Reglamento de facturación - Factura electrónica, recapitulativa rectificativa,...

Factura electrónica (Art. 9)

1. Se entenderá por factura electrónica aquella factura que se ajuste a lo establecido en este Reglamento y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico.
2. La expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento.

Autenticidad e integridad de la factura electrónica (Art. 10)

1. La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica podrán garantizarse por cualquiera de los medios señalados en la expedición de facturas.

   En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica quedarán garantizadas por alguna de las siguientes formas:

   1. Mediante una firma electrónica avanzada, basada, bien en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas, o bien, en un certificado reconocido.
   2. Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el artículo 2 del anexo I de la Recomendación 94/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos, cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
   3. Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
2. En el caso de lotes que incluyan varias facturas electrónicas remitidas simultáneamente al mismo destinatario, los detalles comunes a las distintas facturas podrán mencionarse una sola vez, siempre que se tenga acceso para cada factura a la totalidad de la información.

Plazo para la expedición de las facturas (Art. 11)

1. Las facturas deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación.

   No obstante, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la citada operación.

2. En las entregas de bienes, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.
3. En las operaciones acogidas al régimen especial del criterio de caja, cuando se realicen las operaciones, salvo que el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal, en cuyo caso deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya realizado la operación.

Moneda y lengua en que se podrán expresar y expedir las facturas (Art. 12)

1. Los importes de las facturas o documentos sustitutivos podrán expresarse en cualquier moneda, a condición de que el importe del impuesto que se repercuta se exprese en euros, utilizando el tipo de cambio.
2. Las facturas o documentos sustitutivos podrán expedirse en cualquier lengua. La Administración tributaria, cuando lo considere necesario a los efectos de cualquier actuación dirigida a la comprobación de la situación tributaria del empresario o profesional o sujeto pasivo, podrá exigir una traducción al castellano, o a otra lengua oficial en España, de las facturas expedidas en una lengua no oficial que correspondan a operaciones efectuadas en el territorio de aplicación del IVA, así como de las recibidas por los empresarios o profesionales o sujetos pasivos establecidos en dicho territorio.

Facturas recapitulativas (Art. 13)

1. Podrán incluirse en una sola factura distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que aquellas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural.
2. Estas facturas deberán ser expedidas como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten. Cuando el destinatario de éstas sea un empresario o profesional que actúe como tal, la expedición deberá realizarse dentro del plazo de un mes contado a partir del citado día.

   En todo caso, estas facturas deberán ser expedidas antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.

3. Será igualmente aplicable cuando se trate de operaciones efectuadas por un mismo proveedor dentro de un mismo mes natural.

Duplicados de las facturas o documentos sustitutivos (Art. 14)

1. Los empresarios y profesionales o sujetos pasivos sólo podrán expedir un original de cada factura o documento sustitutivo.
2. La expedición de ejemplares duplicados de los originales de las facturas o documentos sustitutivos únicamente será admisible en los siguientes casos:
   1. En una misma entrega de bienes o prestación de servicios si existen varios destinatarios. Deberá consignarse en el original y en cada uno de los duplicados la porción de base imponible y de cuota repercutida a cada uno de ellos
   2. En el caso de pérdida del original por cualquier causa.
3. Los ejemplares duplicados en las situaciones anteriores, tendrán la misma eficacia que los correspondientes documentos originales.
4. En cada uno de los ejemplares duplicados deberá hacerse constar la expresión duplicado.

Facturas rectificativas (Art. 15)

1. Deberá expedirse una factura o documento sustitutivo rectificativo en los casos en que la factura o documento sustitutivo original no cumpla alguno de los requisitos de contenido.
2. Será obligatoria la expedición de una factura o documento sustitutivo rectificativo en los casos en que las cuotas impositivas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente o se hubieran producido las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible.

   Cuando la modificación de la base imponible sea consecuencia de la devolución de mercancías o de envases y embalajes que se realicen con ocasión de un posterior suministro, que tenga el mismo destinatario y por la operación en la que se entregaron se hubiese expedido factura o documento sustitutivo, no será necesaria la expedición de una factura o documento sustitutivo rectificativo; si no que se podrá practicar la rectificación en la factura o documento sustitutivo que se expida por dicho suministro, restando el importe de las mercancías o de los envases y embalajes devueltos del importe de dicha operación posterior.

   La rectificación se podrá realizar de este modo siempre que el tipo impositivo aplicable a todas las operaciones sea el mismo, con independencia de que su resultado sea positivo o negativo.

