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Retribución en especie uso mixto vehículo de renting

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Retribución en especie uso mixto vehículo de renting

Introducción

En la consulta 5 del BOICAC nº106 se plantea la problemática contable de la retribución en especie derivada de la cesión a los trabajadores de vehículos en régimen de renting para fines privados.

Cabe mencionar que anteriormente se plantea una duda similar en la consulta 7 del BOICAC nº48, pero refiriéndose a la compra de un vehículo por parte de la empresa para cederlo a sus trabajadores, donde se interpreta que:

"Si el vehículo es cedido al trabajador para fines privados, se trataría de una retribución en especie derivada de una relación laboral, entendiendo por aquella toda remuneración o prestación comprometida por el empresario a favor del trabajador y consistente en el pago a través de la entrega de bienes, la prestación de servicios o el reconocimiento de derechos distintos al dinero en efectivo. Así hay que señalar que las retribuciones en especie devengadas por el personal de una empresa, tendrán la naturaleza contable de gasto, figurando en la partida de gastos de personal de la cuenta de pérdidas y ganancias formando parte integrante de los resultados de explotación; concretamente, se podrán registrar contablemente en la cuenta (649) Otros gastos sociales incluida en la segunda y tercera parte del Plan General de Contabilidad."

La respuesta ortogada por el ICAC se amplía al tratarse de un vehículo de renting –en lugar de una adquisición– por parte de la empresa:

"En concreto, las retribuciones al personal de la empresa tendrán naturaleza contable de gasto figurando en la partida de gastos de personal de la cuenta de pérdidas y ganancias formando parte integrante de los resultados de explotación, pudiendo emplear la cuenta (649) Otros gastos sociales , para su reconocimiento contable. Como contrapartida de este gasto la empresa deberá registrar el ingreso correspondiente al servicio de renting, que en la medida que forme parte de las actividades ordinarias de la empresa deberá mostrarse en la cifra anual de negocios; en caso contrario, para contabilizar el ingreso se podrá emplear la cuenta (755) Ingresos por servicios al personal .

Por último, en su caso, el IVA repercutido en la operación se reconocerá mediante abono en la cuenta (477) Hacienda Pública, IVA repercutido con cargo a la cuenta de tesorería o crédito correspondiente. Si el trabajador no abonase dicho importe, se contabilizará como un mayor valor del gasto de personal. Del mismo modo, si la operación pudiera determinar la realización de un ingreso a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, deberá incrementarse por dicho importe el gasto de personal indicado, generándose como contrapartida una cuenta relativa a la Hacienda Pública acreedora."

Tratamiento contable de la retribución en especie por la cesión a los trabajadores de vehículos en régimen de renting para fines privados

Si recurrimos al Plan General de Contabilidad apreciamos la siguiente descripción para la cuenta (755) Ingresos por servicios al personal :

"Definición: ingresos por servicios varios, tales como economatos, comedores, transportes, viviendas y otros, facilitados por la empresa a su personal."

Y sus movimientos:

"Movimientos al haber: se abonará por el importe de los ingresos, con cargo, generalmente, a cuentas del subgrupo 57 o a la cuenta 649."

Sin embargo, la cuenta (755) Ingresos por servicios al personal en este caso no respondería a un ingreso causado por el trabajador, sino que serviría para cancelar la doble contabilización que se generaría en los gastos de explotación de la cuenta de pérdidas y ganancias al introducir una retribución en especie dentro de una nómina.

Es decir, si contabilizamos el pago de la cuota de renting en la cuenta 621. Arrendamientos y cánones, y después en el asiento de la nómina del trabajador lo contabilizamos en el debe con la cuenta 649. Otros gastos sociales, generaría un valor doble del gasto de la retribución en especie con lo cual se contabiliza un ingreso situando al haber la cuenta 755. Ingresos por servicios al personal, con el único propósito de eliminar la 649. Otros gastos sociales dentro de los gastos de explotación y evitar esta duplicidad.

