Provisión de fondos entregados para suplidos

Introducción

Como ya vimos en un artículo anterior sobre los anticipos de clientes, existen muchas confusiones a la hora de contabilizar las cantidades de dinero entregadas a otras empresas o profesionales en concepto de fianza, anticipo o depósito, por poner algunos ejemplos.

Por lo que primero debes identificar el caso en el que te encuentras para registrar correctamente el asiento contable de la entrega de efectivo y su fiscalidad.

Anticipo

Se tratan de pagos a cuenta del precio por una compraventa de bienes o prestación de servicios futuros, debe emitirse factura y se devenga IVA con la entrega de dinero al proveedor.

El Plan General de Contabilidad contempla la cuenta (407) Anticipos a proveedores para este fin, normalmente en efectivo y en concepto de "a cuenta" de suministros futuros. Figurará en el activo corriente del balance en el epígrafe "Existencias".

Provisión de fondos

Son cantidades de dinero necesarias para la ejecución de mandato entregadas al notario, abogado, gestor, asesor, procurador o cualquier otro profesional que realice pagos a nuestro nombre. Al realizar el depósito de fondos no se genera IVA al tratarse de suplidos, por lo que normalmente es suficiente con el justificante bancario para registrar contablemente esta provisión de fondos.

Dentro del grupo 55 , se utiliza la cuenta (554) Cuenta corriente con uniones temporales de empresas y comunidades de bienes , pudiendo reclasificarse como "Cuenta corriente de provisión de fondos para suplidos". El saldo deudor de esta cuenta figurará en el activo corriente del balance.

Depósito irregular

Es un tipo de contrato a través del cual una persona física o jurídica se compromete a la custodia de un dinero por encargo de otra e implica la facultad de disponer de este dinero y la obligación de devolver una cantidad igual a la recibida.

Figurará en el activo corriente del balance, en la cuenta (566) Depósitos constituidos a corto plazo.

Fianza

Una fianza se materializa en el efectivo entregado como garantía del cumplimiento de una obligación.

Se contabilizan en la cuenta (565) Fianzas constituidas a corto plazo y figurarán en el activo corriente del balance.

En este artículo vamos a intentar despejar las dudas para contabilizar correctamente la provisión de fondos que entrega la empresa al notario o cualquier otro profesional que realice gestiones (pagos) por nuestro mandato, recogido en la cuenta (554) Cuenta corriente de efectivo del Plan General de Contabilidad.

Si recurrimos al Plan General de Contabilidad apreciamos la siguiente descripción para la cuenta (554) Cuenta corriente con uniones temporales de empresas y comunidades de bienes :

"Definición: recoge los movimientos con las uniones temporales de empresas y comunidades de bienes en las que participe la empresa, derivados de aportaciones dinerarias, incluida la fundacional, devoluciones dinerarias de las uniones temporales de empresas, prestaciones recíprocas de medios, servicios y otros suplidos, y asignaciones de los resultados obtenidos en las mismas"

Y sus movimientos:

"Movimientos al debe: Se cargará por las remesas o entregas efectuadas por la empresa, con abono a las cuentas de los grupos 2, 5 y 7 que correspondan.

Movimiento al haber: Se abonará por las recepciones a favor de la empresa, con cargo a las cuentas de los grupos 2, 5 y 6 que correspondan"

En consecuencia, se debe utilizar la cuenta (554) Cuenta corriente de efectivo cuando se traten de suplidos, o cualquier otra cuenta similar que sirva para este fin y consideres que refleja mejor estas entregas de efectivo. Sin embargo, no se debe utilizar la cuenta (407) Anticipos a proveedores para suplidos, pues las entregas de dinero que recoge esta cuenta corresponden a la compra futura de bienes o prestaciones de servicios, devengando el IVA correspondiente sobre esas operaciones sujetas a este impuesto y reflejados en la correspondiente factura.

Como se desprende de la respuesta del ICAC a la consulta 1 de 1994 sobre la forma de contabilizar determinadas operaciones realizadas por cuenta de terceros ajenos a la empresa, cuya interpretación sigue vigente a día de hoy:

"Las operaciones realizadas por una empresa en ejecución de un mandato, o cualquier otra figura similar, no tienen, en principio, influencia en los resultados de la empresa mandataria, sin perjuicio de que si el servicio es retribuido, deberá contabilizarse el ingreso correspondiente.

Por ello, si la empresa realiza actividades por cuenta de otra, ya sea en su nombre o en nombre propio, sólo originará el registro contable de los movimientos de tesorería que pudieran producirse y, en su caso, el de contabilización del ingreso correspondiente a la retribución, ya sea en forma de comisión o cualquier otra figura similar, todo ello sin perjuicio de que si jurídicamente y en determinadas circunstancias pudieran derivarse responsabilidades directas al mandatario como consecuencia de la ejecución del mandato, debería contabilizarse la correspondiente provisión por el riesgo asumido en el desempeño de la actividad.

En relación con los aspectos contables, y en particular las cuentas a emplear en la contabilización de los movimientos de tesorería que se puedan producir, podrán utilizarse cuentas del subgrupo 55 contenido en la segunda parte del Plan General de Contabilidad. Con respecto a la contabilización de la retribución, si la empresa ejecutora del servicio realiza como actividad ordinaria servicios de esta naturaleza reflejarán sus ingresos en cuentas del subgrupo 70.

En relación con las provisiones a dotar en el caso de que su pudieran derivar responsabilidades el mandatario en la ejecución de la actividad, podrán utilizarse cuentas del subgrupo 49 para reflejar la provisión y cuentas de los subgrupos 69 y 79 para realizar respectivamente las dotaciones y desdotaciones a la misma."

Esta respuesta del ICAC está dirigida a las empresas que realizan los mandatos a nombre de terceros, por lo que no se deben confundir las cuentas que menciona con las que debe utilizar la empresa que entrega el dinero por adelantado, especialmente en el último párrafo, la de realizar una provisión por posibles futuras responsabilidades por el riesgo asumido.

Ejemplo
Contabilización