Conciliación contable de extractos bancarios

Conciliación bancaria extractos bancos

La práctica totalidad de la actividad económica realizada por la empresa tiene una translación en sus cuentas bancarias, bien porque se ha producido un abono - cobro - o un cargo - pago - en las mismas. De tal modo que dado que la cuenta contable de la empresa ha de registrar un saldo de igual importe que la cuenta bancaria 'real' deberemos de conciliar los movimientos reales que aparecen en la cuenta bancaria con los movimientos contables que hemos ido generando en nuestra contablidad.

Dicho así podríamos decir que no es algo complejo, sin embargo la realidad hace que, en la práctica, la conciliación contable de las cuentas bancarias de una empresa suele ser una tarea que absorve gran cantidad de tiempo. Esto se debe a que las fechas e importes que encontramos en los extractos bancarios en muchos casos no se corresponden con las fechas e importes que genera nuestra contabilidad.

Ejemplos de la problematica de la conciliación contable de los bancos

Conciliación contable del pago de nóminas

Una vez que tenemos confeccionada la nómina de un trabajador su registro contable sería algo así:

Debe Haber
1.096,25 (640) Sueldos y Salarios
372,63 (642) S. Social a cargo de la empresa-
a
(476) Organismos S. Social acreedores 480,81
(4751) H.P. Acreedora por retenciones practicadas 94,27
(465) Remuneraciones pendientes de pago 893,80

Movimientos bancarios generados por el pago de la nómina:

  1. Pago de la nómina al trabajador, hay que tener en cuenta que en la mayoría de los casos abonaremos más de una nómina por lo que el importe reflejado en el extracto bancario puede o no corresponderse con el saldo de la cuenta 465 de Remuneraciones pendientes de pago. De hecho si la realización de las transferencias del pago de la nómina incorpora alguna comisión bancaria para la empresa es posible que nos encontremos con una único cargo que incluya la suma de todas las transferencias realizadas más la comisión soportada por la empresa por la prestación del servicio.
  2. Cargo en el banco del montante de los seguros sociales, este cargo aparecerá en el extracto bancario un mes más tarde del pago de la nómina al trabajador comprendiendo tanto abonados por la empresa como por el trabajador. Obviamente el importe reflejado en el extracto bancario será la suma de los seguros sociales devengados por toda la plantilla.
  3. Pago de la retención practicada a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, se liquidará de forma consolidada trimestralmente generando un único movimiento en el extracto bancario.

Como podemos ver la liquidación de una nómina genera tres apuntes bancarios de distinto importe a los registrados en la contabilidad.

Contabilización de la venta de un producto o servicio

Debe Haber
1.210,00 (430) Clientes
a
(700) Venta de mercaderias 1.000,00
(477) H.P. IVA repercutido 210,00

En este caso como consecuencia de la venta se generarán dos apuntes en el extracto de la cuenta bancaria de la empresa

  1. Uno como consecuencia del cobro. Obviamente si el cliente agrupa varias facturas en un único pago o nosotros anticipamos el cobro de dicha factura nos encontraremos con que la cuantía y el momento en el que se produce el apunte bancario son distintos a las cuantias y momentos en los que se registraron las operaciones contables. Todo ello sin tener en cuenta que en cualquier extracto bancario nos encontraremos con que muchos movimientos presentan diferencias entre la fecha operación - momento en el que efectivamente se realiza la operación - y la fecha valor - momento en el que dicha operación se tienen en cuanta para la liquidación de intereses -
  2. Otro cuando liquidemos el IVA a la Hacienda Pública siendo su importe el resultado de aminorar la suma del IVA repercutido a los clientes a lo largo de todo el trimestre con la suma del IVA deducible que hayamos soportado en ese mismo trimestre.

Como vemos lo más habitual es que las fechas y los importes que se reflejan en los extractos bancarios sean distintos a los tiempos e importes que se reflejan en la contabilidad, además se pueden producir agrupaciones de movimientos contables, cuando cobramos o pagamos varias facturas simultáneamente en un único apunte bancario.

Además podemos encontrarnos con que la entidad bancaria no individualice los movimientos bancarios como cuando aminora o incrementa el importe de las cuantías abonadas en las cuentas restando o sumando los costes del servicio prestado. Por ejemplo a la hora de pagar nóminas en vez de realizar dos movimientos bancarios, uno con el importe cargado de las nóminas y otro con el importe de la comisión cobrada por su emisión lo que hace es generar un único cargo por la suma de ambas partidas.

Como vemos la casuística es tremendamente amplia por lo que la conciliación automática del extracto de las cuentas bancarias con la contabilidad de la empresa puede convertirse en un auténtico saco sin fondo de tiempo.

