer un ejercicio previo de simulación o anticipación a los distintos escenarios con los nos podemos encontrar.

  1. Elección de los sistemas de comunicación. En cualquier entorno deslocalizado este será el pilar fundamental que garantizará la continuidad del trabajo ante cualquier circunstancia o evento.

    En este sentido hemos de pensar que la plataforma o plataformas de comunicación por las que nos decantemos han de soportar tanto la comunicación interna, donde podemos imponer algún tipo de restricción como la comunicación con los clientes, proveedores, etc. a los que deberemos de aportar los canales de comunicación habituales en cualquier oficina física.

    Así tendremos:

    • Sistemas de comunicación electrónica, bien sea de correo electrónico como video conferencias, etc. En este sentido hoy existen múltiples proveedores que nos pueden proporcionar la gestión completa del correo electrónico, gestión de agendas o conferencias así como entornos para la realización de video conferencias o reuniones. Permitiendo una gestión conjunta para uno o múltiples usuarios.
    • Sistemas de comunicación telefónica ordinaria. Lo habitual es que un número telefónico esté vinculado a una línea telefónica y esta, a su vez, a una oficina. Sin embargo hoy en día podemos encontrar proveedores de números telefónicos tradicionales que se conectan con centralitas virtuales que a su vez desvían las llamadas a un ordenador, donde con unos simples auriculares podremos atender la llamada.

      Estos sistemas nos permiten asignar a cada integrante de la asesoría una determinada extensión o número de teléfono al que podrá dirigirse cualquiera sin mayor equipamiento que un terminal telefónico.

    • Dado que a fecha de hoy todavía es importante el volumen de documentación física que generan las distintas administraciones y clientes se hace también imprescindible la utilización de herramientas que permitan escanear o fotografiar la documentación y su remisión segura a la cuenta de dicho cliente para que así podamos gestionar dicho documento con total facilidad.
  2. Elección del programa o plataforma más adecuada para el desarrollo del trabajo de la asesoría o del departamento de administración de la empresa – contabilidad, facturación, laboral, etc. En este apartado hemos de ser especialmente cuidadosos con:

    • Accesibilidad, esto es, el proveedor ha de ser capaz de asegurarnos que el sistema se mantendrá permanentemente accesible, informándonos de las posibles ventanas de mantenimiento.
    • Continuidad de la información introducida, esto es el proveedor nos tendrá que proporcionar un 100% de certeza sobre la continuidad de nuestros datos. Hemos de pensar que la continuidad de nuestra actividad va a depender de la continuidad de los datos por lo que no nos podemos permitir su pérdida bajo ninguna circunstancia. En este sentido será muy recomendable que podamos realizar copias de seguridad de nuestros datos a otros dispositivos a nuestra discreción. Obviamente dichas copias de seguridad deberán de estar realizadas en formatos que sean compatibles con otras herramientas o plataformas.

    Damos por supuesto que el programa de contabilidad, facturación o fiscalidad utilizado cumple con todos los requisitos normativos actuales así como con nuestras necesidades, a la vez que la empresa proveedora ha de contar con los recursos y capacidad para irlo adaptando a los requerimientos y adaptaciones normativas que se produzcan con el paso del tiempo. Pûedes probar PlanGeneralContable-Cloud que te proporciona un enterno fiable para gestionar la contabilidad, facturación y fiscalidad de empresas y autónomos.

  3. Repositorio o archivo central de información, cualquier asesoría u oficina se dispone de un archivo donde se encuentra toda la documentación tanto propia como los distintos clientes con los que trabaja, por lo que ahora seguirá siendo nececesario. Por otra parte cada perfil profesional dentro de la oficina o aseaoría dispone de sus propios archivos donde mantiene aquella información que utiliza con más frecuencia. Pues bien en un entorno deslocalizado deberemos procurarnos un sistema de archivo remoto que permita:

    • Generar un repositorio central donde se consolide toda la documentación.
    • Generar repositorios individuales para cada integrante de la asesoría u oficina.
    • Generar automáticamente copias de seguridad de todos los documentos, incluso de aquellos que se borren o eliminen tanto por error como conscientemente.
    • Capacidad para establecer distintos niveles o perfiles de acceso, pudiendo determinar quién accede a qué y en qué condiciones.
    • Posibilidad de realizar trabajos colaborativos con seguimiento de cambios, de tal modo que distintas personas puedan trabajar sobre un mismo documento manteniendo los cambios introducidos por cada autor.
    • Disponer de sistemas de sincronización locales, esto es, que podamos realizar copias locales de toda la información en cualquier momento y lugar.

    Hoy en día existen múltiples proveedores de entornos ofimáticos de este tipo que no sólo incluyen la gestión de los documentos sino que incorporan las herramientas necesarias para el manejo de los documentos más habituales en una oficina como procesadores de textos, hojas de cálculo, generadores de presentaciones, etc.

  4. En cuanto a los equipos de trabajo se pueden dar dos escenarios distintos:

    • La asesoría o empresa provee a cada trabajador de un equipo básico de trabajo que suele estar compuesto por un ordenador portátil acompañado o no de distintos periféricos, como monitores de mayor tamaño, teclados, ratón o un teléfono móvil.

    Este es el escenario más habitual cuando hablamos de trabajadores a tiempo completo.

    • Cuando hablamos de la contratación de profesionales o trabajadores a tiempo parcial o por proyecto lo habitual es que la asesoría o empresa no proporcione ningún tipo de equipamiento para la realización del trabajo aportando únicamente acceso a las herramientas o cuentas específicas que se deberán utilizar para la realización del trabajo.

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