Guía de cuadernos o normas de la AEB - Cuaderno 43 de la AEB

Cuadernos o normas disponibles

Los cuadernos o normas más habituales son:

• Cuaderno 19 AEB, Adeudos por domiciliaciones en soporte magnético
• Cuaderno 32 AEB, Remesas de efectos en fichero informático de clientes a entidades financieras
• Cuaderno 34 AEB, Órdenes en fichero para la emisión de transferencias
• Cuaderno 34-1 AEB, Órdenes en fichero para transferencias de nóminas
• Cuaderno 43 AEB, Información normalizada de cuenta corriente
• Cuaderno 58 AEB, Créditos comunicados mediante fichero informático para su anticipo y gestión de cobro
• Cuaderno 67 AEB, Pago a Proveedores. Comunicación de datos relativos a cheques y pagarés de c/c emitidos directamente por clientes
• Cuaderno 67A AEB, Pago a Proveedores. Comunicación de datos relativos a cheques y pagarés de c/c emitidos por la entidad bancaria
• Cuaderno 68 AEB, Órdenes en fichero para emisión de pagos domiciliados

Normativa SEPA

• Cuaderno 19 - 14, Esquema Básico, COR1 o CORE: Adeudos SEPA en fichero electrónico TXT y XML
• Cuaderno 19 - 44, Esquema Empresas o B2B: Adeudos SEPA en fichero electrónico TXT y XML
• Cuaderno 19 - 14, Órdenes en fichero para emisión de transferencias SEPA - TXT y XML

5.- Cuaderno o Norma 43 AEB

El cuaderno 43 de la AEB es el cuaderno que regula y normaliza la transmisión de extractos de cuentas corrientes y pólizas de crédito. Este cuaderno, de gran utilidad para la realización de la conciliación bancaria, es también uno de los más olvidados y menos utilizado en el ámbito de la empresa.

5.1.- Principales características

5.1.1.- Tipología de las cuentas que admiten dicho formato para la transmisión de información

• Cuentas corrientes y de crédito ordinarias
• Cuentas centralizadas

Así mismo el fichero admite la transmisión de información complementaria sobre el movimiento de tal modo que se incluyan determinadas informaciones pactadas entre el cliente y la entidad bancaria.

5.1.2.- Organización de la información contenida

El fichero puede estar estructurado de distinta forma, en función de la entidad bancaria, si bien todas estas modalidades de estructuración de la información están recogidas en el cuaderno. En este sentido el usuario se puede encontrar con las siguientes modalidades:

• En cada fichero se refleja información relativa a una única cuenta, bien como un único bloque de información bien estando dividida la información por días, esto es, un bloque de información para cada día. En este caso es evidente que en el fichero se recoge la información que la cuenta ha generado en varios días.
• El fichero contiene información relativa a todas las cuentas con las que opera le empresa y que mantiene abiertas en la entidad bancarias. En este caso la información relativa a cada cuenta esta agrupada en un único bloque de información.

5.1.3.- Estructura de los bloques de información

El tipo de registros que contiene el fichero son los siguientes:

• Cabecera de cuenta
• Principal de movimientos (obligatorio)
• Complementarios de conceptos, hasta un máximo de 5 registros opcionales y uno complementario de información de equivalencia del importe del apunte (opcional)
• Final de cuenta
• Final de fichero

5.1.4.- Información contenida en los registros más importantes

Cada registro lleva codificadas distintas informaciones así los más importantes son los siguientes:

• Cabecera de cuenta
  En este registro se detalla información relativa a la cuenta, incluyendo de forma codificada la siguiente información: clave de la entidad, clave de oficina, número de cuenta, fecha inicial de movimientos, fecha final de movimientos, tipología del saldo inicial debe o haber, importe saldo inicial, divisa en la que está denominado el saldo inicial.
  
