Retribución en especie uso mixto vehículo de renting

Ejemplo pago nómina en especie mediante la cesión uso personal vehículo en renting

La empresa NEWPYME, SL –que no se dedica al alquiler de vehículos– pone a disposición de su comercial un vehículo tanto para la realización de las labores propias del puesto como para uso personal. Este trabajador obtiene un sueldo bruto anual de 36.000 euros repartidos en 12 pagas y se le aplica un 25 % de retención a cuenta del IRPF, siendo el número de horas trabajadas anuales de 1.750 horas. La empresa decide adquirir el vehículo mediante contrato de renting de duración anual de 400 euros mensuales con su correspondiente IVA. El vehículo en el momento de la firma del contrato del arrendamiento financiero está valorado a precio de mercado como si fuese nuevo de 25.000 euros. La empresa decide no repercutir a su trabajador ni el IVA ni el ingreso a cuenta del IRPF derivado de la cesión de este vehículo.

Resumen de datos:

• Valor del vehículo: 25.000 euros
• Renting mensual del vehículo: 400 € + IVA.
• Salario mensual del trabajador: 36.000 € / 12 = 3.000 euros
• Jornada anual: 1.750 horas.
• Tipo de retención a cuenta del IRPF: 25 %

Asientos contables relativos a la retribución en especie

1. Contabilización de la factura de renting

Calculamos la correspondiente cuota del IVA, en este ejemplo al tipo general del 21 %.

• Cuota mensual del IVA= 21 % x 400 € = 84 euros

Realizamos el asiento por la contabilización de la factura de renting recibida por la empresa:

Al pago de la factura de renting:

2. Cálculo de la retribución en especie a efectos fiscales

Calcularemos la valoración de la retribución en especie a efectos fiscales para obtener el importe del ingreso a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, que en este ejemplo no será repercutido al trabajador, asumiendo la empresa este gasto.

En principio estaríamos tentados a utilizar la cuota del renting –incluidos todos los tributos– para determinar esta valoración, pero refiriéndonos a las reglas de valoración del artículo 43 de la Ley 35/2006 del IRPF:

"Artículo 43. Valoración de las rentas en especie.

b) En el caso de la utilización o entrega de vehículos automóviles:

En el supuesto de entrega, el coste de adquisición para el pagador, incluidos los tributos que graven la operación.

En el supuesto de uso, el 20 por ciento anual del coste a que se refiere el párrafo anterior. En caso de que el vehículo no sea propiedad del pagador, dicho porcentaje se aplicará sobre el valor de mercado que correspondería al vehículo si fuese nuevo."

Sin embargo, pueden surgir dudas sobre qué valor tomar para el caso de un alquiler financiero (renting), pues la empresa no ostenta la propiedad del vehículo. Para ello nos referimos a la contestación dada por la resolución vinculante de Dirección de Tributos, V1196-00 del 25 de mayo de 2000, donde:

"De acuerdo con el precepto de la Ley actual, en el caso de vehículos cedidos a los empleados mediante contratos de renting, desde el punto de vista jurídico la empresa no es propietaria del vehículo (...), el valor de la retribución en especie derivada de la utilización de los mismos por parte del personal de las empresas en cada año será el resultado de aplicar sobre el valor de mercado que correspondería al vehículo si fuese nuevo el porcentaje del 20 % anual. A estos efectos, si, como es frecuente, el contrato de renting dura más de un año, el valor de mercado del vehículo o, lo que es lo mismo, la base para determinar la renta en especie, será cada año el que corresponda al período impositivo en que se celebró el contrato."

• Valoración anual de la renta en especie (20 % del valor del vehículo nuevo): 25.000 € x 20 % = 5.000 euros

Ahora bien, debemos tener en cuenta que el trabajador utiliza el vehículo para su puesto de trabajo y también para fines personales, por lo que debemos calcular el porcentaje de utilización del vehículo para fines privados.