3. La expedición de la factura o documento sustitutivo rectificativo deberá efectuarse tan pronto como el obligado a expedirlos tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición, siempre que no hubiesen transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto o se produjeron devoluciones de mercancías o de envases y embalajes.
4. La rectificación se realizará mediante la emisión de una nueva factura o documento sustitutivo en el que se hagan constar los datos identificativos de la factura o documento sustitutivo rectificado. Se podrá efectuar la rectificación de varias facturas o documentos sustitutivos en un único documento de rectificación, siempre que se identifiquen todas las facturas o documentos sustitutivos rectificados.

   Cuando la modificación de la base imponible tenga su origen en la concesión de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones no será necesaria la identificación de las facturas o documentos sustitutivos rectificados, bastando la determinación del periodo al que se refieran.

5. La factura o documento sustitutivo rectificativo deberá cumplir los requisitos que se establecen de contenido. Se hará constar en el documento su condición de documento rectificativo y la descripción de la causa que motiva la rectificación.

   Cuando lo que se expida sea una factura rectificativa los datos referidos a la base imponible, tipo impositivo y cuota tributaria expresarán la rectificación efectuada. Se podrán consignar, bien indicando directamente el importe de la rectificación, con independencia de su signo, bien tal y como queden tras la rectificación efectuada, señalando igualmente en este caso el importe de dicha rectificación.

   Cuando lo que se expida sea un documento sustitutivo rectificativo, los datos referidos al tipo impositivo y contraprestación total expresarán la rectificación efectuada, bien indicando directamente el importe de la rectificación, bien tal y como quedan tras la rectificación efectuada, señalando igualmente en este caso el importe de dicha rectificación.

   En caso de que el documento rectificativo se expida como consecuencia de la rectificación de la repercusión del impuesto y ésta obligue a la presentación de una declaración-liquidación extemporánea o se pueda sustanciar a través de la presentación de una solicitud de devolución de ingresos indebidos, en él deberá indicarse el período o periodos de declaración-liquidación en el curso del cual se realizaron las operaciones.

6. Únicamente tendrán la consideración de facturas rectificativas las que se expidan por alguna de las causas previstas anteriormente. Las facturas que se expidan en sustitución de documentos sustitutivos expedidos con anterioridad no tendrán la condición de rectificativas.

Particularidades de la obligación de documentar las operaciones en los regímenes especiales del impuesto (Art. 16)

1. Régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca, los empresarios o profesionales que, deban efectuar el reintegro de las compensaciones al adquirir los bienes o servicios a personas acogidas a este régimen deberán expedir un recibo por dichas operaciones, en el que contarán los datos o requisitos siguientes:
   1. Serie y número. La numeración de los recibos dentro de cada serie será correlativa
   2. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, número de identificación fiscal y domicilio del obligado a su expedición y del titular de la explotación agrícola, ganadera, forestal o pesquera, con indicación de que está acogido a dicho régimen especial.
   3. Descripción de los bienes entregados o de los servicios prestados, así como el lugar y fecha de realización material y efectiva de las operaciones.
   4. Precio de los bienes o servicios.
   5. Porcentaje de compensación aplicado.
   6. Importe de la compensación.
   7. La firma del titular de la explotación agrícola, ganadera, forestal o pesquera.

Estos empresarios o profesionales deberán entregar una copia de este recibo al proveedor de los bienes o servicios, titular de la explotación agrícola, forestal, ganadera o pesquera.

Las demás disposiciones relativas a las facturas serán igualmente aplicables, en la medida en que resulte procedente, a estos recibos.

2. Régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, los sujetos pasivos que apliquen este régimen especial además de las obligaciones generales, deberán cumplir las siguientes obligaciones específicas:
   1. Expedir un documento que justifique cada una de las adquisiciones efectuadas a quienes no tengan la condición de empresarios o profesionales actuando como tales. Dicho documento de compra deberá ser firmado por el transmitente y contendrá los datos y requisitos de una factura
   2. En las facturas que expidan los sujetos pasivos revendedores por las entregas sometidas al régimen especial deberá hacerse constar esta circunstancia. En las facturas por las entregas de bienes que, acogidas al régimen especial, se destinen a otros Estados miembros de la Comunidad Europea, deberá hacerse constar la circunstancia de que las citadas operaciones han tributado con arreglo al régimen especial
   3. en las facturas que expidan los sujetos pasivos revendedores por las entregas sometidas al régimen especial no podrán consignar separadamente la cuota del IVA repercutida, y ésta deberá entenderse comprendida en el precio total de la operación.
3. Régimen especial de las agencias de viajes, los sujetos pasivos no estarán obligados a consignar por separado en la factura que expidan la cuota repercutida, y el impuesto deberá entenderse, incluido en el precio de la operación.