Nos centraremos en el supuesto de un vehículo de renting donde no se le repercute al trabajador ni el IVA ni el ingreso a cuenta del IRPF por el vehículo puesto a su disposición con un ejemplo numérico para apreciar este uso de la cuenta (755) Ingresos por servicios al personal .

Ejemplo
Contabilización
    1. Contabilización de factura de renting
    2. Cálculo de la retribución en especie a efectos fiscales
    3. Contabilización de la retribución en especie a efectos contables
    4. Contabilización de la nómina del trabajador con retribución en especie
    5. Eliminación de la doble imputación del gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias

Autor: NewPyme
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Ejemplo

La empresa NEWPYME, SL –que no se dedica al alquiler de vehículos– pone a disposición de su comercial un vehículo tanto para la realización de las labores propias del puesto como para uso personal. Este trabajador obtiene un sueldo bruto anual de 36.000 euros repartidos en 12 pagas y se le aplica un 25 % de retención a cuenta del IRPF, siendo el número de horas trabajadas anuales de 1.750 horas. La empresa decide adquirir el vehículo mediante contrato de renting de duración anual de 400 euros mensuales con su correspondiente IVA. El vehículo en el momento de la firma del contrato del arrendamiento financiero está valorado a precio de mercado como si fuese nuevo de 25.000 euros. La empresa decide no repercutir a su trabajador ni el IVA ni el ingreso a cuenta del IRPF derivado de la cesión de este vehículo.

Resumen de datos:

  • Valor del vehículo: 25.000 euros
  • Renting mensual del vehículo: 400 € + IVA.
  • Salario mensual del trabajador: 36.000 € / 12 = 3.000 euros
  • Jornada anual: 1.750 horas.
  • Tipo de retención a cuenta del IRPF: 25 %

Contabilización

1. Contabilización de la factura de renting

Calculamos la correspondiente cuota del IVA, en este ejemplo al tipo general del 21 %.

  • Cuota mensual del IVA= 21 % x 400 € = 84 euros

Realizamos el asiento por la contabilización de la factura de renting recibida por la empresa:

Debe Haber
400 (621) Arrendamientos y cánones
84 (472) Hacienda Pública, IVA soportado
a
(410) Acreedores por prestaciones de servicios de Renting 484

Como ya anunciábamos al inicio, se ha generado un gasto en la cuenta 621. Arrendamientos y cánones. Veremos a continuación que ese importe aparecerá de nuevo en el debe pero en la cuenta 649. Otros gastos del personal, produciéndose una doble contabilización.

Al pago de la factura de renting:

Debe Haber
484 (410) Acreedores por prestaciones de servicios de Renting
a
(572) Bancos c/c 484

2. Cálculo de la retribución en especie a efectos fiscales

Calcuraleremos la valoración de la retribución en especie a efectos fiscales para obtener el importe del ingreso a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, que en este ejemplo no será repercutido al trabajador, asumiendo la empresa este gasto.

En principio estaríamos tentados a utilizar la cuota del renting –incluidos todos los tributos– para determinar esta valoración, pero refiriéndonos a las reglas de valoración del artículo 43 de la Ley 35/2006 del IRPF:

"Artículo 43. Valoración de las rentas en especie.

b) En el caso de la utilización o entrega de vehículos automóviles:

En el supuesto de entrega, el coste de adquisición para el pagador, incluidos los tributos que graven la operación.

En el supuesto de uso, el 20 por ciento anual del coste a que se refiere el párrafo anterior. En caso de que el vehículo no sea propiedad del pagador, dicho porcentaje se aplicará sobre el valor de mercado que correspondería al vehículo si fuese nuevo."

