Guía de contabilidad para torpes - Estructura del cuadro de cuentas

3.4.2 Distribución de la información en las cuentas contables

En función de la masa patrimonial a la que afectan

• Son cuentas de activo las que reflejan los derechos y bienes que posee la empresa, por ejemplo, créditos a terceros, (derecho de cobro), material de oficina (bienes de la empresa) y las existencias que tiene la empresa en el almacén para su venta (bienes).
• Son cuentas de pasivo las que reflejan obligaciones que tiene la empresa con terceros, por ejemplo, deudas a proveedores (obligaciones de pago).
• Son cuentas de patrimonio neto aquellas en las que reflejamos los ingresos o los gastos que afectan al patrimonio de la empresa, como puede ser el cobro de una subvención, la plusvalía generada en la venta de un activo, etc.

En función de la tipología de la información que almacenan

• Grupo 1 Financiación básica
  Se integran en el todas las cuentas relativas a la financiación a largo plazo (superior a un año) de la empresa, bien sea mediante aportaciones de los socios, capital social, beneficios no distribuidos, reservas, o financiación de terceros cuyo vencimiento es superior al ejercicio económico de la sociedad.
• Grupo 2 Inmovilizado
  Se encuentran aquí las cuentas que detallan la información sobre los bienes y derechos que tiene la empresa que no son consumidos, esto es, que se adquieren con el propósito de mantenerlos en la empresa porque son necesarios para el desarrollo de su actividad y sufren de depreciación a lo largo del tiempo. Por ejemplo, los muebles de una oficina, la maquinaria, los créditos que pueda emitir la empresa a terceros, fianzas, la pérdida de valor de los bienes no consumidos a lo largo del tiempo (amortización), etc.
• Grupo 3 Existencias
  En este grupo se encuentran las cuentas donde detallamos la información relativa a las materias primas, productos terminados, semiterminados y demás componentes implicados en un proceso de producción.
• Grupo 4 Acreedores y deudores por operaciones comerciales
  Se encuentran las cuentas donde detallamos las obligaciones y derechos de la empresa originados por su actividad comercial así como por sus obligaciones sociales y fiscales.
  Por ejemplo: proveedores, clientes, las cuentas con la Hacienda pública...
  
• Grupo 5 Cuentas financieras
  En este grupo se encuentran las cuentas relativas a la tesorería y financiación a corto plazo de la empresa. En estas cuentas se registran las entradas y salidas de dinero en la empresa como consecuencia de su actividad comercial, a esto se le llaman derechos y obligaciones financieras a corto plazo (menos de un año).
  Por ejemplo: préstamos, provisiones, créditos a corto plazo, pagos y cobros en caja o en la cuenta corriente del banco, etc.
• Grupo 6 Compras y gastos
  Bajo este epígrafe se encuentran las cuentas en las que se reflejan las compras y gastos que son necesarios para llevar a cabo la actividad de la empresa.
  Ejemplo: compras de existencias, gastos por arreglos en las instalaciones, gasto por alquiler de oficina, servicios profesionales, bancarios, etc.
• Grupo 7 Ventas e ingresos
  Bajo este grupo se contabilizan las ventas e ingresos que tiene la empresa.
  Ejemplo: los ingresos originados como consecuencia de su actividad comercial, los ingresos extraordinarios que no tengan nada que ver con la actividad de la empresa, beneficios financieros o los excesos de las provisiones que realizaron en el pasado.
• Grupo 8 Gastos imputados al patrimonio neto
  En este nuevo grupo se detallan las cuentas utilizadas para reflejar aquellos hechos que disminuyen el patrimonio neto de la empresa, es decir, son gastos que afectan directamente al patrimonio de la empresa.
• Grupo 9 Ingresos imputados al patrimonio neto
  Y en este otro nuevo grupo, se encuentran las cuentas utilizadas para reflejar los incrementos que se pueden producir en el patrimonio de la empresa.

En la siguiente infografía dispones de un cuadro resumen del funcionamiento del cuadro de cuentas

• Balance de Situación, utilizando la información detallada en los grupos 1 hasta el 5 incluidos podremos construir un Balance de Situación, esquema que muestra la situación de derechos y obligaciones a los que tiene que hacer frente la empresa.
• Cuenta de Pérdidas y Ganancias, en este caso utilizando la información detallada en las grupos 6 y 7 la cuenta de pérdidas y ganancias nos muestra el resultado económico de la actividad realizada.
• Estado de patrimonio, se trata de un informe que muestra la situación del patrimonio de la empresa utilizando para ello la información detallada en los grupos 8 y 9.

El cuadro de cuentas definido en el Plan General de Contabilidad no es un elemento inmutable e inamovible de hecho existen adaptaciones del mismo en función del tamaño de la empresa.

Por ejemplo el Plan de Contabilidad en su versión Pymes omite los grupos 8 y 9, a la vez que en las adaptaciones sectoriales se realizan modificaciones en el cuadro de cuentas para que se pueda dar cabida a las peculiaridades que tiene el registro contable de algunas actividades económicas; caso de las constructoras, inmobiliarias, etc.