   En las facturas en las que se documenten operaciones a las que sea de aplicación este régimen especial deberá hacerse constar esta circunstancia.

4. Recargo de equivalencia, los empresarios o profesionales que efectúen entregas de bienes en las que deba repercutirse el recargo de equivalencia, deberán en todo caso expedir facturas separadas para documentar dichas entregas, consignando en ellas el tipo del recargo que se haya aplicado y su importe. Esta misma obligación será de aplicación cuando los comerciantes minoristas a los que sea de aplicación el régimen especial del recargo de equivalencia expidan las facturas a quienes sean destinatarios y sujetos pasivos del IVA.

Los comerciantes minoristas acogidos al régimen especial del recargo de equivalencia que realicen simultáneamente actividades empresariales o profesionales en otros sectores de la actividad empresarial o profesional deberán tener documentadas en facturas diferentes las adquisiciones de mercaderías destinadas respectivamente a las actividades incluidas en dicho régimen y al resto de actividades.

3.- Remisión de las facturas y de los documentos sustitutivos

Obligación de remisión de las facturas o documentos sustitutivos (Art. 17)

Los originales de las facturas o documentos sustitutivos expedidos deberán ser remitidos por los obligados a su expedición o en su nombre a los destinatarios de las operaciones que en ellos se documentan, a excepción de las que los destinatarios sean a la vez los sujetos pasivos del IVA.

Plazo para la remisión de las facturas o documentos sustitutivos (Art. 18)

La obligación de remisión de las facturas o documentos sustitutivos deberá cumplirse en el mismo momento de su expedición o bien, cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal, antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la citada operación o en el caso de las operaciones acogidas al régimen especial del criterio de caja antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se hubiera realizado la misma. (Nuevo, aplicación desde el 1 enero 2017).

4.- Conservación de facturas o documentos sustitutivos

Obligación de conservación de facturas y otros documentos (Art. 19)

1. Los empresarios o profesionales deberán conservar, los siguientes documentos:
1. Las facturas y documentos sustitutivos recibidos.
2. Las copias o matrices de las facturas expedidas y las copias de los documentos sustitutivos expedidos.
3. Las facturas expedidas así como sus justificantes contables
4. Los recibos tanto el original de aquel, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
5. Los documentos acreditativos del pago del Impuesto a la Importación.

   Esta obligación es aplicable además, a los empresarios, profesionales acogidos a los regímenes especiales del IVA, así como a quienes, sin tener la condición de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del impuesto.

2. Los documentos deben conservarse con su contenido original, ordenadamente y al menos durante 4 años y con las condiciones fijadas.
3. Las obligaciones se podrán cumplir materialmente por un tercero, que actuará en todo caso en nombre y por cuenta del empresario o profesional o sujeto pasivo, el cual será, en cualquier caso, responsable del cumplimiento de todas las obligaciones que se establecen.
4. Cuando el tercero no esté establecido en la Comunidad Europea, únicamente cabrá el cumplimiento de esta obligación a través de un tercero previa autorización de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Formas de conservación de las facturas o documentos sustitutivos (Art. 20)

1. Los diferentes documentos se deberán conservar de forma que se garantice el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada.
2. Esta obligación podrá cumplirse mediante la utilización de medios electrónicos. A estos efectos, se entenderá por conservación por medios electrónicos la conservación efectuada por medio de equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión numérica, y almacenamiento de datos, utilizando medios ópticos u otros medios electromagnéticos.

Conservación de las facturas o documentos sustitutivos por medios electrónicos (Art. 21)

1. La conservación por medios electrónicos de los documentos se deberá efectuar de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

   La Administración tributaria podrá exigir en cualquier momento al remisor o receptor de los documentos su transformación en lenguaje legible.

2. Los documentos conservados por medios electrónicos deberán ser gestionados y conservados por medios que garanticen un acceso en línea a los datos, así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria ante cualquier solicitud de ésta y sin demora injustificada.

   Se entenderá por acceso completo aquel que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.

