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Funcionamiento de una cuenta contable

Las cuentas actúan como el cajón en el que depositamos cada uno de los sucesos económicos acaecidos en la empresa.

En la siguiente infografía se explican los principales conceptos que se han de tener en cuenta para utilizar correctamente una cuenta contable.

Para más información consulte la guía de contabilidad para no contables
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Infografía sobre conceptos básicos de contabilidad Conceptos básicos de contabilidad: funcionamiento de una cuenta plangeneralcontable.com (216) Mobiliario (216) Mobiliario (216) Mobiliario (216) Mobiliario (570) Caja efectivo (570) Caja efectivo (570) Caja efectivo (570) Caja efectivo (570) Caja efectivo (700) Venta de mercaderías (700) Venta de mercaderías (511) Proveedores de inmovilizado a c/p (511) Proveedores de inmovilizado a c/p (511) Proveedores de inmovilizado a c/p (511) Proveedores de inmovilizado a c/p (572) Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros (572) Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros (572) Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros (600) Compras de mercaderías (400) Proveedores (472) IVA soportado Logotipo de Facebook seguido del texto Síguenos en Facebook www.facebook.com/AreaDePymes Infografía realizada por Newpyme para www.plangeneralcontable.com

Conceptos básicos de contabilidad: funcionamiento de una cuenta

En detalle:
  1. Debe y haber
   1.1. Cuentas de activo
   1.2. Cuentas de pasivo
  2. Cargo y abono (izquierda y derecha)
   2.1. Cargar en una cuenta
   2.2. Abonar en una cuenta
   2.3. Cuentas de activo
   2.4. Cuentas de pasivo
  3. Principio de partida doble
  4. Saldo de una cuenta
  5. Cierre de una cuenta

1. Debe y haber

Toda cuenta tiene dos zonas para anotar los movimientos producidos, debe y haber. Se representa en forma de "T".

1.1. Cuentas de activo

  • Las cuentas de activo recogen los bienes y derechos.
  • Aumentarán su valor mediante anotaciones en el debe (izquierda).
  • Disminuirán su valor mediante anotaciones en el haber (derecha).
Debe Haber
Aumentarán su valor mediante anotaciones en el debe (izquierda)
 
Disminuirán su valor mediante anotaciones en el haber (derecha)

Ejemplo 1
Compramos una fotocopiadora por 300 euros. Una fotocopiadora es un activo porque es un bien que adquiere la empresa pasando a formar parte de su patrimonio.
El asiento que refleje esta adquisión será:

Debe Haber
300 ( 216 ) Mobiliario
a
( 570 ) Caja efectivo 300

En el Mayor anotaremos:

( 216 ) Mobiliario
Debe Haber
300  

( 570 ) Caja efectivo
Debe Haber
  300

Ejemplo 2
Nuestra empresa se dedica a la venta de ordenadores, vendemos uno por valor de 600 euros. Se trata de un activo porque es una existencia que tenemos en la empresa y procedemos a venderla.
El asiento que refleje esta venta será:

Debe Haber
600 ( 570 ) Caja efectivo
a
( 700 ) Venta de mercaderías 600

En el Mayor anotaremos:

( 700 ) Venta mercaderías
Debe Haber
  600

( 570 ) Caja efectivo
Debe Haber
600  

1.2. Cuentas de pasivo

  • Las cuentas de pasivo recogen las obligaciones y deudas.
  • Disminuirán su valor o deuda mediante anotaciones en el debe (izquierda)
  • Aumentarán su valor o deuda mediante anotariones en el haber (derecha)
Debe Haber
▼Deuda Disminuirán su valor mediante anotaciones en el debe (izquierda)
 
Aumentarán su valor mediante anotaciones en el haber (derecha) ▲Deuda

Ejemplo 1
Compramos una fotocopiadora por 300 euros a nuestro proveedor, pagándola más adelante. Si una compra no la pagamos en el momento, adquirimos una obligación, esto es, un pasivo.
El asiento que refleje esta deuda/obligación será:

Debe Haber
300 ( 216 ) Mobiliario
a
( 511 ) Proveedores inmovilizado a c/p 300(1)

En el Mayor anotaremos:

( 216 ) Mobiliario
Debe Haber
300  

( 511 ) Proveedores c/p
Debe Haber
  300(1)

Ejemplo 1.2 (continuación)
Cuando le paguemos al proveedor desaparecerá el compromiso de pago, por lo tanto, el pasivo creado en el haber (parte derecha) deberá aminorarse por el debe (parte izquierda) por el mismo importe.
El asiento que refleje la liquidación de la deuda será:

Debe Haber
300(2) ( 511 ) Proveedores inmovilizado a c/p
a
( 572 ) Banco c/c 300

En el Mayor anotaremos:

( 511 ) Proveedores c/p
Debe Haber
300(2) 300(1)

( 572 ) Banco c/c
Debe Haber
  300

2. Cargo y abono (izquierda y derecha)

Toda cuenta tiene dos partes, el lado del debe (izquierdo) y el lado del haber (derecho). Es decir, una cuenta puede incrementar o aminorar su saldo según las operaciones que se realicen. Estos aumentos o disminuciones tienen un nombre, cargo y abono.

