Contabilización nómina con vehículo de empresa

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Contabilización nómina con vehículo de empresa

En muchas empresas para el desarrollo del puesto de trabajo se proporciona un coche a los empleados. En estos casos se pueden producir dos situaciones:

  • El coche de la empresa no se encuentra a disposición del empleado fuera del horario de trabajo. En ese caso no se puede computar ningún tipo de retribución en especie.
  • El coche se encuentra a disposición del empleado fuera del horario de trabajo. Es en este caso donde la Hacienda Pública presupone que dicho acceso al vehículo, se utilice o no, es retribución en especie y por tanto será tenida en cuanta para el cálculo del rendimiento neto del trabajo, retenciones a cuenta, etc.

En cuanto a la Seguridad Social indicar que en el caso de que se entienda que nos encontramos ante una retribución en especie, su cuantía se integrará al 100 % en la base de cotización incidiendo en la cuantía de los costes sociales tanto a cargo del trabajador como de la empresa.

Autor: NewPyme
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Regulación en el IRPF del coche de empresa

En el caso de utilización o entrega de vehículos automóviles, la retribución en especie se valorará de acuerdo con las siguientes reglas:

  • En el supuesto de entrega, el coste de adquisición para el pagador, incluidos los tributos que graven la operación.
  • En el supuesto de uso, el 20% anual del coste a que se refiere el párrafo anterior. En caso de que el vehículo no sea propiedad del pagador, dicho porcentaje se aplicará sobre el valor de mercado que correspondería al vehículo si fuese nuevo.
  • En el supuesto de uso y posterior entrega, la valoración de esta última se efectuará teniendo el valor neto del vehículo, valor a nuevo menos las amortizaciones practicadas a razón del 20 % anual.
  • En el caso de vehículos que pertenezcan a empresas que tengan como actividad habitual la cesión de uso de vehículos automóviles, la valoración no podrá ser inferior al precio ofertado al público del servicio de que se trate.
La valoración de la retribución en especie podrá reducirse hasta un 30% cuando se trate de vehículos considerados eficientes energéticamente.

Asignaciones para gastos de locomoción

Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto, en las siguientes condiciones e importes:

Cuando el empleado o trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.

En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.

Cálculo y contabilización de la nómina

Contabilizamos el sueldo de un trabajador en el mes de enero. De la nómina y los documentos de cotización de la seguridad social podemos extraer la siguiente información:

  • Retribución dineraria: 2.300,00 €
  • Retención a cuenta IRPF: 22 %
  • Retribución en especie:
    • Vehículo a disposición del empleado fuera del horario de trabajo.
    • Valor a nuevo 25.000 €
    • Determinación distribución uso del vehículo:
      • Jornada laboral horas año: 1.750 horas
      • Horas año: 24 x 365 = 8.760 horas
      • Horas uso profesional, retribución en especie: 1.750 / 8.760 = 20 %
      • Horas uso personal: 100 % - 20 % = 80 %
    • Valoración anual: valor vehículo x % valoración rendimiento fiscal x % uso personal = 25.000 € x 20% x 80% = 4.000 €.
    • Valoración mensual: 4.000 € / 12 = 333,33 €
    • Dado que la valoración de la retribución en especie ha de incluir la retención a cuenta del IRPF tendremos: 333,33 x 1 + 22% = 406,66 €
  • Gastos de locomoción de 95 €, y ha realizado 500 Km. dentro de su actividad laboral. Dado que los gastos de locomoción liquidados al empleado no superan el importe de 0,19 €/Km. dicha cuantía no se considera retribución en especie.
Debe Haber
2.300 ( 640 ) Sueldos y salarios
406,66 ( 649 ) Otros gastos sociales
887,78 ( 642 ) Seguridad social a cargo de la empresa
a
( 476 ) Organismos de la S.S. acreedores 1.060,83
( 4751 ) HP, retenciones practicadas 595,97
( 755 ) Ingresos por servicios al personal 333,33
( 572 ) Banco 1.604,64

La cuenta 755 Ingresos por servicios al personal , la utilizamos para evitar la doble contabilización del gasto de la retribución en especie, pues, si no lo hiciéramos nos encontraríamos con que se duplicaría el gasto de la empresa, una primera con la contratación o compra del producto o servicio prestado al empleado y una segunda vez en el momento en que se contabilizaran dichos productos o servicios como retribución en especie del trabajo.

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