Sin embargo, pueden surgir dudas sobre qué valor tomar para el caso de un alquiler financiero (renting), pues la empresa no ostenta la propiedad del vehículo. Para ello nos referimos a la contestación dada por la resolución vinculante de Dirección de Tributos, V1196-00 del 25 de mayo de 2000, donde:

"De acuerdo con el precepto de la Ley actual, en el caso de vehículos cedidos a los empleados mediante contratos de renting, desde el punto de vista jurídico la empresa no es propietaria del vehículo (...), el valor de la retribución en especie derivada de la utilización de los mismos por parte del personal de las empresas en cada año será el resultado de aplicar sobre el valor de mercado que correspondería al vehículo si fuese nuevo el porcentaje del 20 % anual. A estos efectos, si, como es frecuente, el contrato de renting dura más de un año, el valor de mercado del vehículo o, lo que es lo mismo, la base para determinar la renta en especie, será cada año el que corresponda al período impositivo en que se celebró el contrato."

De esta resolución vinculante se deduce que la valoración de la renta en especie anual será el resultado de aplicar el 20 % del valor de mercado del vehículo como si fuese nuevo en el momento de la firma del contrato de renting.

  • Valoración anual de la renta en especie (20 % del valor del vehículo nuevo): 25.000 € x 20 % = 5.000 euros

Ahora bien, debemos tener en cuenta que el trabajador utiliza el vehículo para su puesto de trabajo y también para fines personales, por lo que debemos calcular el porcentaje de utilización del vehículo para fines privados.

Partiendo de los datos facilitados obtendremos:

  • Total horas anuales: 365 días x 24 horas = 8.760 horas
  • Jornada laboral sobre el total de horas anuales: 1.750 / 8.760 = 20 %
  • Porcentaje de la jornada no laboral: 100% - 20% = 80%

Conociendo este porcentaje podremos calcular, al fin, la valoración fiscal de la retribución en especie y su correspondiente ingreso a cuenta:

  • Valoración de la renta en especie obtenida por el trabajador: valoración fiscal x porcentaje de uso = 5.000 € x 80 % = 4.000 euros
  • Retención practicada por la empresa y liquidada a la Agencia Tributaria: 4.000 x 25% = 1.000 euros

Así, la retención anual practicada consiste en aplicar el tipo de retención –en nuestro ejemplo es del 25 %– a la valoración de la renta en especie por el porcentaje de utilización del vehículo para fines privados.

Para más información sobre la valoración en el IRPF de la renta en especie consulta la guía del tratamiento fiscal del vehículo de empresa.

Mencionar que el artículo 26 del Real Decreto Legislativo 2/2015 del Estatuto de los Trabajadores impone un límite para las retribuciones en especie del 30 % del salario del trabajador:

"Artículo 26. Del salario.

1. Se considerará salario la totalidad de las percepciones económicas de los trabajadores, en dinero o en especie, por la prestación profesional de los servicios laborales por cuenta ajena, ya retribuyan el trabajo efectivo, cualquiera que sea la forma de remuneración, o los periodos de descanso computables como de trabajo.

En ningún caso, incluidas las relaciones laborales de carácter especial a que se refiere el artículo 2, el salario en especie podrá superar el treinta por ciento de las percepciones salariales del trabajador, ni dar lugar a la minoración de la cuantía íntegra en dinero del salario mínimo interprofesional."

Teniendo en cuenta que el ingreso a cuenta del IRPF corre a cargo de la empresa, calculamos la valoración mensual de la retribución en especie:

  • Valoración anual: Retribución en especie + Ingreso a cuenta = 4.000 € + 1.000 € = 5.000 euros
  • Valoración mensual: 5.000 € / 12 = 416,67 euros

En nuestro caso el límite del 30 % del salario mensual sería de 900 euros. Como la valoración anteriormente calculada (416,67 euros) es inferior, no aplicaríamos este límite.

Resumiendo, hemos calculado la valoración fiscal del rendimiento en especie para obtener el ingreso a cuenta del IRPF por este concepto, que asciende a los 1.000 euros anuales ( 83,33 euros mensuales).

