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Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil  - Dónde, cuándo, cómo ...

¿Dónde se han de depositar las cuentas anuales?

El Registro Mercantil conpetente para recepcionar las cuentas anuales de la empresa es aquel que se corresponda con el domicilio social de la sociedad.

¿Cuándo se han de depositar las cuentas anuales?

Las empresas obligadas al depósito de las cuentas anuales deberán cumplir con esta obligación en el plazo de un mes a partir de la aprobación de las cuentas de la empresa.
Esto hace que, en la práctica, y dado que la gran mayoría de las empresas han fijado como ejercicio económico el año natural, y a su vez las empresas disponen de un plazo de 6 meses para la aprobación de sus cuentas anuales que en la mayoría de los casos el período voluntario para el depósito en el Registro Mercantil concluya el 30 de Julio.

¿Qué hace el Registro Mercantil con las cuentas anuales?

Una vez presentadas las cuentas anuales si detecta algún error nos lo comunicará mediante escrito en el plazo de 15 días, pudiendo la empresa presentar recurso o realizar la subsanación del error puesto de manifiesto.

En caso de que la calificación sea favorable el registrador procederá al registro de nuestras cuentas anuales siendo remitidas al Registro Mercantil Central para su publicación el BORME – Boletín Oficial del Registro Mercantil de España- indicando si se han presentado en tiempo y forma.

¿Cuánto tiempo se conservan en el Registro Mercantil las cuentas anuales de una empresa?

El Registro Mercantil conservará obligatoriamente durante seis años, desde la fecha del anuncio de su depósito en el Boletín Oficial del Registro Mercantil, las cuentas anuales depositadas por cada empresa.
De esto se deduce que cualquiera podrá consultar las cuentas anuales depositadas por una empresa durante de los 6 ejercicios precedentes al actual.

¿Qué sucede si no se depositan las cuentas anuales?

  • En enero de cada año, los registradores mercantiles remiten a la Dirección General de Registros y del Notariado quién a su vez lo comunica al Ministerio de Economía y Hacienda una relación de las sociedades que no han presentado las cuentas anuales.
  • En febrero de cada año, la Dirección General de los Registros y del Notariado, trasladará al ICAC el listado de empresas que no han cumplido con la obligación de presentar sus cuentas anuales para proceder al inicio del correspondiente expediente sancionador.

La sanción por no cumplir con la obligación de presentación de las cuentas anuales está comprendida entre los 1.202 € y los 60.000 €.

Cuando la sociedad o el grupo de sociedades tengan un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 € el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 €.

Si las cuentas anuales son depositadas con anterioridad al inicio del expediente sancionador, la sanción impuesta se reducirá en un 50 % y se aplicará en su grado mínimo.

Estas infracciones prescriben a los tres años.

Si transcurre un año desde la fecha de cierre del ejercicio económico sin que se haya practicado el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas se procederá al cierre del registro para dicha empresa.

En la mayoría de los casos si una empresa no ha depositado las cuentas anuales de un ejercicio a 30 de Junio del ejercicio siguiente se producirá el cierre registral.
Por cierre registral se entiende la imposibilidad de inscripción en el registro de documento alguno, salvo los relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales y liquidadores, revocación de poderes o renuncia de apoderados, escrituras de disolución y nombramiento de liquidadores y cualquier otro asiento que ordene la Autoridad judicial o administrativa.

Este cierre registral persistirá hasta que se practique el depósito de las cuentas pendientes o se acredite la falta de aprobación de dichas cuentas por la Junta General de la empresa.

Procedimiento para el depósito de las cuentas anuales

Puesto que la gran mayoría de las empresas de nuestro país son pequeñas y medianas empresas lo más habitual es que presenten cuentas anuales abreviadas, pudiéndolo hacer de dos maneras diferentes:

  1. Telemáticamente,  para ello se ha de ser usuario abonando del Colegio de Registradores y disponer de un certificado digital reconocido, entre otros el emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (CERES) o el DNI electrónico que emite la Dirección General de la Policía.

    Para la generación de los ficheros pertinentes podemos utilizar el programa D2 que puede obtener a través de la página web http://www.registradores.org

    Este aplicativo te permite realizar una presentación directa de los ficheros generados en el registro mercantil, sin tener que conectarnos a la página web sino simplemente desde del menú "Formulario -> Presentación depósito digital" que tiene una interfaz muy sencilla.

    Tanto los ficheros generados y presentados como el justificante de la realización del depósito se archivan por defecto en el directorio "C:\Users\Public\Documents\D2\Empresa\Envio".

  2. Depósito en CD ó DVD, en el caso de la presentación en soporte digital puede utilizar el programa facilitado por el Registro Mercantil pero recuerde que además de la instancia ha de generar, imprimir y firmar la huella digital correspondiente a los ficheros que componen las cuentas anuales de la empresa.
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