Todas las sociedades tienen la obligación cada año de presentar sus libros contables en el Registro Mercantil de su domicilio social.
El tiempo para presentarlos y legalizarlos es hasta 4 meses desde producirse el cierre del ejercicio económico de la empresa (finales de abril).
Los libros que se presenten en blanco cuya legalización hubiera sido anterior a los días finales de abril no están sujetos a plazo porque el contenido que se debe anotar en ellos se entiende cómo legalizado.
Todas las sociedades mercantiles tienen la obligación de legalizar
en el Registro Mercantil los siguientes libros oficiales:
Libro de Actas - Artículo 106 del Real Decreto 1784/1996 de 19 de Julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil
Libro diario
Inventario y cuentas anuales
Si se encuentran en estimación directa simplificada del IRPF, deberán llevar Libros Fiscales, sin ser necesaria
la llevanza de los de Comercio:
- Libro facturas emitidas
- Libro facturas recibidas
- Libro registro de bienes de inversión
- Si se encuentran en estimación directa y si se dedican a una actividad industrial,
comercial o de servicios.
Libros oficiales obligatorios:
- Libro diario
- Inventario
- cuentas anuales
- Empresarios individuales acogidos al Régimen de Estimación Directa Simplificada
del IRPF:
- Libro registro de ventas e ingresos.
- Libro registro de compras y gastos.
- Libro registro de bienes de inversión.
- Empresarios individuales acogidos al Régimen de Estimación Objetiva del
IRPF:
No están obligados a llevar libro alguno, si bien deben conservar los justificantes de sus operaciones. No obstante, si aplican deducción por amortizaciones, debe llevar un libro de Registro de Bienes de Inversión.
- Libro Diario
- Libro Mayor
- Libro facturas emitidas
- Libro facturas recibidas
- Libro de socios - Artículo 27.3 del Código de Comercio
- Libro de actas
- Inventario y cuentas anuales
Libros oficiales obligatorios: el diario, el inventario,
las cuentas anuales, el libro de socios y el libro de actas
Nota:
Las sociedades limitadas unipersonales (un solo socio), además
deberán legalizar un libro de registro de contratos.
- Libro Diario
- Libro Mayor
- Libro facturas emitidas
- Libro facturas recibidas
- Libro de acciones nominativas - Artículo 27.3 del Código de Comercio
- Libro de actas
- Inventario y cuentas anuales
Libros oficiales obligatorios: el diario, el inventario,
las cuentas anuales, el libro de acciones nominativas y el libro de actas
Existen diferentes maneras y soportes para presentar los libros oficiales al Registro Mercantil.
Mediante la encuadernación de las hojas
Para evitar que puedan perderse folios o sustituirse, con un folio en blanco delante y los siguientes numerados correlativamente.
No puede haber espacios en blanco. Si los hubiera, tendrían que anularse.
Folios en blanco
Esto se realiza con los libros oficiales que se presenten a legalizar antes de ser usados.
Deben estar unidos y numerados correlativamente.
Una vez legalizados, se tendrán que anotar en los folios en blanco las anotaciones contables.
Es obligatoria esta forma de legalizar, con los libros de actas y registro de la sociedad.
En soporte digital
Mediante programas informáticos que tengan esta utilidad, presentando el cd con la información grabada en el registro mercantil.
De forma telemática (vía Internet)
La elaboración de los ficheros se realiza a través de los programas contables que dispongan de tal utilidad o bien a través del programa legalia (que puede bajarse de la página web del Registro Mercantil).
Personación física
Se puede optar entre presentar los libros físicamente (en folios) o bien en soporte digital (elaborado mediante los programas contables que posean esa utilidad o mediante la elaboración de los mismos utilizando el programa legalia).
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