Además, el trabajador sigue cotizando por este concepto en base al artículo 23 del Real Decreto 2064/1995, por el que se aprueba el Reglamento General sobre Cotización y Liquidación de otros Derechos de la Seguridad Social:

 "Artículo 23. Base de cotización.

1. La base de cotización para todas las contingencias y situaciones amparadas por la acción protectora del Régimen General de la Seguridad Social, así como por los conceptos de recaudación conjunta con las cuotas de dicho régimen, estará constituida por la remuneración total, cualquiera que sea su forma o denominación, que, con carácter mensual, tenga derecho a percibir el trabajador o la que efectivamente perciba de ser ésta superior, por razón del trabajo que realice por cuenta ajena.

  1. Las percepciones de vencimiento superior al mensual se prorratearán a lo largo de los doce meses del año.
  2. A efectos de su inclusión en la base de cotización, se considerará remuneración la totalidad de las percepciones recibidas por los trabajadores, en dinero o en especie y ya retribuyan el trabajo efectivo o los períodos de descanso computables como de trabajo, así como los importes que excedan de lo dispuesto en el apartado 2 de este artículo.

A estos efectos, constituyen percepciones en especie la utilización, consumo u obtención, para fines particulares, de bienes, derechos o servicios de forma gratuita o por precio inferior al normal de mercado, aun cuando no supongan un gasto real para quien las conceda.

d) La utilización de una vivienda propiedad o no del empresario o la utilización o entrega de vehículos automóviles se valorará en los términos previstos para estos bienes en el artículo 43 de la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las Leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio."

De esta forma, la retribución en especie derivada del uso del vehículo para fines privados debe aparecer reflejado en la nómina del trabajador, estando sujeto a cotización a la Seguridad Social por la totalidad del valor calculado según el IRPF.

Retribución en especie anual
Concepto Uso personal de un vehículo de renting 80 % uso privado
Valoración Por el uso, 20 % del precio de mercado como si fuese nuevo en el momento de la firma del contrato de renting (art. 43 de la Ley 35/2006 del IRPF teniendo en cuenta las últimas modificaciones).
(80 % x 20 % x 25.000 €)
4.000 €
Cotización Cotiza a la Seguridad Social el 100 % de su valoración (art. 23 Real Decreto 2064/1995 teniendo en cuenta las últimas modificaciones). 4.000 €
Retención a cuenta del IRPF Tipo impositivo x valoración de la retribución en especie
(25 % x 4.000 €)
1.000 €

3. Contabilización de la retribución en especie a efectos contables

Siguiendo nuestro ejemplo la empresa decide no repercutir a su trabajador el IVA derivado de la cesión de este vehículo:

  • IVA repercutido: 400 € x 21 % x 80% = 67,20 €

De acuerdo con la respuesta facilitada por el ICAC:

"El IVA repercutido en la operación se reconocerá mediante abono en la cuenta 477. Hacienda Pública, IVA repercutido con cargo a la cuenta de tesorería o crédito correspondiente. Si el trabajador no abonase dicho importe, se contabilizará como un mayor valor del gasto de personal."

Debe Haber
67,20 (649) Otros gastos del personal
a
(477) Hacienda Pública, IVA repercutido 67,20

Para calcular la retribución en especie debemos sumar el valor de adquisición del vehículo (cuota del renting) más el ingreso a cuenta del IRPF:

  • Valoración mensual de la retribución (renting): 400 euros
  • Ingreso a cuenta mensual calculado anteriormente: 83,33 euros
  • Total mensual: 400 + 83,33 = 483,33 euros

Este importe de 483,33 euros irá a la cuenta 649. Otros gastos del personal y la empresa deberá ingresar mensualmente a la Hacienda Pública 83,33 euros en concepto de ingreso a cuenta por retribución en especie. Y la diferencia, ¿a qué cuenta la llevamos? Nos remitimos a la respuesta del ICAC para hallar la solución: cuenta 755. Ingresos por servicios al personal. Todos estos movimientos quedarán reflejados en el asiento de la nómina del trabajador.

