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Contabilización nómina con seguro médico privado

Contabilidad a fondo

Nóminas, retribuciones no salariales y personal

Contabilización nómina con seguro médico privado

Autor: NewPyme

En muchas empresas es muy habitual la contratación de un seguro médico privado tanto para los trabajadores como para sus familiares. Esto se debe a que:

Si bien se trata de una retribución más para el trabajador, esta está exenta de tributación en el IRPF siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos en la Ley del IRPF - Art. 46 Reglamento - , NO constituyendo retribución en especie para el trabajador.
Para la empresa es un gasto deducible como cualquier otro.

Normativa fiscal y social

Si la empresa hace al trabajador un seguro de salud este sólo deberá tributar si la cuantía anual excede de los 500€ por beneficiario con un máximo de 1.500 € anuales por unidad familiar. Los beneficiarios del seguro pueden ser: el propio trabajador, su cónyuge y sus descendientes. Además, no se exige que los descendientes convivan con el trabajador, ni es necesario que el seguro le cubra a él (la exención es aplicable aunque los beneficiarios del seguro sólo sean su cónyuge y sus descendientes).

Este es un gasto fiscalmente deducible, como un gasto social en la declaración del Impuesto de Sociedades, por lo tanto, sobre el coste o la cuantía del seguro se ahorrará el 25% de las cuantías sociales.

Hay que destacar que si bien dicha retribución está exenta de tributar en el IRPF forma parte de la base de cotización a la Seguridad Social y por tanto computa en el cálculo de las cuotas a la Seguridad Social por cuenta del trabajador y de la empresa.

Contabilización

Partimos del salario de un empleado con los siguientes datos:

Salario bruto: 1.750,00 €
Base de cotización a la Seguridad Social: 1.750,00 €
S.S a cargo del trabajador: 112,00 €
S.S a cargo de la empresa: 574,00 €
Retenciones IRPF: 15% - 262,50 -

La empresa decide contratar un seguro médico a favor de sus empleados y familiares directos, prorrateando la prima del mismo en cada una de las nóminas de los trabajadores, siendo la prima anual de 1.200 € por empleado.

Hay que recordar que puesto que la prima del seguro contratado es inferior a los límites establecidos en el IRPF para ser considerada retribución en especie, no incrementaremos su valor en el importe de las retenciones a cuenta.

Datos finales de la nómina de cada empleado:

Salario bruto: 1.750,00 €
Seguro médico - : 1.200,00 € / 12 = 100 €
Base de cotización a la Seguridad Social: 1.850,00 €
S.S a cargo del trabajador: 118,40 €
S.S a cargo de la empresa: 606,80 €
Retenciones IRPF: 15% - 262,50 -

Hay que tener presente que para que la percepción esté exenta en el IRPF la empresa ha de declararla como tal en el resumen anual de retribuciones a los trabajadores, modelo 190 de la Agencia Tributaria.

Registro contable

a) Contabilización del devengo de la nómina del trabajador

Debe

Haber

1.750	(640) Sueldos y salarios
100	(649) Otros gastos sociales

(476) Organismos de la S.S. acreedores	118,40
(4751) HP, retenciones practicadas	262,50
(755) Ingresos por servicios al personal	100
(465) Remuneraciones pendientes de pago	1.369,10

La cuenta (755) Ingresos por servicios al personal nos permite anular el efecto del doble gasto que supondría en la contabilidad de la empresa la contabilización por un lado de la póliza del seguro médico y por otro su aplicación a cada trabajador en su nómina.

b) Asiento contable devengo de los seguros sociales a cargo de la empresa

Debe

Haber

606,80

(642) Seguros sociales a cargo empresa

(476)Organismos de la S.S. acreedores

606,80

c) Liquidación de la nómina al trabajador

Debe

Haber

1.369,10

(465)Retribuciones pendientes de pago

(572) Organismos de la S.S. acreedores

1.369,10

d) Liquidación de los seguros sociales a la seguridad social

Los seguros sociales tanto a cargo de la empresa como a cargo del trabajador se liquidan a mes vencido desde sus devengo. Así los seguros sociales correspondientes al mes de enero se liquidarán a la Seguridad Social a finales del mes de Febrero.

Debe

Haber

725,2

(476) Seg. Social Acreedora Seg. Sociales Empresa + Trabajador

(572)Bancos C. Corriente

725,2

e) Liquidación de las retenciones a cuenta del IRPF

Debe

Haber

262,50

(4751) H.P. Acreedora por retenciones IRPF

(572) Organismos de la S.S. acreedores

262,50

La liquidación de las retenciones a cuenta del IRPF de los trabajadores se realizará mediante la presentación del modelo 115, bien con carácter mensual o trimestral en función del tamaño de la empresa.

Asientos y procedimientos contables relacionados

Casos y dudas planteadas por la comunidad

Seguro médico pagado por la empresa y descontado al trabajador

Una empresa paga un seguro médico privado y posteriormente descuenta una parte en nómina.

Si el pago lo realiza la empresa por cuenta del trabajador, puede registrarse inicialmente como anticipo o saldo a recuperar en (460) Anticipos de remuneraciones, cancelándolo cuando se descuenta en nómina. Si la empresa asume el coste como beneficio social, el gasto suele registrarse en (649) Otros gastos sociales.

Seguro médico como retribución en especie

Se pregunta si el seguro médico privado debe tratarse como retribución en especie.

Cuando la empresa paga la póliza en favor del trabajador o de sus familiares, puede existir retribución en especie. En IRPF existe una exención para primas de seguro de enfermedad dentro de los límites legales por persona asegurada, con límites superiores en caso de discapacidad.

Nómina con seguro médico exento

La nómina incluye seguro médico reconocido como salario en especie y dentro del límite exento.

Aunque esté exento de IRPF hasta el límite aplicable, debe reflejarse correctamente en la nómina y en la contabilidad. El asiento puede combinar el gasto de personal o gasto social, las retenciones en (4751), la Seguridad Social en (476), el líquido en (465) y el saldo frente al trabajador si una parte se le repercute.

Seguro médico de algunos trabajadores

Se consulta cómo registrar los gastos de personal cuando la empresa paga un seguro médico solo a parte de la plantilla.

Debe documentarse la política retributiva y revisar si existe retribución en especie, ventaja exenta o importe sujeto. Contablemente se registra según la naturaleza del gasto, normalmente como gasto social o remuneración, sin perder de vista su tratamiento fiscal y laboral.

Retribución en especie e ingreso a cuenta

El caso de administradores o trabajadores con cuotas o beneficios asumidos por la sociedad exige separar la retribución en especie del ingreso a cuenta.

El ingreso a cuenta puede repercutirse al perceptor o ser asumido por la empresa. Esa decisión modifica el neto de la nómina y la contabilización, pero en todo caso debe quedar identificado el valor de la especie, la retención o ingreso a cuenta y el importe satisfecho por la sociedad.

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