Reglamento de facturación

La obligación de generar una constancia documental de las operaciones sujetas al Impuesto sobre el Valor Añadido hace que se normalice y regule el formato que han de contener dichos documentos.

Así el documento que soporta la operación que devenga la liquidación del impuesto no es otro que la factura, documento que ha de cumplir con una serie de requisitos formales para ser considerada como tal. La normativa que regula los requisitos formales de una factura es la siguiente: Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que sustituya al anterior Real Decreto 1496/2003. Con las modificaciones introducidas por el Real Decreto 596/2016 de 2 de diciembre, para la modernización, mejora e impulso del uso de medios electrónicos en la gestión del IVA. Que entran en vigor a partir del 1 de julio de 2017.

1.- Supuestos de expedición de factura

Obligación de expedir factura (Art. 2)

1. Los empresarios o profesionales, están obligados a expedir factura y copia de ésta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad, incluidas las no sujetas y las sujetas pero exentas al Impuesto sobre el Valor Añadido - IVA - .

También deberán expedir factura y copia de ésta por los pagos recibidos con anterioridad a la realización de las entregas de bienes o prestaciones de servicios, por las que deba cumplirse esta obligación. No incluye las entregas de bienes exentas de IVA.

2. Deberá expedirse factura y copia de ésta:
1. Cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal, así como cualquiera otras en las que el destinatario lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
2. En las entregas de bienes destinados a otros Estados miembros de la Comunidad Europea.
3. En las entregas de bienes que sean sujeto de impuesto especiales.
4. En las entregas de bienes expedidos o transportados fuera de la Comunidad Europea, excepto las efectuadas en las tiendas libres de impuestos.
5. En las entregas de bienes que han de ser objeto de instalación y montaje antes de su puesta a disposición.
6. Aquellas en que los destinatarios sean personas jurídicas que no actúen como empresarios o profesionales.
3. Los sujetos pasivos por inversión del sujeto pasivo (regla especial que establece que los empresarios o profesionales para quienes se realicen las entregas de bienes o prestaciones de servicios serán sujetos pasivos cuando éstos se efectúen por personas o entidades no establecidas en el territorio de aplicación del impuesto) deberán expedir factura en las operaciones de las que sean destinatarios en las que sean sujetos pasivos del IVA. Esta factura se unirá al justificante contable (cualquier documento que sirva de soporte a la anotación contable de la operación) de cada operación.

Excepciones a la obligación de expedir factura (Art. 3)

1. No existirá obligación de expedir factura en las operaciones siguientes:
   1. Las exentas del IVA - Artículo 20 Ley del IVA - en operaciones interiores:
      • Servicios públicos postales.
      • Las prestaciones de servicios de hospitalización o asistencia sanitaria y las demás relacionadas directamente con las mismas.
      • La asistencia sanitaria a personas físicas por profesionales médicos o sanitarios.
      • Las entregas de sangre, plasma sanguíneo y demás fluidos, tejidos y otros elementos de cuerpo humano efectuadas para fines médicos.
      • Las prestaciones de servicios por estomatólogos, odontólogos, mecánicos dentistas y protésicos dentales, así como la entrega, reparación y colocación de prótesis dentales y ortopedias maxilares realizadas por los mismos.
      • Servicios prestados a sus miembros por uniones, agrupaciones o entidades autónomas, incluidas las Agrupaciones de Interés Económico constituidas exclusivamente por personas que ejerzan una actividad exenta o no sujeta al Impuesto que no genere derecho a la deducción del Impuesto del IVA.
      • Las entregas de bienes y prestación de servicios de la Seguridad Social en el cumplimiento de sus fines.
      • La prestación de servicios de asistencia social.
      • La educación.
      • Las clases a título particular prestadas por personas físicas sobre materias incluidas en los planes de estudios de cualquiera de los niveles y grados del sistema educativo.
      • Las cesiones de personal realizadas en el cumplimiento de sus fines - hospitalización, asistencia sanitaria, asistencia social y educación - por entidades religiosas.
      • Las prestaciones de servicios y las entregas de bienes accesorias a las mismas efectuadas directamente a sus miembros por organismos o entidades legalmente reconocidos que no tengan finalidad lucrativa, cuyos objetivos sean exclusivamente de naturaleza política, sindical, religiosa, patriótica, filantrópica o cívica.
      • Los servicios prestados a personas físicas que practiquen el deporte o la educación física.
      • La prestación de servicios culturales.
      • El transporte de enfermos o heridos en ambulancias o vehículos especialmente adaptados.
      • La prestación de servicios de seguro, reaseguro y capitalización.
      • La prestación de determinados servicios bancarios - la mayoría- .
      • Lotería, apuestas y juegos de organismos oficiales.
      • Arrendamientos de terrenos rústicos así como las construcciones que tengan en su interior destinados a el desarrollo de una explotación agraria.
      • Las segundas y ulteriores entregas de edificaciones.
      • Determinados arrendamientos.
      • La entraga de bienes utilizados por el transmitente en operaciones exentas de IVA.
      • Los servicios profesionales, incluidos aquellos en los que la contraprestación consiste en derechos de autor, prestados por artistas plásticos, escritores, colaboradores literarios, gráficos y fotográficos de periódicos y revistas, compositores musicales, autores de obras teatrales y de argumento, adaptación, guión y diálogos de las obras audiovisuales, traductores y adaptadores.
      • Las prestaciones de servicios y entrega de bienes realizada por partidos políticos para la financiación del cumplimiento de su finalidad.
   2. Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades a las que sea de aplicación el régimen especial del recargo de equivalencia. Excepto por las entregas de inmuebles sujetas y no exentas al Impuesto, donde se expedirá factura, en todos los casos.
   3. Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades por las que se encuentren acogidos al régimen simplificado del impuesto del IVA, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos y excepto en la transmisión de activos fijos.
   4. Las que autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria en relación con sectores empresariales o profesionales o empresas determinadas, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades empresariales o profesionales.
2. No estarán obligados a expedir factura los empresarios o profesionales por las operaciones realizadas en el desarrollo de las actividades que se encuentren acogidas al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca. En todo caso deberá expedirse factura por las entregas de inmuebles.
3. Tampoco estarán obligados a expedir factura los empresarios o profesionales por las operaciones realizadas en el desarrollo de las actividades que se encuentren acogidas al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