Lugar de conservación de las facturas o documentos sustitutivos (Art. 22)

1. El empresario o profesional o el sujeto pasivo obligado a la conservación de las facturas o documentos sustitutivos podrá determinar el lugar de cumplimiento de dicha obligación, a condición de que ponga a disposición del órgano de la Administración tributaria que esté desarrollando una actuación dirigida a la comprobación de su situación tributaria, ante cualquier solicitud de dicho órgano y sin demora injustificada, toda la documentación o información así conservada.
2. Cuando la conservación se efectúe fuera de España, tal obligación únicamente se considerará válidamente cumplida si se realiza mediante el uso de medios electrónicos que garanticen el acceso en línea, así como la carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria de la documentación o información así conservada.

   En caso de que los empresarios, profesionales o sujetos pasivos deseen cumplir dicha obligación fuera del citado territorio deberán comunicar con carácter previo esta circunstancia a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Acceso de la Administración tributaria a las facturas y documentos sustitutivos (Art. 23)

Cuando la obligación de conservación se cumpla mediante la utilización de medios electrónicos se deberá garantizar a cualquier órgano de la Administración tributaria que esté realizando una actuación de comprobación de la situación tributaria del empresario, profesional o del sujeto pasivo el acceso en línea a los documentos conservados, así como su carga remota y utilización. El cumplimiento de esta obligación será independiente del lugar en el que se conserven los documentos.

5.- Resolución de controversias en materia de facturación (Art. 24)

Se considerarán de naturaleza tributaria, a efectos de la interposición de la correspondiente reclamación económico-administrativa, las controversias que puedan producirse en relación con la expedición, rectificación o remisión de facturas o de documentos sustitutivos y demás documentos cuando estén motivadas por hechos o cuestiones de derecho de dicha naturaleza.

6.- Obligaciones de documentación a efectos de otros tributos

Particularidades de la obligación de documentar las operaciones en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (Art. 26)

1. Los contribuyentes por el IRPF que obtengan rendimientos de actividades económicas estarán obligados a expedir factura y copia de ésta por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad en los términos previstos, cuando determinen dichos rendimientos por el régimen de estimación directa, con independencia del régimen a que estén acogidos a efectos del IVA.

   También estarán obligados a expedir factura y copia de ésta los contribuyentes acogidos al régimen de estimación objetiva en el IRPF que determinen su rendimiento neto en función del volumen de ingresos.

2. Las obligaciones anteriores se entenderán cumplidas mediante la expedición del recibo previsto por parte del destinatario de la operación realizada en el desarrollo de las actividades que se encuentren acogidas al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del IVA.

Deberes de facturación en otros ámbitos

Todas las obligaciones dispuestas han de entenderse sin perjuicio de cuantos otros deberes sean además exigidos en cuanto a la expedición y entrega de factura por parte de los empresarios y profesionales en el ámbito mercantil, del régimen de sus actividades profesionales o a efectos de la defensa de los consumidores y usuarios.

Impuesto General Indirecto Canario e Impuesto sobre la Producción, los Servicios y la Importación en las Ciudades de Ceuta y Melilla

• En las operaciones sujetas al Impuesto General Indirecto Canario, las referencias hechas al IVA y al Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria o a esta última, deben entenderse hechas, en su caso, al Impuesto General Indirecto Canario y a la Administración tributaria canaria.
• En las operaciones sujetas al Impuesto sobre la Producción, los Servicios y la Importación, las referencias se entenderán hechas al citado tributo y a las autoridades locales de las Ciudades de Ceuta y Melilla. Lo anterior se entenderá sin perjuicio de la coordinación que resulte necesaria entre las citadas Administraciones.
• Las normas de gestión del Impuesto General Indirecto Canario determinarán las menciones específicas que deben contener las facturas o documentos sustitutivos que documenten las operaciones sujetas al impuesto, así como los requisitos de autorización para el cumplimiento de las obligaciones de expedir y conservar facturas o documentos sustitutivos realizadas por destinatarios o terceros establecidos fuera de las islas Canarias.
• En el supuesto contemplado dentro del régimen especial de las agencias de viajes del Impuesto General Indirecto Canario se podrá hacer constar en factura, a solicitud del destinatario y bajo la denominación "cuotas de IGIC incluidas en el precio", la cantidad resultante de multiplicar el precio total de la operación por dos y dividir por 100.