• Principal de movimientos
  En este registro se detallan los datos más importantes de cada uno de los apuntes registrados en la cuenta. La información que contiene dicho registro es la siguiente: libre, clave de oficina origen del apunte, fecha operación, fecha valor, concepto común - código estándar de la AEB que sirve para codificar el concepto - , concepto propio - código propio de cada entidad financiera utilizado para la codificación del concepto - , tipología del importe del apunte debe o haber, importe del apunte, número de documento, referencia1 y referencia 2.
  
• Complementarios de conceptos
  Cada movimiento puede ir complementado con una serie de registros complementarios donde se introducen más datos sobre dicho apunte. Estos registros son opcionales pudiendo ser utilizados o no por la entidad a la hora de construir el fichero.
• Final de cuenta
  En este registro se realiza un resumen de la información que contiene el fichero. Así pues en este registro se codifica la información relativa al número de movimientos remitidos, total al debe y haber de la cuenta así como el saldo final resultante.

5.2.- Ventajas para la empresa

Se trata de un cuaderno o norma bancaria muy útil para la empresa puesto que elimina o ayuda a realizar algunas de las labores más tediosas en la gestión de una empresa como es la realización de la conciliación bancaria. La conciliación bancaria no es más que verificar que las operaciones realizadas en las distintas cuentas bancarias de la empresa son las que se corresponden con su actividad. Ésta labor puede agilizarse enormemente con la utilización de extractos bancarios normalizados en formato digital.

5.3.- Desventajas para la empresa

Estas las podemos encontrar dentro de tres frentes distintos:

• Formación del personal interno, es evidente que la utilización de ficheros informáticos facilita enormemente el tratamiento de la información así como facilita los procesos de archivo, búsqueda y organización de los apuntes bancarios. Sin embargo el cambio de un procedimiento de trabajo requerirá de un proceso de adaptación y formación del personal implicado.
• Implantación de nuevas herramientas informáticas, disponer de toda la información digitalizada y normaliza nos permite tratarla de forma automática por lo que es evidente que acabaremos implantando nuevas herramientas que nos permitan gestionar dicha información de forma eficaz.
• Desconocimiento por parte de los empleados de la sucursal, todas las entidades están tratando de reducir sus costes, siendo evidente que cuando una empresa obtiene de forma autónoma sus extractos bancarios la entidad se acerca una poquito más a dicho objetivo. Sin embargo lo anterior no es óbice para que los procedimientos de activación de dicho servicio en ocasiones sean lentos y farragosos. Así se dan casos en los que el empleado de la sucursal desconoce la existencia del cuaderno o cómo se activa el servicio al cliente.

5.4.- Los juegos de códigos propios

El cuaderno 43 se utiliza para la normalización de extractos bancarios, sin embargo no toda la información remitida en el cuaderno está codificada de forma idéntica por todas las entidades financieras. De hecho, se puede decir que el detalle del concepto es codificado de forma distinta por cada entidad financiera. Esto aparentemente entra en contradicción con la filosofía del cuaderno, sin embargo para solucionar este problema cada entidad financiera ha desarrollado lo que se denomina "cuaderno de códigos propios" o "juego de códigos propios". En este cuaderno se especifica la codificación exacta de cada concepto utilizado por la entidad. Para hacerse una idea de la importancia de dicho cuaderno tan sólo hay que comparar el grado de codificación de la AEB, Asociación Española de la Banca. Así la codificación de todos los conceptos que puede tener un movimiento bancario la realiza la AEB con poco más de una decena de códigos, mientras que un cuaderno de códigos propios estándar puede superar los 300 códigos. Si pensamos que por cada código obtenemos un concepto de movimiento diferente se hace evidente la necesidad de dichos juegos de códigos propios, para la descodificación exhaustiva de los ficheros de movimientos.

5.5. Implantación del cuaderno 43 de la AEB en la empresa

Esquemas gráficos de la operatoria habitual:

1. Utilización de extractos bancarios no normalizados
2. Utilización de extractos bancarios normalizados

Por otra parte antes de realizar un cambio en los procedimientos de trabajo de la empresa lo más habitual es tratar de cuantificar si dichos cambios van a lograr las mejoras esperadas. Normalmente dichas mejoras vienen de la mano de la reducción de costes y por consiguiente del incremento de la competitividad de la empresa. En esta línea de pensamiento le proponemos un pequeño ejercicio que le permitirá cuantificar el coste que supone a su empresa la utilización de documentación no normalizada, bien sea en soporte físico (extractos tradicionales en papel) o magnético (ficheros informáticos no normalizados).