Facturas simplificadas (Art. 4)

1. La obligación de expedir factura podrá ser cumplida mediante la expedición de factura simplificada y copia de esta en cualquiera de los siguientes supuestos:
   
   1. Cuando su importe no exceda de 400 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido incluido.
   2. Cuando deba expedirse una factura rectificativa.
2. Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado anterior, los empresarios o profesionales podrán igualmente expedir factura simplificada y copia de ésta cuando su importe no exceda de 3.000 euros, IVA incluido, en las operaciones que se describen a continuación:
1. Ventas al por menor (entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional, sino como consumidor final de aquellos) incluso las realizadas por fabricantes o elaboradores de los productos entregados. No se reputarán ventas al por menor las que tengan por objeto bienes que por sus características objetivas, envasado, presentación o estado de conservación sean principalmente de utilización empresarial o profesional.
2. Ventas o servicios en ambulancia.
3. Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
4. Transportes de personas y sus equipajes.
5. Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y establecimientos similares, así como el suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto.
6. Servicios prestados por salas de baile y discotecas.
7. Servicios telefónicos prestados mediante la utilización de cabinas telefónicas de uso público, así como mediante tarjetas que no permitan la identificación del portador.
8. Servicios de peluquería y los prestados por institutos de belleza.
9. Utilización de instalaciones deportivas.
10. Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
11. Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
12. Alquiler de películas.
13. Servicios de tintorería y lavandería.
14. Utilización de autopistas de peaje.
3. Las que autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria en relación con sectores empresariales o profesionales o empresas determinadas, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades empresariales o profesionales.
4. La obligación de expedir factura no podrá ser cumplida mediante la factura simplificada en los supuestos que se citan en "la obligación de emitir factura", apartado 2) y en "las excepciones de expedir facturas".

Cumplimiento de la obligación de expedir factura o documento sustitutivo por el destinatario o por un tercero (Art. 5)

1. La obligación podrá ser cumplida materialmente por los destinatarios de las operaciones o por terceros. En estos casos, el empresario, profesional o sujeto pasivo obligado a la expedición de la factura será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones que se establecen.

   A partir de Julio de 2017, los que esten obligados a llevar el registro de facturación a través de la Sede electrónica de la Agencia Tributaria (Suministro Inmediato de Información o SII): los empresarios, profesionales o sujetos pasivos cuyo periodo de liquidación coincida con el mes natural (las grandes empresas con facturación superior a 6.010.121,04 € en el año anterior, grupos de IVA inscritos en el Registro de Devolución mensual del IVA), o porque voluntariamente hayan optado por la llevanza electrónica de los libros registro tienen que presentar una declaración censal comunicando:

   • Que han optado a que la factura la expida, los destinatarios de las operaciones o terceros.
   • La fecha a partir de la cual la ejercen.
   • Y, en su caso, la renuncia a la misma y la fecha de efecto.
2. Para que la obligación pueda ser cumplida materialmente por el destinatario de las operaciones que no sea sujeto pasivo del IVA, habrán de cumplirse los siguientes requisitos:
   1. Existir un acuerdo documentado por escrito entre el empresario o profesional que realice las operaciones y el destinatario de éstas, por el que el primero autorice al segundo la expedición de las facturas o documentos sustitutivos correspondientes a dichas operaciones. Este acuerdo deberá suscribirse con carácter previo a la realización de las operaciones, y en él deberán especificarse a que operaciones se refiere.
   2. Cada factura o documento sustitutivo así expedido deberá ser objeto de aceptación por parte del empresario o profesional que haya realizado la operación.
   3. El destinatario de las operaciones que proceda a la expedición de las facturas o documentos sustitutivos, deberá remitir una copia al empresario o profesional que las realizó en el plazo establecido para el envío de la factura o documento sustitutivo.
   4. La obligación de remitir la copia de la factura o documento sustitutivo podrá ser cumplida por cualquier medio y en particular por medios electrónicos. Las copias deberán ser aceptadas en el plazo de 15 días a partir de su recepción por el empresario o profesional que hubiese realizado las operaciones. Las facturas o documentos sustitutivos cuyas copias hubiesen sido rechazadas de forma expresa en el plazo antes indicado se tendrán por no expedidas.
   5. Estas facturas o documentos sustitutivos serán expedidos en nombre y por cuenta del empresario o profesional que haya realizado las operaciones que en ellos se documentan.
3. La obligación de expedir factura podrá ser cumplida por los empresarios, profesionales o sujetos pasivos del IVA mediante la contratación de terceros a los que encomienden la expedición de las facturas o documentos sustitutivos.
4. Cuando el destinatario de las operaciones o el tercero que expida las facturas o documentos sustitutivos no esté establecido en la Comunidad Europea, únicamente cabrá la expedición de facturas o documentos sustitutivos por el destinatario de las operaciones o por terceros previa autorización de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

2.- Requisitos de las facturas y de los documentos sustitutivos

Contenido de la factura (Art. 6)

1. Toda factura y sus copias contendrán los siguientes datos o requisitos, sin perjuicio de los que puedan resultar obligatorios a otros efectos y de la posibilidad de incluir cualesquiera otras menciones:
   
   1. Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa. Se podrán expedir facturas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen, entre otros supuestos, que el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones y realice operaciones de distinta naturaleza.

      Será obligatoria la expedición en series específicas de las facturas siguientes:

      • En los casos de inversión del sujeto pasivo, en las que constarán como datos del expedidor los del destinatario.
      • Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta.
      • Las rectificativas.
      • Las emitidas por los adjudicatarios de bienes y derechos en los procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa.
      • Las que se expidan conforme a lo previsto en el artículo 84, apartado uno, número 2.º, letra g), de la  Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.
      • Las que se expidan conforme a lo previsto en el artículo 61, apartado 2 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el  artículo 1 del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre.
   2. La fecha de su expedición.
   3. Nombre y apellidos, denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. Se consignarán como datos del expedidor los del sujeto pasivo destinatario de los bienes o servicios. Asimismo deberán constar los del proveedor.
   4. Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Comunidad Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura. será obligatoria la consignación del Número de Identificación Fiscal del destinatario en los siguientes casos:
      1. Que se trate de una entrega de bienes destinados a otro Estado miembro que se encuentre exenta.
      2. Que se trate de una operación cuyo destinatario sea el sujeto pasivo del Impuesto correspondiente a aquélla.
      3. Que se trate de operaciones que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto y el empresario o profesional obligado a la expedición de la factura haya de considerarse establecido en dicho territorio.
   5. Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. Cuando dispongan de varios lugares fijos de negocio, deberá indicarse la ubicación de la sede de actividad o establecimiento en los casos en que dicha referencia sea relevante para la determinación del régimen de tributación de las operaciones. Cuando el destinatario de las operaciones sea una persona física que no actúe como empresario o profesional, no será obligatoria la consignación de su domicilio.
   6. Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto; su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
   7. El tipo impositivo o tipos impositivos aplicados a las operaciones.
   8. La cuota tributaria que se repercuta deberá consignarse por separado.
   9. La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
   10. En el supuesto de que la operación esté exenta o no sujeta al IVA o de que el sujeto pasivo del IVA sea su destinatario, se deberá incluir en ella una referencia o indicación de que la operación está exenta o no sujeta o de que el sujeto pasivo del impuesto es el destinatario de la operación. Se aplicará asimismo cuando se documenten varias operaciones en una única factura y las circunstancias que se han señalado se refieran únicamente a parte de ellas.
   11. En las entregas de medios de transporte nuevos se deberá hacer constar en la factura, además de los datos y requisitos ya mencionados, sus características, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.
   12. En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, la mención "facturación por el destinatario" .
   13. En el caso de que el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención "inversión del sujeto pasivo".
   14. En caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, la mención "régimen especial de las agencias de viajes".
   15. En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, la mención "régimen especial de los bienes usados", "régimen especial de los objetos de arte" o "régimen especial de las antigüedades y objetos de colección".
   16. En caso de aplicación del régimen especial del criterio de caja, la mención "régimen especial del criterio de caja".
2. Deberá especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones que se documenten en una misma factura en los siguientes casos:
   1. Cuando se documenten operaciones que estén exentas o no sujetas al IVA y otras en las que no se den dichas circunstancias.
   2. Cuando se incluyan operaciones en las que el sujeto pasivo del IVA sea su destinatario y otras en las que no se dé esta circunstancia.
   3. Cuando se comprendan operaciones sujetas a diferentes tipos del IVA.
3. Los empresarios o profesionales que realicen las entregas subsiguientes a las adquisiciones intracomunitarias, deberán indicar expresamente en las facturas correspondientes a dichas entregas que se trata de una operación triangular o en cadena y consignar en ellas el número de identificación a efectos del IVA, con el que las realizan, así como el número de identificación a efectos del mencionado impuesto suministrado por el destinatario de la entrega subsiguiente. El Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria podrá autorizar, previa solicitud del interesado, que en la factura no consten todas las menciones, siempre y cuando las operaciones que se documenten sean entregas de bienes o prestaciones de servicios que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.

