Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil - Regulación, obligados y composición de las cuentas anuales

¿Cómo está regulada la obligación de depositar en el Registro Mercantil las cuentas anuales?

Esta obligación de las empresas de presentar sus cuentas anuales en el registro mercantil esta regulada a través de distintas normas y organismos encargándose cada uno de ellos de un determinado aspecto:

1. Artículos 34 al 49 del Código de Comercio, normativa que determina qué documentos integran las “cuentas anuales” de la empresa, su contenido y procedimiento de elaboración. Regula también las circunstancias por las que un grupo de empresas esta obligado a presentar cuentas anuales consolidadas, así como sus características y contenido.
2. Artículos 365 al 377 del Reglamento del Registro Mercantil, a través de esta normativa se fija quién, cuándo y qué documentación se ha de presentar en el Registro Mercantil acompañando a las cuentas anuales.
3. Título VII de la Ley de Sociedades de Capital - Las cuentas anuales, al igual que el Reglamento del Registro Mercantil determina los obligados y plazos de presentación de las cuentas anuales en el registro mercantil así como el régimen sancionador en caso de falta de presentación.
4. Diversa normativa generada por el Ministerio de Justicia destacando las órdenes Orden JUS/206/2009 – modificada por la Resolución de la Dirección General de Registros y Notariado de 28 de febrero de 2011 (BOE 14-03-2011) -  y Orden JUS/1291/2009 que regulan los modelos y procedimientos habilitados por el Registro Mercantil para la presentación de las cuentas anuales.
5. Real Decreto 1159/2010 de 17 de septiembre por la que se aprueban las normas para la formulación de cuentas anuales consolidadas y se modifica el Plan General de Contabilidad.
6. Resolución del Instituto de Contabilidad y Auditorías de Cuentas de 29 de diciembre de 2010, sobre la información a incorporar en la "memoria".
7. Orden JUS/1698/2011, de 13 de junio (BOE 20/06/2011) por la que se aprueba el modelo para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales consolidadas.
8. Real Decreto 602/2016, de 2 de diciembre (BOE 17/12/2016), modifica el Plan General de Contabilidad, el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y las normas de formulación de las Cuentas Anuales Consolidadas.
9. Orden JUS/794/2021, de 22 de julio, por la que se aprueban los nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación.

¿Quiénes están obligados a depositar las cuentas anuales?

Los administradores de sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualquier otra empresa que en virtud de la ley vigente esté obligada a dar publicidad a sus cuentas anuales.

Esta obligación también alcanza a las sociedades extranjeras que tengan abierta sucursal en territorio español.

¿Qué documentos debemos depositar en el Registro Mercantil?

Deberemos presentar en el Registro Mercantil de la provincia en la que radique el domicilio social de la empresa los siguientes documentos, en función de las características de la empresa:

1. Instancia de presentación de las cuentas anuales.
2. Hoja de datos generales de identificación, aplicación de resultados y período medio de pago a proveedores.
3. Declaración medioambiental.
4. Modelo de autocartera.
5. Las cuentas anuales de la empresa:
   • Balance de situación.
   • Cuenta de pérdidas y ganancias.
   • Estado de cambios en el patrimonio neto.
   • Estado de flujos de efectivo (sólo es obligatorio para empresas que cumplimentan el modelo normal de balance).
   • Memoria.
6. Certificación de la aprobación de las cuentas anuales, conteniendo la aplicación de resultados.
7. Informe de gestión (solo para empresas que cumplimentan el modelo normal de balance).
8. Informe de auditoría, cuando la sociedad esté obligada a auditarse o si la minoría lo solicitase*.
9. Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas.

Obligación de realizar auditoría sobre las cuentas anuales de la empresa

La obligatoriedad de que las cuentas anuales de la empresa deban o no auditarse depende de las características de la misma, de tal modo que dependiendo del tamaño de la misma la empresa podrá o no estar obligada a la designación de un auditor externo y al depósito del preceptivo informe de auditoría.

En función de su capacidad para formular el Modelo abreviado del Balance de Situación

Una empresa no estará obligada a someterse a auditoría contable cuando pueda formular el Modelo Abreviado del Balance de Situación. Para ello la empresa no deberá superar los siguientes límites:

Total activo inferior a 4.000.000 € Volumen de operaciones inferior a 8.000.000 € Plantilla media inferior a 50 trabajadores

En función de la evolución de su actividad durante dos ejercicios consecutivos

Por otra parte en la Ley de Sociedades del Capital se exceptúa a las empresas de la designación de un auditor externo cuando durante dos ejercicios consecutivos concurran al menos dos de las circunstancias siguientes:

Total activo inferior a 2.850.000 € Importe neto la cifra de negocios no supere 5.700.000 € Plantilla media durante el ejercicio sea inferior a 50 trabajadores