Cómo abordar la transición a VeriFactu

Administración y gestión Cómo abordar la transición a VeriFactu

Autor: Julio Río

El Reglamento VeriFactu viene a revolucionar la forma en la que facturan miles de autónomos, profesionales y empresas, pues hace que pasemos de un esquema de trabajo interno, el proceso de facturación es un proceso que cada empresa aborda conforme a sus necesidades, a un proceso estandarizado y regulado que puede requerir interconexión directa con la Agencia Tributaria, lo que obviamente no es baladí.

Cómo abordar la transición a VeriFactu

Lo primero que deberemos saber es si el sistema que utilizamos permite o no realizar la migración y si nuestro proveedor de software puede o no abordarla.

1. Plataformas de facturación de grandes proveedores con mantenimiento, en estos casos lo normal es que nuestro proveedor de software ya haya adaptado su solución o en el peor de los escenarios la adapte con anterioridad a Julio del 2025. En esta situación nuestros proceso de adopción de VeriFactu tendrá un coste cercano a cero, básicamente estará incluido dentro de la cuota de mantenimiento de la plataforma.
2. Sistemas propios personalizados con o sin mantenimiento, en este caso el tema se puede complicar bastante pues dado que tendremos que afrontar un coste de adaptación lo adecuado sería aprovechar dicho esfuerzo para reconsiderar nuestros procesos pudiendo optar entre:
   • Abordar la inversión necesaria para mantener la personalización de nuestros procesos administrativos y de facturación.
   • Estandarizar los procesos de facturación y de gestión migrando hacia una plataforma de facturación externa que nos garantice las adaptaciones futuras.
   • Mantener los procesos administrativos y de gestión internos, no se ven afectados por el reglamento VeriFactu, y externalizar a través de una plataforma externa la emisión de las facturas y el cumplimiento normativo ante la Agencia Tributaria.
3. No utilizamos ningún sistema de facturación sino que lo hacemos a través de una plantilla de Excel o similar.

Hay que tener en cuenta que VeriFactu tan sólo afecta a la parte final del itinerario de ventas, esto es, la emisión y mantenimiento de las facturas y su posible remisión a la Agencia Tributaria, por lo que los procesos anteriores y posteriores a la emisión de la factura no se ven afectados.

• Procesos previos a la emisión de una factura, creación y agrupación de albaranes, notas de entrega, gestión de pedidos y devoluciones, etc.
• Procesos posteriores a la emisión de una factura, envío al cliente, contabilización, gestión de cobro, anticipos y cesiones a terceros.

Hay que tener presente que si bien VeriFactu se vende como un sistema que va a modernizar la gestión de las empresas en realidad no es más que un conjunto de obligaciones que facilita la Agencia Tributaria conocer de primera mano las operaciones comerciales que están detras de los movimientos económicos entre empresas, autónomos y profesionales para así llevar a cabo una fiscalización más exhaustiva y eficiente de dichos movimientos, en definitiva un mayor control que permita, con menos recursos humanos, elevar el nivel de fiscalización y de recaudación.

Una vez que tenemos claro el escenario en el que nos encontramos, seamos una empresa o un autónomo, desde mi punto de vista los únicos relevantes son dos:

• Utilización de sistemas propios
• Sin sistema de facturación previo y con obligación legal de adoptar uno

Sin software de facturación previo

En este caso básicamente tenemos dos opciones:

1. Esperar a que la propia Agencia Tributaria ponga a disposición de empresas y autónomos su plataforma de facturación, con las limitaciones y características que considere, tal y como se detalla en la nueva normativa.
2. Elegir la plataforma de facturación que mejor se ajuste a nuestras necesidades, en este caso lo ideal es que en su elección no sólo nos fijemos en su coste, sino en sus características y capacidades, como interconexión con otros procesos de gestión, etc. En los siguientes artículos encontrarás ideas que te pueden ayudar a tomar la decisión más adecuada.

Con software de facturación y gestión propios o personalizados

Este es, desde mi punto de vista, el escenario más complejo, pues cualquiera de las decisiones que tomemos genera unos costes de adaptación extemporáneos y, en muchas ocasiones, no planificados.

Esta situación la podemos abordar bajo dos prismas complétamente disintos:

1. Si bien no es algo planificado es una oportunidad para mejorar todo el sistema de gestión y administración de la empresa o autónomo. Obviamente a la Agencia Tributaria sólo le interesa la parte de facturación, esto es, la parte de fiscalización de ingresos y control fiscal, pero puestos a invertir seguramente el ya que... haga que merezca la pena plantearse una modernización y estandarización global.
2. Por muchos motivos podemos estar más que satisfechos con los procesos administrativos y de gestión implantados en la empresa y no nos planteamos su cambio o modificación. En este caso, ¿qué hacemos?,
   1. Reinvertimos en un proceso externo que puede ir variando a lo largo del tiempo y cuya evolución no depende de nuestras necesidades sino de los requisitos de control de la administración.
   2. Externalizamos el proceso de confección, emisión y comunicación de las facturas, adhiriéndonos a una plataforma externa y especializada, manteniendo nuestros procesos de administración y gestión propios.

