Regularización de saldos cuenta 555 partidas pendientes de aplicación

La cuenta 555 Partidas pendientes de aplicación, es una de esas cuentas que por sus características suelen terminar el ejercicio contable con saldos fantasma, esto es, saldos que en la empresa no se tiene muy claro a qué corresponden.

Esta situación tiene su origen en la propia definición de la cuenta, pues conforme a su descripción en el cuadro de cuentas del Plan General de Contabilidad tenemos:

"Remesas de fondos recibidas cuya causa no resulte, en principio, identificable y siempre que no correspondan a operaciones que por su naturaleza deban incluirse en otros subgrupos. Tales remesas permanecerán registradas en esta cuenta el tiempo estrictamente necesario para aclarar su causa.

Figurará en el pasivo del balance

• Se cargará al efectuar la aplicación, con abono a la cuenta a que realmente corresponda.
• Se abonará por los cobros que se produzcan, con cargo a cuentas del subgrupo 57."

Así es fácil entender que dicha cuenta sea utilizada como un cajón de sastre en la que vamos incorporando aquellas partidas que recibe la empresa en sus cuentas y de las que no tenemos una contrapartida clara en el momento de su recepción.

Uso ordenado de la cuenta 555, partidas pendientes de aplicación

La empresa recibe una transferencia bancaria con origen y emisor desconocido. Esta situación puede ser muy habitual cuando para la realización de un pedido exigimos el pago a cuenta de una parte, de tal modo, que si se trata de un nuevo cliente es posible que recibamos el pago a cuenta con anterioridad a la mecanización y alta del nuevo cliente.

Una vez que los datos del cliente, el pedido y el anticipo se han mecanizado, dado de alta en la contabilidad de la empresa, lo correcto será proceder a la regularización del saldo de la cuenta 555 Partidas Pendientes de Aplicación.

Contabilización de la venta realizada

Regulación de la partida pendiente de aplicación mediante registro en la cuenta de anticipos de clientes

Aplicación del pago anticipado al pedido realizado por el cliente

Si bien este debería ser el movimiento ordinario de la cuenta, en muchas ocasiones el movimiento no se regulariza en su momento y si el cliente realiza más operaciones que si son contabilizadas en tiempo y forma nos encontramos con que al final del ejercicio nos resulta muy costoso asignar dicha partida al cliente o proveedor que efectivamente ha generado el movimiento de fondos.

Regularización saldos mediante su aplicación a reservas

Ante esta situación podemos optar por tratar dicho saldo como un error, para lo cual estaremos a lo dispuesto por la Norma de Registro y Valoración Nº 22 donde nos indica que los errores contables de ejercicios anteriores los trataremos como si de cambios en los criterios contables se tratara y por tanto se imputarán directamente al patrimonio neto en una partida de reservas.

Ejemplo de regularización mediante su aplicación a una cuenta de reservas voluntarias

Casos y dudas planteadas por la comunidad

Pagos sin factura identificada

Una empresa registra pagos pero todavía no dispone de las facturas o no sabe a qué gasto corresponden.

La cuenta (555) Partidas pendientes de aplicación debe ser transitoria. Si el pago corresponde a un gasto ya devengado, debe reconocerse el gasto y, si falta la factura, puede usarse (4109) Acreedores por prestaciones de servicios, facturas pendientes de recibir o formalizar, ajustando después el IVA cuando llegue el documento.

Saldos antiguos de proveedores y acreedores

Aparecen saldos arrastrados de ejercicios anteriores en proveedores y acreedores y no se conoce su origen.

Antes de regularizar debe investigarse si los saldos corresponden a deudas reales, facturas pendientes, cobros mal aplicados o errores contables. Solo cuando quede acreditado que no existe obligación o derecho real procederá cancelar el saldo, documentando el criterio y el posible efecto fiscal.

Saldos irreales en clientes

La contabilidad mantiene saldos antiguos de clientes que no responden a derechos de cobro reales.

El asiento de apertura debe enlazar con el cierre anterior, pero eso no impide registrar después las correcciones necesarias. Si se trata de errores de ejercicios anteriores, la NRV 22.ª del PGC puede exigir corregir contra reservas, normalmente (113) Reservas voluntarias, con análisis del efecto impositivo.

Compensación y regularización de proveedores

Se pregunta si puede hacerse un asiento global para cancelar diferencias antiguas de proveedores.

Un asiento global solo es defendible si existe un trabajo previo de conciliación y soporte. La cuenta receptora dependerá de la causa: gasto o ingreso del ejercicio, corrección de ejercicios anteriores contra (113), o cancelación de deudas y créditos cuando se acredite su inexistencia.

Destino final de la cuenta 555

Queda un saldo en (555) Partidas pendientes de aplicación y no se identifica la operación original.

La cuenta (555) no debe quedar abierta indefinidamente. Si tras la revisión no se identifica el origen, debe documentarse la regularización y decidir si corresponde a resultado del ejercicio, a reservas por error de ejercicios anteriores o a una reclasificación contra la cuenta real que debió utilizarse.