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Contabilización nómina con dietas

Contabilidad a fondo

Nóminas, retribuciones no salariales y personal

Autor: NewPyme

Es muy frecuente que los trabajadores de una empresa se desplacen fuera de las instalaciones de la misma para realizar labores relacionadas con su trabajo. En estos casos la empresa asume los gastos derivados del desplazamiento, manutención y estancia de dichos trabajadores, estando los mismos tanto exentos de tributación en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas -IRPF - de los trabajadores como de cotización a la Seguridad Social.

Sin embargo la legislación establece unos importes máximos tanto para exención de gravamen en el IRPF como de cotización a la Seguridad Social, límites que deberemos tener presentes a la hora de realizar la contabilización de dichas nóminas, pues el exceso sobre los mismos estará sujeto tanto a IRPF como computará incrementando la base de cotización de dicho periodo.

Asignaciones para gastos de manutención y estancia

Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia.

Cuando se trate de desplazamiento y permanencia por un periodo continuado superior a nueve meses, no se exceptuarán de gravamen dichas asignaciones. A estos efectos, no se descontará el tiempo de vacaciones, enfermedad u otras circunstancias que no impliquen alteración del destino.

A los efectos indicados en esta rúbrica, el pagador deberá acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo.

Se considerará como asignaciones para gastos normales de manutención y estancia en hoteles, restaurantes y demás establecimientos de hostelería, exclusivamente las siguientes:

1.Cuando se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor:

Por gastos de estancia: los importes que se justifiquen. En el caso de conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías por carretera, no precisarán justificación en cuanto a su importe los gastos de estancia que no excedan de 15 euros diarios, si se producen por desplazamiento dentro del territorio español, o de 25 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.
Por gastos de estancia y manutención:

Desplazamiento dentro del territorio español: 53,34 euros diarios como máximo.
Desplazamiento a territorio extranjero: 91,35 euros diarios como máximo.

2. Cuando no se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las siguientes cantidades en concepto de asignaciones para gastos de manutención:

Desplazamiento dentro del territorio español: 26,67 euros diarios como máximo.
Desplazamiento a territorio extranjero: 48,08 euros diarios como máximo.

Ejemplo contabilización

- Contabilizamos el sueldo de un trabajador en el mes de enero. De la nómina y los documentos de cotización de la seguridad social podemos extraer la siguiente información:

Salario bruto: 1.450,00 €
S.S a cargo del trabajador: 92,80 €
S.S a cargo de la empresa: 475,60 €
Retenciones IRPF -11% - : 159,50 €
Dietas: 600 € (Ha estado 4 días en Italia, exento con pernocta 91,35€/día).

- Calculamos la parte exenta de las dietas:

Dietas exentas - 4 días a 91,35 € = 365,4 €
Importe no exento, 600 € - 365,40 € = 234,6 €

Una vez que tenemos clara que parte de las dietas percibidas esta exenta y cuál no ajustamos la nómina añadiendo la parte no exenta de las dietas y recalculamos la nómina que quedará del siguiente modo:

Salario bruto: 1.450,00 € + 234,40 € = 1.684,40 €
S.S a cargo del trabajador: 107,80 €
S.S a cargo de la empresa: 552,48 €
Retenciones IRPF -11% - : 185,28 €
Dietas exentas de cotización y gravamen: 365,40 €

Contabilización del devengo de la nómina

Debe

Haber

1.684,40	(640) Sueldos y salarios
552,48	(642) Seguridad social de la empresa
365,40	(649) Otros gastos sociales

(476) Organismos de la S.S. acreedores - Trabajador + Empresa -	660,28
(4751) HP retenciones IRPF practicadas	185,28
(465) Remuneraciones pendientes de pago	1.756,72

Contabilización del pago de la nómina

Debe

Haber

1.756,72

(465) Remuneraciones pendientes de pago

(572) Bancos C/Corriente

1.756,72

Contabilización relacionada

Casos y dudas planteadas por la comunidad

Dietas exentas de retención en nómina

Se plantea cuándo las dietas y gastos de desplazamiento pueden quedar exentos de retención.

La exención depende de los requisitos del Reglamento del IRPF, especialmente la realidad del desplazamiento, la justificación documental y los límites diarios aplicables. Los importes que excedan de los límites o no estén justificados se tratan como retribución sujeta a retención y cotización cuando corresponda.

Contabilización de dietas dentro de la nómina

Una empresa incluye dietas en la nómina y duda sobre la cuenta contable.

Si las cantidades forman parte de la relación laboral y se liquidan en nómina, pueden registrarse dentro del gasto de personal, separando los conceptos exentos de los sujetos a retención. Si se trata de reembolsos justificados de gastos de viaje, debe conservarse la documentación que acredite su naturaleza compensatoria.

Dietas pagadas fuera de nómina

Se pregunta si las dietas pueden pagarse fuera de la nómina.

El pago fuera de nómina no elimina la necesidad de documentar el desplazamiento ni de analizar su tratamiento fiscal y laboral. Si las dietas son retribución o exceden de los límites exentos, deben reflejarse correctamente a efectos de IRPF y Seguridad Social.

Kilometraje y gastos de desplazamiento

El kilometraje plantea dudas frecuentes sobre exención y registro.

Para aplicar la exención deben existir desplazamientos reales por motivos laborales y justificarse el día, lugar, motivo y kilómetros recorridos. Los importes que superen los límites reglamentarios o no cumplan requisitos se integran como mayor retribución del trabajador.

Dietas, retención y Seguridad Social

La contabilización de dietas debe coordinarse con su tratamiento en nómina.

La empresa debe diferenciar las dietas exentas, las sujetas a IRPF y las sujetas a cotización. Esa separación facilita el asiento de nómina, el modelo 190 y la conciliación con los justificantes de gasto aportados por el trabajador.

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