Partiendo de los datos facilitados obtendremos:

• Total horas anuales: 365 días x 24 horas = 8.760 horas
• Jornada laboral sobre el total de horas anuales: 1.750 / 8.760 = 20 %
• Porcentaje de la jornada no laboral: 100% - 20% = 80%

Conociendo este porcentaje podremos calcular, al fin, la valoración fiscal de la retribución en especie y su correspondiente ingreso a cuenta:

• Valoración de la renta en especie neta obtenida por el trabajador: valoración fiscal x porcentaje de uso = 5.000 € x 80 % = 4.000 euros
• Retención practicada por la empresa y liquidada a la Agencia Tributaria: (4.000 € / (1- 0,25)) - 4.000 = 1.333,33 €
• Total renta en especie percibida por el trabajador: 4.000 € + 1.333,33 € = 5.333,33 €

En el cálculo de la retención a cuental del IRPF hemos de tener presente que el valor de la renta en especie obtenido a partir de la valoración del vehículo es su valor neto de retenciones, por lo que la retención a cuenta del IRPF incrementa el valor de renta en especie percibida.

Mencionar que el artículo 26 del Real Decreto Legislativo 2/2015 del Estatuto de los Trabajadores impone un límite para las retribuciones en especie del 30 % del salario del trabajador:

"Artículo 26. Del salario.

1. Se considerará salario la totalidad de las percepciones económicas de los trabajadores, en dinero o en especie, por la prestación profesional de los servicios laborales por cuenta ajena, ya retribuyan el trabajo efectivo, cualquiera que sea la forma de remuneración, o los periodos de descanso computables como de trabajo.

En ningún caso, incluidas las relaciones laborales de carácter especial a que se refiere el artículo 2, el salario en especie podrá superar el treinta por ciento de las percepciones salariales del trabajador, ni dar lugar a la minoración de la cuantía íntegra en dinero del salario mínimo interprofesional."

Teniendo en cuenta que el ingreso a cuenta del IRPF corre a cargo de la empresa, calculamos la valoración mensual de la retribución en especie:

• Valoración anual: Retribución en especie + Ingreso a cuenta = 4.000 € + 1.333 € = 5.333 euros
• Valoración mensual: 5.333 € / 12 = 444,41 euros

En nuestro caso el límite del 30 % del salario mensual sería de 900 euros. Como la valoración anteriormente calculada (444,41 euros) es inferior, no aplicaríamos este límite.

Además, el trabajador sigue cotizando por este concepto en base al artículo 23 del Real Decreto 2064/1995, por el que se aprueba el Reglamento General sobre Cotización y Liquidación de otros Derechos de la Seguridad Social:

 "Artículo 23. Base de cotización.

1. La base de cotización para todas las contingencias y situaciones amparadas por la acción protectora del Régimen General de la Seguridad Social, así como por los conceptos de recaudación conjunta con las cuotas de dicho régimen, estará constituida por la remuneración total, cualquiera que sea su forma o denominación, que, con carácter mensual, tenga derecho a percibir el trabajador o la que efectivamente perciba de ser ésta superior, por razón del trabajo que realice por cuenta ajena.

1. Las percepciones de vencimiento superior al mensual se prorratearán a lo largo de los doce meses del año.
2. A efectos de su inclusión en la base de cotización, se considerará remuneración la totalidad de las percepciones recibidas por los trabajadores, en dinero o en especie y ya retribuyan el trabajo efectivo o los períodos de descanso computables como de trabajo, así como los importes que excedan de lo dispuesto en el apartado 2 de este artículo.

A estos efectos, constituyen percepciones en especie la utilización, consumo u obtención, para fines particulares, de bienes, derechos o servicios de forma gratuita o por precio inferior al normal de mercado, aun cuando no supongan un gasto real para quien las conceda.

d) La utilización de una vivienda propiedad o no del empresario o la utilización o entrega de vehículos automóviles se valorará en los términos previstos para estos bienes en el artículo 43 de la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las Leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio."

De esta forma, la retribución en especie derivada del uso del vehículo para fines privados debe aparecer reflejado en la nómina del trabajador, estando sujeto a cotización a la Seguridad Social por la totalidad del valor calculado según el IRPF.

3. Contabilización de la retribución en especie a efectos contables

Siguiendo nuestro ejemplo la empresa decide no repercutir a su trabajador el IVA derivado de la cesión de este vehículo:

• IVA repercutido: 400 € x 21 % x 80% = 67,20 €

De acuerdo con la respuesta facilitada por el ICAC:

"El IVA repercutido en la operación se reconocerá mediante abono en la cuenta 477. Hacienda Pública, IVA repercutido con cargo a la cuenta de tesorería o crédito correspondiente. Si el trabajador no abonase dicho importe, se contabilizará como un mayor valor del gasto de personal."