4. Contabilización de la nómina del trabajador con retribución en especie

Facilitamos el desglose de los conceptos de la nómina del trabajador:

  • Retribución bruta: 3.000,00 euros.
  • Seguridad Social a cargo de la empresa: 957,00 euros.
  • Seguridad Social a cargo del trabajador: 190,50 euros.
  • Retención por IRPF del salario (25 %): 750,00 euros.
  • Retención por IRPF del salario en especie (25 %): 83,33 euros

Ten en cuenta que las bases de la cotización a la Seguridad Social se realizan tanto sobre los sueldos y salarios como sobre los rendimientos en especie y deberán estar reflejados en la nómina. La cesión de uso de vehículos para fines privados cotiza por la totalidad de su valoración a la Seguridad Social.

Teniendo en consideración todo lo anterior, el asiento de la nómina sería:

Debe Haber
3.000,00 (640) Sueldos y salarios
957,00 (642) Seguridad Social a cargo de la empresa
483,33 (649) Otros gastos del personal
a
(4751) Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas
(750 + 83,33)
833,33
(476) Organismos de la Seguridad Social, acreedores 1.147,50
(755) Ingresos por servicios al personal 400
(465) Remuneraciones pendientes de pago 2.059,50

Observamos como aparece la cuenta 755. Ingresos por servicios al personal como contrapartida de la 649. Otros gastos del personal por el importe de la cuota del renting, que ya contabilizamos al principio en el debe con su correspondiente cuenta de gasto.

Nótese que la cuenta 649. Otros gastos del personal se ha incrementado por el ingreso a cuenta del IRPF derivado de la retribución en especie de la que se hace cargo la empresa.

Al pago de la nómina del trabajador:

Debe Haber
2.059,50 (465) Remuneraciones pendientes de pago
a
(572) Bancos c/c vista, euros 2.059,50

5. Eliminación de la doble imputación del gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias

Este proceso se repetirá mes a mes hasta obtener los siguientes saldos anuales:

  • Saldo en la cuenta 621. Arrendamientos y cánones: 400 € x 12 = 4.800 euros
  • Saldo en la cuenta 649. Otros gastos del personal: (67,20 € + 483,33 €) x 12 = 6.606,40 euros
  • Saldo en la cuenta 755. Ingresos por servicios al personal: 400 € x 12 = 4.800 euros

El efecto final sobre la cuenta de pérdidas y ganancias de la empresa es el siguiente:

Imputación en la cuenta de pérdidas y ganancias
Cuenta Concepto Detalle Debe Haber
621 Arrendamientos y cánones Cuota de renting 4.800  
649 Otros gastos del personal Retribución en especie al trabajador 6.606,40  
755 Ingresos por servicios al personal Contrapartida retribución especie renting   4.800
  • Efecto en la cuenta de pérdidas y ganancias: 4.800 + 6.606,40 - 4.800 = 6.606,40 euros.

Como podemos observar, la doble contabilización desaparece gracias a la cuenta 755. Ingresos por servicios al personal y el efecto en la cuenta de pérdidas y ganancias refleja el coste del renting del vehículo cedido al trabajador como retribución en especie de 4.800 euros más el pago del ingreso a cuenta del IRPF asumido por la empresa y no repercutido al trabajador de 1.000 euros más la parte correspondiente del IVA que no paga el trabajador de 806,40 euros, sumando un total de 6.606,40 euros.

Desglose anual de la cuenta
649. Otros gastos del personal
Renting 4.800,00 €
IVA 806,40 €
Ingreso a cuenta del IRPF 1.000,00 €
TOTAL 6.606,40 €

De esta forma, como indicaba la consulta al ICAC objeto de este artículo, cuando el ingreso a cuenta del IRPF corre a cargo de la empresa y no se repercute al trabajador se contabiliza como mayor valor del gasto de personal. Del mismo modo se procede con el IVA del servicio si corriese a cargo de la empresa.

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