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Multas y sanciones de la Seguridad Social

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Multas y sanciones de la Seguridad Social

Introducción

En ocasiones –a veces más de las esperadas– durante el transcurso de la actividad económica de una pequeña y mediana empresa se reciben sanciones y multas por infracciones de diversa índole.

Por ejemplo, las relacionadas con tráfico por estacionar de forma incorrecta la furgoneta o vehículo comercial de la empresa, por exceso del límite de velocidad o por el uso del teléfono móvil mientras se conduce.

Sin olvidarnos de las temidas infracciones y sanciones de Hacienda por no pagar el IVA –que además de la sanción viene acompañada de recargos e intereses de demora– o incluso las relacionadas con las obligaciones formales, es decir, las que no tienen carácter pecuniario pero se establecen en relación a procedimientos tributarios impuestas a las empresas, como olvidarse de presentar una declaración censal o la obligación de documentar las operaciones vinculadas.

Con respecto a las obligaciones contables de la empresa, también constituyen infracciones no depositar las cuentas anuales en el plazo estipulado.

Incluso por el incumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales que afectan a todas las empresas españolas que tengan relación con personas físicas.

Este tipo de multas y sanciones penales y administrativas deben quedar reflejadas en la contabilidad de la empresa. Pero, ¿qué cuenta se utiliza con esta finalidad?

En este artículo vamos a intentar despejar las dudas para contabilizar correctamente el gasto en el que incurre la empresa para pagar las sanciones de la Seguridad Social impuestas durante el desarrollo normal y habitual de su actividad económica, recogido en la cuenta (678) Gastos excepcionales del Plan General de Contabilidad, así como desde el punto de vista fiscal.

Si recurrimos al Plan General de Contabilidad apreciamos la siguiente descripción para la cuenta (678) Gastos excepcionales :

"Definición: pérdidas y gastos de carácter excepcional y cuantía significativa que atendiendo a su naturaleza no deban contabilizarse en otras cuentas del grupo 6 o del grupo 8.

A título indicativo se señalan los siguientes: los producidos por inundaciones, sanciones y multas, incendios, etc."

Y sus movimientos:

"Movimientos al debe: se cargará, por gastos excepcionales."

En consecuencia, no se debe utilizar la cuenta (631) Otros tributos , pues las sanciones no son tributos, sino multas pecuniarias exigidas por el órgano competente –Hacienda, Ayuntamiento, etc.– por infringir el supuesto tipificado en las leyes en las que se basan –Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido o el texto refundido de la Ley sobre Tráfico, Circulación de Vehículos a Motor y Seguridad Vial, por ejemplo–.

En este artículo veremos el tratamiento contable de una sanción de la Seguridad Social que viene acompañada de su recargo y de los intereses de demora devengados.

Si tu interés se centra en el asiento contable de sanciones o multas de otra naturaleza, tienes a tu disposición los siguientes artículos relacionados –aunque no debes olvidar que se registran en la misma cuenta de gastos excepcionales–:

Ejemplo
Contabilización
    1. Fiscalidad de las sanciones de la Seguridad Social
    2. Contabilización de las sanciones de la Seguridad Social

Autor: NewPyme
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Ejemplo

A principios de junio, la empresa "ZYX, SL" recibe una notificación de la Seguridad Social en la que se le informa que ha sido sancionada por la Inspección de Trabajo por incumplir las normas de seguridad laboral para determinados puestos de trabajo dentro de la fábrica de la empresa, con el siguiente desglose por conceptos de la resolución del expediente:

  • Sanción: 3.000 €
  • Recargo: 600 €
  • Intereses de demora: 750 €
  • Total deuda con la Seguridad Social: 4.350 €

La empresa decide satisfacer el importe total dentro del plazo estipulado en la notificación.

Se pide:

Contabilizar lo que proceda a la recepción de la notificación de la Seguridad Social.

Contabilización

1. Fiscalidad de las sanciones de la Seguridad Social

Las sanciones de la Seguridad Social no son fiscalmente deducibles en el Impuesto sobre Sociedades, tal y como se recoge en el artículo 15 de la Ley 27/2014, del Impuesto sobre Sociedades.

La transcripción de este artículo es la siguiente:

"Artículo 15. Gastos no deducibles.

No tendrán la consideración de gastos fiscalmente deducibles:

  1. Los que representen una retribución de los fondos propios.
  2. Los derivados de la contabilización del Impuesto sobre Sociedades.
  3. Las multas y sanciones penales y administrativas, los recargos del período ejecutivo y el recargo por declaración extemporánea sin requerimiento previo.
  4. Las pérdidas del juego.
  5. Los donativos y liberalidades.
  6. (...)"

Entonces, puesto que se tratan de gastos fiscalmente no deducibles, ¿no se contabiliza el pago de la sanción de la Seguridad Social? El pago de una sanción de la Seguridad Social se debe registrar contablemente, pero deberán realizarse ajustes extracontables para calcular el resultado de la autoliquidación del modelo 200 del Impuesto sobre Sociedades.

Los recargos también constituyen gastos no deducibles en el Impuesto sobre Sociedades, por lo que procedería a realizar el mismo ajuste extracontable que para la sanción.

Con respecto a los intereses de demora, estos tienen la naturaleza de gastos financieros y se registrarán en la cuenta (669) Otros gastos financieros , por lo que se consideran como gastos deducibles.

2. Contabilización de sanciones de la Seguridad Social

Se recomienda crear una subcuenta dentro de la cuenta (678) Gastos excepcionales para reflejar contablemente las sanciones de la Seguridad Social, puesto que, como gasto fiscalmente no deducible, deberás realizar un ajuste positivo incrementando la base imponible en el importe de la sanción. Al tener estas subcuentas separadas las podrás identificar rápidamente para este propósito.

Sobre el tratamiento fiscal de esta diferencia permanente tienes ejemplos completos numéricos en nuestra guía de contabilización del Impuesto de Sociedades.

En la notificación vienen desglosados los conceptos, por lo que habría que registrarlos en sus cuentas correspondientes:

  1. Sanción de la Inspección de Trabajo, a la cuenta (678) Gastos excepcionales.
  2. Recargo de la sanción, a la cuenta (678) Gastos excepcionales.
  3. Interés de demora devengado, a la cuenta (669) Otros gastos financieros.

Contabilización de la liquidación del expediente de la Seguridad Social:

Debe Haber
3.600 (678) Gastos excepcionales
(3.000 + 600)
750 (669) Otros gastos financieros
a
(476) Organismos de la Seguridad Social, acreedores por expediente 4.350

Por el importe satisfecho dentro del plazo estipulado en la notificación:

Debe Haber
4.350 (476) Organismos de la Seguridad Social, acreedores por expediente
a
(572) Bancos c/c 4.350

Como ya habíamos indicado al principio de este artículo, recuerda que en todo caso las sanciones de la Seguridad Social y los recargos no son gastos deducibles fiscalmente en el Impuesto de Sociedades. Por consiguiente, debes realizar el ajuste por diferencias permanentes positivas al cierre del ejercicio.

Esto último es muy importante, pues se han dado casos de registrar mal o suministrar mal esta información de cara a la Agencia Tributaria, y más adelante recibir una sanción de Hacienda por incumplir con este deber (el de contabilizar correctamente las multas y sanciones con arreglo al Plan General de Contabilidad, el de realizar los ajustes extracontables necesarios para determinar el Impuesto sobre Sociedades y el de consignarlo en la casilla "gastos no deducibles" del modelo 200).

Si detectas que has cometido errores al contabilizar una sanción de la Seguridad Social podrás subsanarlos con la ayuda de un asesor contable y/o fiscal.

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