Facturación en las entregas de energía eléctrica

• Las entregas de energía eléctrica cuyas ofertas de venta y adquisición se hayan realizado a través del operador del mercado, deberán ser documentadas mediante facturas expedidas por dicho operador en nombre y por cuenta de las entidades suministradoras de la energía, en las que deberán constar todos los datos enumerados, con excepción de los relativos a la identificación del destinatario de la operación, que serán sustituidos por los de identificación del operador del mercado. Dicho operador deberá conservar el original de la factura expedida y remitir la copia al suministrador.
• El operador del mercado deberá expedir una factura por los citados suministros efectuados a cada adquirente de la energía, en la que consten todos los datos indicados, salvo los relativos a la identificación del expedidor, que serán sustituidos por los de identificación del operador del mercado. Dicho operador deberá conservar copia de tales facturas y remitir el original al destinatario de éstas.
• Los documentos que hayan de ser conservados por el operador del mercado tendrán la consideración de factura y quedarán a disposición de la Administración tributaria durante el plazo de prescripción para la realización de las comprobaciones que resulten necesarias en relación con los suministros reflejados en las correspondientes facturas.
• El operador del mercado deberá relacionar en su declaración anual de operaciones con terceras personas, las operaciones realizadas por los suministradores de energía eléctrica y por sus adquirentes, que hayan sido documentadas, indicando respecto de cada suministrador y de cada adquirente el importe total de las operaciones efectuadas durante el período a que se refiera la declaración, en la que se harán constar como compras las entregas de energía imputadas a cada suministrador y como ventas las adquisiciones de energía imputadas a cada adquirente.
• El operador del mercado deberá prestar su colaboración a la Administración tributaria proporcionando cualquier dato, informe o antecedente con trascendencia tributaria para el correcto tratamiento de dichas operaciones.

Facturación de determinadas prestaciones de servicios en cuya realización intervienen agencias de viajes que actúen como mediadoras en nombre y por cuenta ajena

1. Se expedirán las facturas que documenten las prestaciones de servicios en las que concurran los requisitos siguientes:
   1. Que consistan en prestaciones de servicios en cuya contratación intervengan como mediadores en nombre y por cuenta ajena empresarios o profesionales que tengan la condición de agencias de viajes.
   2. Que el destinatario de los referidos servicios sea un empresario o profesional, o una persona jurídica que no tenga dicha condición, y solicite a la agencia de viajes la expedición de la factura correspondiente a tales servicios.
   3. Que se trate de servicios de transporte de viajeros y de sus equipajes por vía aérea, respecto de los que la intervención de la agencia de viajes se realice a través del sistema electrónico de reservas y liquidación.
2. Dichas facturas deberán contener los datos o requisitos siguientes, sin perjuicio de la posibilidad de incluir cualesquiera otras menciones:
   • La indicación expresa de que se trata de una factura expedida por la agencia de viajes.
   • Los datos y requisitos que debe cumplir una factura. No obstante, como datos relativos al obligado a expedir la factura, se harán constar los relativos a la agencia de viajes, y no los correspondientes al empresario o profesional que presta el servicio a que se refiere la mediación.

   Las facturas expedidas deberán contener una referencia inequívoca que identifique todos y cada uno de los billetes que correspondan a los servicios de transporte documentados en ellas. Asimismo, estas facturas deberán expedirse en serie separada del resto.

3. Los servicios de mediación en nombre y por cuenta ajena relativos a los servicios de transporte de viajeros y de sus equipajes, que la agencia de viajes preste al destinatario de dichos servicios de transporte, podrán también ser documentados por la agencia mediante factura. En tal caso, en la correspondiente factura deberán figurar por separado los datos relativos al mencionado servicio de mediación que deban constar en factura.
4. La agencia de viajes podrá documentar en una misma factura expedida por ella servicios prestados por distintos empresarios o profesionales a un mismo destinatario en el plazo máximo de un mes.
5. Resultarán aplicables a las facturas expedidas por las agencias de viajes las previsiones para una factura.
6. Las agencias de viajes que expidan estas facturas deberán anotarlas en el libro registro de facturas expedidas. Tales anotaciones deberán realizarse de manera que los importes correspondientes a las operaciones puedan ser diferenciados de los importes correspondientes a los importes de los servicios y de los importes correspondientes a operaciones recogidas en otros documentos o facturas distintas.
7. Las agencias de viajes que expidan estas facturas deberán consignar la siguiente:
   1. En concepto de ventas, la información relativa a los servicios documentados mediante las referidas facturas, debidamente diferenciada.
   2. En concepto de compras, la información relativa a las prestaciones de servicios de transporte de viajeros y de sus equipajes por vía aérea, debidamente diferenciada.
8. Las agencias de viajes que expidan las facturas deberán prestar su colaboración a la Administración tributaria proporcionando cualquier dato o antecedente de trascendencia tributaria respecto de las prestaciones de servicios documentadas en aquéllas.