Guía de cuadernos o normas de la AEB

Se trata de protocolos de comunicación electrónica de operaciones bancarias normalizados para todas las entidades. Así existen cuadernos para la remisión de remesas de recibos, recepción de extractos bancarios, pago de nóminas, etc. En detalle:
1.- ¿Qué son?
2.- ¿Para que sirven?
  2.1.- Ejemplos
3.- Operativa
  3.1.- Contratación o alta en el servicio
  3.2.- Utilización
4.- Cuadernos o normas disponibles
5.- Cuaderno o Norma 43 AEB
  5.1.- Principales características 
  5.2.- Ventajas para la empresa
  5.3.- Desventajas para la empresa
  5.4.- Los juegos de códigos propios
  5.5.- Implantación del cuaderno 43 de la AEB en la empresa

1.- ¿Qué son?

Los Cuadernos o Normas AEB, Asociación Espanola de la Banca, son una serie de normas o protocolos comunes a todas las entidades bancarias que operan en nuestro país y que fijan las características de los ficheros informáticos emitidos o recibidos por una entidad financiera.

2.- ¿Para que sirven?

La utilidad de los Cuadernos o Normas de la AEB estriba en la posibilidad de establecer procedimientos automáticos para el tratamiento de la información relativa a distintos productos y servicios bancarios utilizados habitualmente en el entorno empresarial. De este modo y puesto que las características de los ficheros son comunes para todas las entidades bancarias que operan en nuestro país se pueden desarrollar aplicaciones o programas informáticos que permitan procesar la información contenida en dichos ficheros de forma automática y por tanto generan importantes ahorros de tiempo.

2.1.- Ejemplos

2.1.1.- Recepción de movimientos bancarios ó extractos bancarios

Tradicionalmente una de las labores realizadas de forma cotidiana en todas las empresas es la comprobación de los movimientos bancarios realizados en cada una de las cuentas bancarias con las que opera la empresa. Cotidianamente dicha comprobación o verificación se realiza consultando los sitios Web de las entidades financieras, lo que evita tener que realizar desplazamientos a la sucursal, generándose importantes ahorros de tiempo. Sin embargo todavía son pocas las empresas que utilizan como medio de recibir sus extractos bancarios ficheros normalizados bajo el Cuaderno o Norma 43 de la AEB, utilizando para la administración contable de la cuenta bancaria impresiones de pantalla o los extractos físicos remitidos por la entidad. Esta situación hace que si bien obtenemos un ahorro de tiempo a la hora de consultar el saldo de la una determinada cuenta el proceso de administración y conciliación de las cuentas bancarias se siga realizando y consumiendo los mismos recursos que cuando no existía la banca electrónica. Sin embargo la utilización de extractos normalizados permite agilizar los procesos de administración, conciliación y control de las cuentas bancarias obteniendo la empresa importantes ahorros de tiempo y por tanto de costes en la realización de los mencionados procesos.

2.1.2.- Emisión de transferencias

En la actualidad la realización de una transferencia bancaria se realiza habitualmente a través de Internet lo cual agiliza enormemente el proceso. Así cuando tenemos que realizar una única transferencia el proceso anterior es eficaz, sin embargo cuando tenemos que realizar cien transferencias pierde toda su eficacia. Ante esta situación y de cara a facilitar dichos procesos la AEB definió o estableció en su día las características que debía tener un fichero informático que contuviera una lista de órdenes de pago o transferencias. Así bajo el estándar del Cuaderno o Norma 34 de la AEB el programa de pagos a proveedores o de nóminas de la empresa puede generar un fichero que posteriormente será transmitido a la entidad bancaria de tal modo que en cuestión de minutos podamos transmitir toda la información que precisa la entidad para su realización.

3.- Operativa

3.1.- Contratación o alta en el servicio

1. Alta en la operatoria a través de Internet. Lo ideal es que utilicemos Internet como canal de transmisión y recepción de los ficheros bancarios, por lo que en primer lugar deberemos contratar el servicio de banca por Internet. Lo habitual es que dicho servicio sea gratuito y para ello tan sólo se deberá presentar en la entidad la persona o personas apoderadas de la empresa para así obtener las distintas claves de acceso y firmas digitales.
2. Una vez que hemos obtenido las claves de acceso al sitio web de la entidad bancaria en Internet deberemos solicitar el alta en cada uno de los cuadernosbancarios o normas de la AEB que deseamos poder utilizar. En función del tipo de cuaderno que deseemos utilizar deberemos firmar documentos ó pólizas de garantías adicionales. Por ejemplo en el caso de que solicitemos el alta en el Cuaderno o norma 58 de la AEB, anticipo de créditos comerciales, deberemos tener firmada con la entidad financiera una póliza de garantías. Sin embargo en el caso de que tan sólo deseemos utilizar el Cuaderno o Norma 43 de la AEB, recepción de movimientos o apuntes de cuentas corrientes y de crédito, no será necesario el establecimiento de garantía alguna.

3.2.- Utilización

Así una vez que nos hemos dado de alta en el servicio y cuaderno que deseamos utilizar los pasos serán los siguientes:

1. Generación del fichero
2. Transmisión del fichero
3. Firma del fichero

3.2.1.- Generación del fichero

Para la generación de un fichero que cumpla con el estándar de un determinado cuaderno o norma bancaria podremos utilizar programas informáticos propios o bien utilizar los medios establecidos o facilitados

1º- Caso de utilizar programas informáticos facilitados por la entidad bancaria

• Ventajas: La compatibilidad con la entidad bancaria es total.
  Suelen ser gratuitos, los proporciona la entidad bancaria para así facilitar el que sus clientes utilicen soportes electrónicos para la transmisión de datos.
• Desventajas: Es posible que la compatibilidad con los programas informáticos utilizados por la empresa, principalmente programas de contabilidad, facturación y pagos, no sea factible. En este caso el ahorro de tiempo y costes que supone la utilización de dichos cuadernos puede verse absorbido por un incremento en los tiempos administrativos utilizados para trasladar la información desde unos programas a otros.
  Por otra parte lo normal es que una empresa utilice los servicios de varias entidades bancarias por lo que podría acabar utilizando varios programas que si bien realizan la misma función cada uno es específico de una entidad bancaria distinta.