De todas las opciones planteadas la última, la externalización, posiblemente sea la opción más desconocida, pues es algo que a priori puede percibirse como complejo si bien es una solución que permite aprovechar lo mejor de ambos mundos:

• Mantenimiento del nivel de personalización y adaptación que requiere nuestra actividad
• Estandarización y externalización de los procesos regulados que aportan poco valor añadido a la gestión de la empresa y que evolucionan fuera de nuestro marco de decisión.

Pues bien para lograr esto, la empresa cuenta con una potente herramienta, las APIs - Interfaz de Programación de Aplicaciones - que basicamente son un procedimiento para que dos aplicaciones informáticas independientes se relacionen entre si.

Concepto de API

Si tu ámbito profesional es la administración de empresas seguramente este palabro no signifique nada para tí, pero se trata de un procedimiento de trabajo tremendamente habitual en el entorno informático siendo una característica que incorporan la gran mayoría de los programas de contabilidad y facturación modernos.

Una API no es más que un adaptador que sirve para que dos programas informáticos distintos se comuniquen entre sí.

Ejemplo de uso cotidiano de una API

Cuando compramos en una página web, en la gran mayoría de las ocasiones el cobro no lo realiza el comercio sino que lo hace un tercero siendo el siguiente el itinerario de pago que realiza el cliente:

1. Elige el producto o productos que componen su compra.
2. Cumplimenta los datos de facturación y envío
3. Selecciona el proceso de pago, la tienda le facilita a un tercero el importe que ha de cobrar.
4. Un servicio de cobros externo al comercio recoje y procesa los datos de la tarjeta bancaria del cliente se comunica con el banco y verifica su identidad para proceder con el cobro informando del resultado de la gestión al comercio electrónico.
5. El comercio, la página web, en función del resultado de la gestión de cobro confecciona la factura e inicia el proceso de envío o si la gestión de cobro ha sido infructosa simplemente le indica al cliente que puede volver a iniciar el proceso de pago.

En este ejemplo la comunicación con el servicio de cobro se realiza a través de una API siendo el servicio de cobros externo un servicio especializado y ajeno totalmente al comercio electrónico que se centra en la gestión de las ventas delegando en un tercero todo el proceso de cobro.

En el caso de la adopción del reglamento VeriFactu en la facturación el concepto es el mismo, la empresa mantiene el sistema de administración y gestión, que aporta valor y efciencia a su operativa interna, a la vez que externaliza la realización de determinadas tareas que no aportan valor a la actividad en terceros especializados.

Requisitos de un sistema de administración para trabajar con una API ajena

Obviamente para interconectar el sistema de administración y gestión de una empresa con otro ajeno, no sólo el proveedor externo ha de haber previsto y disponer de esta opción sino que el software de gestión de la empresa también ha de soportar dicha opción o, al menos, estar preparado para que con una mínima inversión esto sea posible.

Para ello el sistema de administración de la empresa debería de cumplir al menos con los siguientes requisitos:

• Modularidad, esto es, que cada unidad del proceso de gestión sea 'independiente' de tal modo que por ejemplo la gestión del inventario se encuentre independizada de la gestión de los clientes, que la contabilidad este independizada de la gestión de tesorería, ... en definitiva que su diseño interno sea algo así como un lego al que vamos añadiendo conectores y nuevas piezas.
  En el caso que nos ocupa, el proceso de facturación no debería tener dependencias de otros procesos sino que se trata de un proceso al que le facilitamos los elementos que componen la factura y con ellos la confecciona de tal modo que una vez confeccionada la archiva, remite al cliente a la Agencia Tributaria, ... En definitiva se trata de un sistema que confecciona la factura conforme a unos datos facilitados y posteriormente hace con ella algo, pero cualquier aspecto de la factura se lo damos nosotros sin tener que hacer búsquedas en otros sistemas.
  Por ejemplo, si nuestro sistema para generar una factura se comunica con la base de datos de clientes para así obtener sus datos fiscales, la de productos para obtener los datos de los productos, ... al final de la recolección de datos incorporaríamos la llamada al servicio exterior con todos los datos ya recogidos.
  
• Interconexión, nuestro sistema debe de permitir conectarse con el exterior de forma bidireccional, esto es, ha de poder comunicarse con la API del proveedor del sistema de facturación externo pero también ha de poder escuchar la respuesta que este le de a cada llamada.
  Por ejemplo, una vez que hemos recogido todos los datos necesarios para la confección de la factura se los enviaremos al proveedor externo, pero este, una vez realizado el trabajo nos confirmará que este se ha realizado correctamente información que ha de ser capaz de recoger y procesar nuestro sistema.

Si el sistema de administración y gestión de la empresa cumple con los requisitos mencionados anteriormente lo ideal sería desarrollar un módulo de conexión con terceros para así ganar en independencia en cuanto a los proveedores de sistemas externos y desarrollo de los sistemas propios.

Si el sistema no cumple con estos requisitos, es muy posible que debamos plantearnos la migración a otro sistema bien mediante un desarrollo específico o bien confiando en un sistema de terceros.

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