Contabilización de alquileres urbanos

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Contabilización de alquileres urbanos
Autor: NewPyme

Son muchas las empresas que para la realización de su actividad precisan de diversos inmuebles que habitualmente son alquilados a otras empresas, particulares o los propios socios de la empresa por lo que su registros contable puede variar en función del titular del inmueble.

A la hora de contabilizar un alquiler deberemos registrar dos hechos económicos distintos:

Si bien la contabilización de la fianza entregada al arrendador es prácticamente idéntica en todos los casos, la contabilización del pago de la renta del alquiler varía en función de las características del arrendador.

Casuística en cuanto al arrendador del inmueble

Contabilización de la fianza entregada

Cuando se formaliza un contrato de alquiler lo normal es que entreguemos al arrendador una cantidad en concepto de fianza, a modo de garantía ante los posibles desperfectos que como arrendatarios podamos provocar en el inmueble.

A la hora de contabilizar una fianza, en función de la duración del alquiler, utilizaremos una cuenta contable de corto o largo plazo.

Asiento de una fianza a corto plazo

Esta cuenta la utilizaremos para contabilizar la fianza entregada en contratos de arrendamiento con duración inferior a un ejercicio económico

Debe Haber
1.000 (565) Fianzas constituidas a corto plazo
a
(572) Bancos c/c 1.000

Asiento de la fianza a largo plazo

Si estamos contabilizando un arrendamiento plurianual para la contabilización de la fianza utilizaremos una cuenta a largo plazo a la vez que deberemos proceder a valorar financieramente, esto es a valor razonable, el importe de la fianza entregada. Así por una parte contabilizaremos el importe nominal entregado y por otra parte contabilizaremos los gastos financieros en que incurrimos como consecuencia de la entrega e inmovilización de los fondos entregados en concepto de fianza.

Para obtener el valor razonable de la fianza podemos utilizar el tipo de interés legal del dinero que en estos momentos, 2023, se encuentra situado en el 3,5% por lo que partiendo de una fianza entregada de 1.000 € a la firma de un contrato de alquiler con 4 años de duración tendríamos que realizar el siguiente cálculo:

Valor razonable de la fianza = 1.000 x (1 + 0,035)-4 = 871,44 €

Debe Haber
871,44 (260) Fianzas constituidas a largo plazo
128,66 (480) Gastos anticipados
a
(572) Bancos c/c 1.000

Anualmente deberemos ir ajustando el gasto anticipado hasta igualar el importe de la fianza entregada en el momento actual con el importe que esperamos recibir a la conclusión del contrato de arrendamiento. Por tanto al cierre de cada ejercicio deberemos ir capitalizando el importe de la fianza, registrando el importe de dicha capitalización como si de un ingreso financiero se tratara.

En el siguiente artículo hacemos un análisis detallado de la contabilización de Fianzas y contratos de arrendamiento valoradas mediante su valor razonable .

Contabilización de la renta - alquiler - mensual

A la hora de contabilizar el alquiler - renta mensual - deberemos tener presente la forma jurídica del arrendador pues dependiendo de si se trata de una persona física, otra empresa o un socio de la empresa deberemos realizar unos u otros asientos contables.

Asientos contabilización alquiler donde el arrendador es una persona física

A la hora de contabilizar el alquiler hemos de tener presente que el importe de la renta mensual devengará IVA y además estará sujeto a una retención a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Debe Haber
500,00 (621) Arrendamientos y cánones
105,00 (472) IVA Soportado
a
(572) Bancos C.C. 510,00
(475) Hacienda Pública acreedora por retenciones a cuenta IRPF 95,00

Asientos contabilización alquiler donde el arrendador es una empresa

En este caso el importe del alquiler también devengará IVA estando también sujeto a una retención a cuenta del Impuesto de Sociedades, pues en este caso el arrendador es una persona jurídica y por tanto sujeto a dicho impuesto.

Debe Haber
500,00 (621) Arrendamientos y cánones
105,00 (472) IVA Soportado
a
(572) Bancos C.C. 510,00
(475) Hacienda Pública acreedora por retenciones a cuenta IS 95,00

Asientos contabilización alquiler donde el arrendador es un socio del arrendatario

En el caso de los contratos de alquiler que se formalicen entre la empresa y alguno de sus socios estaremos ante una operación vinculada que se contabilizará tal y como se ha detallado anteriormente para personas físicas o personas jurídicas teniendo en cuanta que al tratarse de una operación vinculada deberán tenerse en cuenta las siguientes consideraciones:

  • La renta y condiciones del alquiler deberán ser los de mercado.
    • Así en caso de que el precio de la operación fuese beneficioso para el socio estaríamos hablando de una participación en beneficios, mientras que si el precio fuese a favor de la entidad hablaríamos de una aportación a los fondos propios de la entidad.
  • Dichas operación deben ser mencionadas en la memoria anual de la empresa salvo que el volumen de negocio de la misma sea inferior a 10 M de euros y que la valoración de la operación vinculada sea inferior a 100.000 euros.

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