Para calcular la retribución en especie debemos sumar el valor de adquisición del vehículo (cuota del renting) más el ingreso a cuenta del IRPF:

• Valoración mensual de la retribución (renting): 400 euros
• Ingreso a cuenta mensual calculado anteriormente: 111,11 euros
• Total mensual: 400 + 111,11 = 511,11 euros

4. Contabilización de la nómina del trabajador con retribución en especie

Facilitamos el desglose de los conceptos de la nómina del trabajador:

• Retribución bruta: 3.000,00 euros.
• Seguridad Social a cargo de la empresa: 957,00 euros.
• Seguridad Social a cargo del trabajador: 190,50 euros.
• Retención por IRPF del salario (25 %): 750,00 euros.
• Retención por IRPF del salario en especie (25 %): 111,11 euros

Teniendo en consideración todo lo anterior, el asiento de la nómina sería:

Nótese que la cuenta 649. Otros gastos del personal se ha incrementado por el ingreso a cuenta del IRPF derivado de la retribución en especie de la que se hace cargo la empresa.

Al pago de la nómina del trabajador:

5. Eliminación de la doble imputación del gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias

Este proceso se repetirá mes a mes hasta obtener los siguientes saldos anuales:

• Saldo en la cuenta 621. Arrendamientos y cánones: 400 € x 12 = 4.800 euros
• Saldo en la cuenta 649. Otros gastos del personal: (67,20 € + 511,11 €) x 12 = 6.939,72 euros
• Saldo en la cuenta 755. Ingresos por servicios al personal: 400 € x 12 = 4.800 euros

El efecto final sobre la cuenta de pérdidas y ganancias de la empresa es el siguiente:

• Efecto en la cuenta de pérdidas y ganancias: 4.800 + 6.939,72 - 4.800 = 6.939,72 euros.

De esta forma, como indicaba la consulta al ICAC objeto de este artículo, cuando el ingreso a cuenta del IRPF corre a cargo de la empresa y no se repercute al trabajador se contabiliza como mayor valor del gasto de personal. Del mismo modo se procede con el IVA del servicio si corriese a cargo de la empresa.

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Casos y dudas planteadas por la comunidad

Vehículo de renting con uso mixto

Una empresa considera que un vehículo de renting está afecto parcialmente a la actividad y que el resto corresponde al uso particular de un trabajador.

La parte de uso privado puede constituir retribución en especie. Para valorarla debe acudirse a la normativa del IRPF, en particular al artículo 43 de la Ley 35/2006, considerando el porcentaje de disponibilidad para fines particulares y el valor que proceda según el tipo de cesión del vehículo.

Seguro del vehículo de uso mixto

Se pregunta si el seguro de un vehículo afecto parcialmente a la actividad debe seguir el mismo porcentaje que el renting.

El tratamiento debe ser coherente con el grado de afectación del vehículo y con la valoración de la retribución en especie. Si una parte del uso es privado, debe revisarse si los gastos asociados, como seguro, mantenimiento o combustible, incrementan la ventaja para el trabajador o se imputan como gasto empresarial deducible solo en la parte afectada.

Valoración de la retribución en especie por renting

Una empresa quiere calcular la retribución en especie derivada de la cesión de un vehículo contratado mediante renting.

En la práctica se toma como referencia la regla de valoración de vehículos prevista en el IRPF, normalmente el 20 % anual del coste de adquisición o del valor de mercado que correspondería al vehículo si fuese nuevo, modulando el cálculo según la disponibilidad para uso privado y las reglas aplicables al caso concreto.

Ingreso a cuenta sobre la retribución en especie

Se plantea cómo tratar el ingreso a cuenta asociado a una retribución en especie por uso de vehículo.

El ingreso a cuenta no es un gasto adicional del trabajador, sino una obligación fiscal vinculada a la retribución en especie. Debe calcularse aplicando el tipo de retención que corresponda y registrarse separadamente de la valoración de la renta en especie y de la nómina ordinaria.

Renting asumido por la empresa y uso personal del trabajador

Una sociedad contrata un renting a su nombre y permite que el trabajador utilice el vehículo para fines particulares.

Las cuotas del renting se registran como gasto conforme a su naturaleza, normalmente en (621) Arrendamientos y cánones si procede. La parte de uso privado debe reflejarse en nómina como retribución en especie, con la correspondiente retención o ingreso a cuenta.