5.5.1.- Activación del servicio por parte de la entidad

Una vez tomada la decisión de utilizar extractos normalizados deberá verificar que dicho servicio está activo en todas y cada una de las entidades con las que opera, o por lo menos en aquellas que soporten el 80 % de su operatoria bancaria.

Cuanto comunique su decisión a las entidades con las que opera se podrá encontrar con las siguientes situaciones:

1. Es cliente de banca electrónica - banca por internet - y dicho servicio ya se encuentra disponible en el sitio web de su entidad, por lo que tan sólo ha de solicitar los extractos que desea descargar. Esta es la opción con la que por defecto se deberían encontrar todos los usuarios de banca de empresas por internet.
2. Es cliente de banca de empresas por internet pero dicho servicio no está estandarizado en el sitio web de la entidad y por tanto se lo han de activar. En este caso lo ideal es que el proceso de activación se pueda realizar a través del propio sitio web, en caso contrario lo más probable es que se tenga que dirigir a su sucursal, donde se encontrará con los siguientes escenarios:
   1. Los empleados de la sucursal bancaria conocen el servicio y en cuestión de minutos han procedido a su activación.
   2. A los empleados de la sucursal les suena a chino, han de llamar a servicios centrales, el sistema informático no permite una activación desde la sucursal y han de comunicar y autorizar dicho servicio desde los servicios centrales. Estas no deberían producirse en ningún caso, y mucho menos en el siglo XXI pero por desgracia se producen.

5.5.2.- Qué herramienta informática utilizar

Dada la finalidad del cuaderno 43, recepción de extractos bancarios, tan sólo nos debemos preocupar de una parte del proceso, esto es, la decodificación de la información. Esta característica hace que, a priori, podamos utilizar cualquier aplicación que posteriormente nos permita entender el contenido del fichero. Además es seguro que cada entidad bancaria con la que operemos dispondrá de su propio programa para la interpretación del cuaderno 43 y que seguramente nos lo regalarán. Sin embargo antes de decantarse por un programa u otro, sería aconsejable que realizara las siguientes reflexiones:

1. Número de entidades bancarias con las que opera y distribución de su negocio bancario. Así cuando la empresa opera con varias entidades bancarias no destacando ninguna de ellas sobre las demás la utilización de una programa informático distinto para cada entidad puede hacer que una buena parte de la competitividad generada por la utilización de extractos normalizados la pierda al tener que implantar tres o cuatro programas informáticos distintos. Otro inconveniente de la desagregación de la información, es la dificultad que añade para la realización de búsquedas, comparaciones o informes sobre su operatoria bancaria.
2. Capacidad de actuación sobre el extracto que tiene la aplicación ofertada por cada entidad bancaria. Es evidente que una buena parte del incremento de competitividad que conseguimos con la utilización de extractos normalizados viene producida como consecuencia de la agilización del proceso de conciliación bancaria. Así, es de gran importancia, que la herramienta elegida permita realizar búsquedas, listados, aplicar filtros y ordenaciones con facilidad y de forma configurable.

Dependiendo de las anteriores reflexiones nos decantaremos por la utilización de una única herramienta, en este caso dicha herramienta tendrá un coste, o bien por la utilización de una herramienta distinta para cada entidad.

5.5.3.- Formación

Si bien la utilización de extractos bancarios normalizados genera indudables ventajas e incrementos en los niveles de eficacia de la administración de la empresa, también es cierto que inicialmente se producirán errores y por tanto las personas implicadas en dicho proceso deberán adquirir los conocimientos necesarios para manejar con agilidad la herramienta elegida y poder obtener de ella los mayores frutos.