2.1. Cargar en una cuenta

  • Registrar una operación en el debe de la citada cuenta.
  • Cargar, "con cargo a la cuenta"...
Cuenta
Debe Haber
X  

2.2. Abonar en una cuenta

  • Registrar una operación en el haber de la citada cuenta.
  • Abonar, "con abono a la cuenta"...
Cuenta
Debe Haber
  X

2.3. Cuentas de activo

Las cuentas de activo recogen los bienes y derechos.

Debe Haber
Aumentarán su valor mediante cargos en el debe (izquierda)
 
Disminuirán su valor mediante abonos en el haber (derecha)

2.4. Cuentas de pasivo

Las cuentas de pasivo recogen las obligaciones y deudas.

Debe Haber
▼Deuda Disminuirán su valor mediante cargos en el debe (izquierda)
 
Aumentarán su valor mediante abonos en el haber (derecha) ▲Deuda

Ejemplo
Vamos a ver un ejemplo con la cuenta de caja donde se van a reflejar los cobros y pagos en metálico.

  1. Tenemos inicialmente en caja 1.300 euros: cargamos 1.300(1) euros en el debe.
  2. En enero pagamos 1.000 euros: abonamos 1.000(2) euros por el haber.
  3. En febrero cobramos 500 euros: cargamos 500(3) euros en el debe.
  4. En marzo pagamos 700 euros: abonamos 700(4) euros por el haber.
  5. En abril cobramos 350 euros: cargamos 350(5) euros en el debe.
( 570 ) Caja efectivo
Debe Haber
1.300(1)
500(3)
350(5)
1.000(2)
700(4)

3. Principio de partida doble

  • Este principio sirve para equilibrar el balance y para controlar si el registro de las operaciones contables se realiza de forma adecuada.
  • En toda operación contable (asiento) resultan afectadas dos o más cuentas contables.
  • La suma de los importes al debe equivalen a la suma de los importes al haber.

Ejemplo
Nuestra empresa realiza una compra de mercaderías por valor de 1.000 euros + IVA (21%).
El asiento que refleje esta compra de mercaderías será el siguiente:

Debe Haber
1.000 ( 600 ) Compra mercaderías
210 ( 472 ) IVA soportado
a
( 400 ) Proveedores 1.210
  • Vemos que el principio de partida doble se ha cumplido
  • La suma de los importes al debe es 1.210 euros y los del haber 1.210 euros.
  • En la operación de compra de mercaderías han resultado afectadas tres cuentas: la de compras, la del IVA y la del proveedor.

4. Saldo de una cuenta

Diferencia existente entre las sumas del debe (izquierda) y las sumas del haber (derecha) de una cuenta.

Tipo de saldo Definición Cuentas de activo Cuentas de pasivo
Saldo deudor Suma debe > Suma Haber Nos deben/realizable Nos deben la diferencia*.
Saldo acreedor Suma Debe < Suma Haber Debemos la diferencia* Debemos la diferencia
Saldo cero Suma Debe = Suma Haber Cuenta saldada, cerrada, saldo cero
*Que se produzca esta situación no es lo habitual.

Ejemplo
Nuestra empresa ha liquidado unos pagos con varios proveedores a los que debía compras pasadas:

  • El saldo inicial que tenía el banco era de 3.000 euros.
  • Los pagos han sido de 1.000 euros, 2.500 euros, 900 euros y 500 euros.

Estos pagos en el libro mayor de la cuenta de crédito del banco se reflejarán de esta forma:

( 572 ) Banco c/c
Debe Haber
3.000 1.000
2.500
900
500

El total del debe es de 3.000 euros y es inferior al total en el haber, que es de 4.900 euros. Por lo que el saldo acreedor será la diferencia: 4.900 - 3.000 = 1.900 euros.

En el caso particular de nuestro ejemplo, lo que refleja el saldo de la cuenta es un descubierto bancario, es decir, hemos pagado más dinero a través de la cuenta del que hemos ingresado.

5. Cierre de una cuenta

Para cerrar y saldar una cuenta en contabilidad, habrá que igualar la cuantía total anotada en el Debe y el Haber para que lo que una vez calculada la diferencia entre ambas partes del mayor la anotaremos en la columna de menor importe de tal modo que la diferencia posterior entre Debe y Haber sea cero.

Para cerrar y saldar una cuenta contable:
  1. Calcular la diferencia entre Debe y Haber.
  2. Anotar la diferencia en la columna de menor importe.
  3. De es forma Debe = Haber. Se le denomina cuenta saldada, cuenta cerrada o saldo cero.

Ejemplo
Si una cuenta tiene anotados en el debe 50 euros y en el haber 200 euros, tendrá saldo acreedor. Para saldar la cuenta habrá que llevar la diferencia entre el debe y el haber al lado del debe.
Haber - Debe = 200 - 50 = 150 euros, importe a consignar en la columna del Debe.

Nombre cuenta
Debe Haber
50
150*
200

*Lo que acabamos de hacer es cerrar la cuenta, para ello hemos apuntado la diferencia entre el debe y el haber de la cuenta en la columna de menor cuantía, de tal forma que la diferencia posterior sea cero.

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