Alternativas para la agilización de la conciliación bancaria

Conciliación contable automatiza de bancos

Esta sería la mejor opción, pues de esta forma es la máquina quién realiza el trabajo dejándonos a nosotros aquellos movimientos que no haya podido realizar contabilizando y conciliando el resto. Obviamente dependiendo de las características del aplicativo contable nos encontraremos con un mayor o menor número de asientos conciliados, a la vez que deberemos parametrizar el procedimiento informático para que así pueda realizar una conciliación más eficiente.

Esta opción depende de que tengamos a nuestra disposición el extracto bancario en un formato digital, bien porque el aplicativo se conecta directamente al banco o bien porque es capaz de importar y procesar ficheros externos que contengan movimientos bancarios.

El mejor formato para la importación de apuntes bancarios es el conocido como Cuaderno o Norma 43 de la AEB. El cuaderno 43 de la AEB es un formato de exportación de apuntes bancarios estandar y normalizado para toda la banca por lo que sea cual sea el banco con el que opere la empresa los apuntes del extracto vendrán organizados de la misma forma.

Otra opción muy extendida es la utilización de ficheros en formato Excel, si bien, en este caso es muy habitual encontrarse algunas deficiencias en la configuración de los ficheros, como que que los importes no vengan codificados como números o que se utilicen puntos en vez de comas para la separación de los decimales, etc. Además al tratarse de un formato no estandarizado y normalizado para todas las entidades cada una traslada los datos que considera oportunos produciéndose inconsistencias entre unas entidades y otras.

Conciliación contable manual de bancos

Si no disponemos de un programa que genere una contabilización y conciliación automatizada de los extractos bancarios no tendremos más remedio que realizar dicha conciliación manualmente, si bien disponemos de alternativas que nos facilitarán enormemente la tarea.

Con independencia del sistema de conciliación que utilices la utilización de un extracto bancario digitalizado y estandarizado - Cuaderno 43 de la AEB - te facilitará enormemente el trabajo pues además de disponer de toda la información de cada uno de los movimientos podrás incorporar los apuntes a otras herramientas que te permitan ordenar los movimientos por fechas, importes, tipología, etc.

Utilización de cuentas puente

Esta método consiste en la utilización de una cuenta puente entre la cuenta del banco y el resto de la contabilidad, de tal modo que la incorporación de los movimientos del extracto bancario a la cuenta contable del banco se hace del tirón si bien utilizamos para todos ellos una misma contrapartida, habitualmente la cuenta 555 Partidas pendientes de aplicación.

Con este procedimiento conseguimos que el saldo contable de bancos se mantenga al día en todo momento si bien deberemos realizar la conciliación posterior del mayor de la cuenta (555) Partidas Pendientes de Aplicación con el resto de cuentas contables.

Caso de contabilización de un cobro no identificado y su posterior conciliación con la cuenta del cliente

Debe Haber
1.325,42 (572) Bancos C. Corriente
a
(555) Partidas pendientes de aplicación 1.325,42

Una vez que hemos identificado el cliente que ha realizado el pago, simplemente lo contabilizamos utilizando como contrapartida la cuenta puente que utilizamos inicialmente al registrar el extracto bancario, en nuestro caso la 555 - Partidas Pendientes de Aplicación -

Debe Haber
1.325,42 (555) Partidas pendientes de aplicación
a
(430) Clientes 1.325,42

Obviamente este procedimiento tiene un importante inconveniente, realizamos dos asíentos en vez de uno, salvo que la contabilización del extracto bancario se realice de forma automática de tal modo que, sin tener que consumir tiempo, tendremos la cuenta del banco cuadrada y emplearemos el mismo esfuerzo en conciliar las distintas partidas.

Utilización de herramientas que agilicen el proceso de conciliación bancaria

Si no nos queda más remedio que realizar una conciliación manual del extracto bancario la recomendación vuelve a ser la misma, partir de un extracto bancario digitalizado con el mayor número de campos de información posible para así poder profesarlo con facilidad. Para procesar el extracto una de las herramientas más utilizadas es Excel por sus infinitas posibilidades de filtrado, búsqueda y capacidad de ordenar datos. Por otra parte se puede decir que se trata de una herramienta presente en la totalidad de los departamentos de contabilidad de empresas y asesorías.

Buscar uno a uno los apuntes o conceptos es una labor muy tediosa que es fácilmente mejorable si trasladamos el extracto bancario a una hoja de Excel donde podamos ordenar por fechas, importes, cargos, abonos, etc. de tal modo que fácilmente podamos encontrar los apuntes más relevantes para nuestra contabilidad como serían cobros de clientes y pago a proveedores y acreedores habituales, para posteriormente centrarnos en aquellos movimientos que resulten menos frecuentes o relevantes.

Por tanto y dado que la conciliación contable de las cuentas bancarias es una labor recurrente y repetitiva su optimización permite ahorrar grandes cantidades de tiempo, y por tanto de dinero.

 

 

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