2º- Utilizar programas informáticos estándar

• Ventajas: Con una sola aplicación informática puede generar los ficheros bancarios que precisa, con independencia de la entidad de destino del fichero. Es este caso se pueden dar dos situaciones. Que el programa utilizado por la empresa en las labores de facturación o gestión disponga de una utilidad que permita generar los cuadernos bancarios. O por el contrario disponer de programas específicos para la generar y procesar los distintos cuadernos bancarios. Compatibilidad con todas las entidades bancarias, puesto que dichos programas están pensados para generar y procesar ficheros estándar habitualmente son compatibles con cualquier entidad bancaria con la que opere su empresa.
• Desventajas: En cualquiera de las modalidades descritas anteriormente tienen coste. Es posible que haya que realizar personalizaciones o se produzcan pequenas incompatibilidades. Por ejemplo en el caso del Cuaderno ó Norma 43 de la AEB es preciso disponer de los ficheros de códigos propios de cada entidad para realizar una interpretación completa del fichero.
  
  

3.2.2.- Transmisión del fichero

Esta es la parte más sencilla de todo el proceso, de hecho existen pocas opciones para su realización.

1. A través de Internet, el fichero no pasa a ningún soporte físico, sino que directamente es transmitido desde el disco duro de nuestro ordenador al servidor u ordenador central de la entidad vía Internet. Evidentemente este es el canal más rápido ya que todo el proceso se puede completar en cuestión de minutos.
2. Mediante soportes físicos, en este caso el fichero es copiado en un soporte físico ( disquete, CD, cinta,...) y posteriormente dicho soporte es enviado a la entidad, normalmente a la sucursal donde la empresa tiene sus cuentas bancarias, quién a su vez lo remite a sus servicios centrales para que estos lo procesen. Es por tanto un sistema más eficaz que el anterior.

3.2.3.- Firma del fichero

En este caso nos vamos a centrar en la operatoria vía Internet, debido a que si en lugar de transmitir un fichero presentamos un soporte físico en la sucursal esté irá acompanado del correspondiente documento donde autorizamos a la entidad a realizar las operaciones que se describen en el fichero.

Cuando se transmiten ficheros vía Internet estos han de ser firmados por el apoderado de la empresa y de hecho aquí es donde se puede perder toda la eficacia que se ha adquirido previamente. En estos casos nos encontramos con dos situaciones radicalmente distintas:

1. El proceso de transmisión y firma se encuentra unificado

   En estos casos lo que sucede es que la única persona autorizada para acceder al sitio web de la entidad bancaria es la persona que está apoderada en la cuenta, de hecho, la entidad no ha separado los procesos de transmisión y firma y por tanto siempre ha de ser la persona apoderada quien se conecte a la entidad para poder transmitir los ficheros.

   Puesto que habitualmente la persona apoderada en la cuenta bancaria coincide con el gerente de la empresa y por tanto es quien tiene clave de acceso al sitio de internet de la entidad, es él quién debe realizar el proceso administrativo de transmitir los ficheros o bien dar a conocer sus claves al personal de administración para que sea este quién realice el proceso. Es evidente que esta opción entorpece todo el proceso, pues si el gerente ha de realizar el proceso de transmisión se convierte en administrativo, perdiendo un tiempo precioso. Mientras que si por el contrario da a conocer sus claves al personal administrativo de hecho está ascendiendo a dicho personal a gerente. Lo curioso es que si bien toda la banca electrónica y por ende la utilización de cuadernos bancarios se ha pensado para agilizar las relaciones banco empresa lo cierto es que en muchos casos la entidad no ha previsto que lo habitual es que el proceso se realice por varias personas con distintos grados de responsabilidad.

   En ocasiones se percibe claramente que el proceso o servicio se ha disenado más pensando en la eliminación de costes de la entidad financiera que en la eliminación de costes de la empresa. En estos casos no se ha tenido en cuenta el hecho de que normalmente las labores administrativas las realizan personas distintas a las personas que disponen de firma ante la entidad financiera.

2. Los procesos de transmisión y firma se pueden completar por separado

   En este caso la entidad bancaria ha previsto distintos niveles de acceso a su sitio web para una misma empresa. Así al igual que en una sucursal bancaria no es habitual que el cajero tenga capacidad para realizar un descubierto a un cliente mientras que el director de la sucursal si, cada uno dispone de un nivel de acceso al sistema diferenciado. En el caso de la banca electrónica la entidad ha previsto que existan distintos niveles de acceso a su sistema por parte del personal de la empresa. Así se pueden establecer niveles básicos que por ejemplo permitan la realización de consultas así como la recepción y transmisión de ficheros, mientras que un nivel más avanzado permite determinar quién tiene acceso a cada uno de los servicios así como quién debe de autorizar la emisión de transferencias, anticipo de créditos, etc.

   En este caso lo habitual es que los ficheros una vez transmitidos a la entidad bancaria quedan allí depositados a la espera de que la persona con firma de la empresa los verifique y autorice la ejecución de las operaciones que se detallan en ellos. De esta forma el gerente o apoderado de la empresa tan sólo debe autorizar las operaciones sin tenerse que preocupar de las labores administrativas que conllevan.