No obstante, dichas facturas deberán contener:

1. La fecha de su expedición.
2. La identidad del obligado a su expedición.
3. La identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados.
4. La cuota tributaria o los datos que permitan calcularla.
4. Únicamente tendrá la consideración de factura aquella que contenga todos los datos y reúna los requisitos mencionados anteriormente.

Contenido de las facturas simplificadas (Art. 7)

Sin perjuicio de los datos o requisitos que puedan resultar obligatorios a otros efectos y de la posibilidad de incluir cualesquiera otras menciones, todas las facturas simplificadas y sus copias contendrán los siguientes datos o requisitos:

1. Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas simplificadas dentro de cada serie será correlativa. Se podrán expedir tiques mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen:
   • Cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones.
   • Cuando realice operaciones de distinta naturaleza.
   • Las expedidos por los destinatarios de las operaciones o por terceros, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta.
   • Las rectificativas.

Cuando el empresario o profesional expida facturas simplificadas y facturas para la documentación de las operaciones efectuadas en un mismo año natural, será obligatoria la expedición mediante series separadas de unos y otras.

2. La fecha de su expedición.
3. La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
4. Número de Identificación Fiscal, así como el nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a su expedición.
5. La identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados.
6. Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, también la expresión "IVA incluido". Cuando una misma factura comprenda operaciones sujetas a diferentes tipos impositivos del Impuesto sobre el Valor Añadido deberá especificarse por separado, además, la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones.
7. Contraprestación total.
8. En caso de facturas rectificativas, la referencia expresa e inequívoca de la factura rectificada y de las especificaciones que se modifican.
9. En los supuestos en que la operación esté exenta de IVA, facturación por el destinatario, inversión en sujeto pasivo, régimen especial de las agencias de viajes, de bienes usados y criterio de caja, deberá hacerse constar las menciones referidas en las mismas.

Cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional y así lo exija, el expedidor de la factura simplificada deberá hacer constar, además, los siguientes datos:

1. Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, así como el domicilio del destinatario de las operaciones.
2. La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.

También deberán hacerse constar los datos referidos en el apartado anterior, cuando el destinatario de la operación no sea un empresario o profesional y así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.

Cuando el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria aprecie que las prácticas comerciales o administrativas del sector de actividad de que se trate, o bien las condiciones técnicas de expedición de las facturas simplificadas, recomienden la consignación de mayores o menores menciones de las señaladas en los apartados anteriores, podrá:

1. Exigir la inclusión de menciones adicionales a las señaladas en los apartados anteriores, sin que, en ningún caso, pueda exigirse más información que la que se expone en los requisitos de una factura.
2. Autorizar la expedición de facturas simplificadas que no incluyan el número, la fecha en que se haya efectuado la operación, tipo impositivo aplicado, contraprestación total y, en los supuestos de exención de IVA, hacer constar las menciones referidas en las mismas, siempre que, en los casos de omisión, se haga constar la cuota tributaria o los datos que permitan calcularla.

Los acuerdos a que se refiere este apartado deberán ser objeto de la debida publicidad por parte de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Medios de expedición de las facturas (Art. 8)

1. Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.
2. La autenticidad del origen de la factura, en papel o electrónica, garantizará la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura.
   La integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, garantizará que el mismo no ha sido modificado.
3. La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho.

   En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.

   Los referidos controles de gestión deberán permitir crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.