Claves para elegir software contabilidad on-line

Hoy en día existe una amplia oferta en cuanto a programas de contabilidad y facturación en la nube, por lo que para decantarnos por uno u otro programa de contabilidad cloud deberemos realizar un mínimo proceso de análisis pues no todos los programas son iguales ni similares sus formas de trabajo.
Eso si, en primer lugar hemos de tener claro que efectivamente el programa de contabilidad en la nube nos permite llevar una contabilidad acorde al Plan General Contable, pues existen algunas programas en la nube que si bien se presentan como contables en realidad son programas de facturación que incorporan un cuadro de mando de gestión, pero no una contabilidad oficial.

De hecho hay que recordar que los autónomos no están obligados a llevar una contabilidad acorde con el Plan General de Contabilidad, sino un libro de registro de ingresos y gastos, por lo que con un programa de facturación en la nube que contemple la presentación modelos fiscales pueden trabajar perfectamente.

Principales características de un programa de contabilidad online

1º Multidispositivo

Una de las características de la tecnología cloud es que es accesible desde cualquier dispositivo, por lo que lo mínimo que podemos pedir a un programa de contabilidad en la nube es que este diseñado para funcionar correctamente tanto desde un Ordenador - bien sea de escritorio o portatil, una Tablet o un Smartphone.

Obviamente seguramente no realicemos el proceso contable de las operaciones a través de un móvil, pero si que es de gran utilidad poder obtener un balance de situación desde cualquier dispositivo o consultar el saldo y diario de la cuenta de un cliente desde la oficina del propio cliente, etc.

2º Apps específicas

Que un programa de contabilidad sea multidispositivo en sí mismo no quiere decir que nos tengamos que olvidar de las apps nativas. De hecho estas apps aportan seguridad y versatilidad pues nos permiten tener siempre disponibles los servicios más habituales del programa sin tener que acceder a su totalidad.

Dado que la contabilidad se nutre tanto de información generada por la propia empresa - facturas emitidas - como de información generada por terceros - facturas de proveedores- es de gran utilidad que el programa contable este preparado para recibir y procesar dicha información desde cualquier dispositivo y lugar.

Por ejemplo es de gran utilidad que nuestro equipo comercial pueda a través de un movil o tableta generar un pedido o factura a un cliente, quedando dicho documento ya recogido por nuestro programa, como que si ha de realizar cualquier gasto pueda también, a través de un teléfono o tableta, fotografiarlo y reflejarlo en el lugar correspondiente.

En este tipo de situaciones no necesitamos que el comercial tenga acceso a todo el programa de contabilidad, de hecho es mucho más eficiente y seguro para todos que pueda realizar las anteriores gestiones utilizando herramientas específicas que aunque acotan la funcionalidad a aspectos concretos del programa mantienen la totalidad de la utilidad y previenen de riesgos innecesarios.

3º Facilidad de adaptación

Cuando pasamos de un programa de contabilidad a otro todos tenemos claro que pasaremos por un proceso de adaptación más o menos “duro”. En este aspecto es crucial que el software contable por el que nos decantemos cuente con herramientas diseñadas específicamente para trasladar nuestra información contable previa desde nuestra programa inicial, de tal modo que, por lo menos, contenemos con la información contable del ejercicio anterior en el mismo programa que la información del ejercicio actual.

Por otra parte hemos de pensar que cambiarán los procedimientos para hacer las cosas, el entorno de trabajo, las características de los informes que precisamos en el día a día y la forma de obtenerlos,… lo que obviamente hace que el equipo de administración temporalmente pierda eficiencia. De hecho, hay ocasiones que lo que se suponía iba a ser una mejora se convierte en una pesadilla.

Hemos de tener presentes las habilidades y capacidad de aprendizaje del equipo de administración y contabilidad, pues esta información puede ser fundamental a la hora de decantarnos por uno u otro programa. En este aspecto algo que nos puede facilitar enormemente la decisión es el que el proveedor del software contable cuente o no con los recursos necesarios para formar a nuestros empleados, bien de forma directa - call centers, centros de soporte, etc.- como de forma indirecta a través de exhaustivos manuales de uso, videos, etc..

4º Facilidad de abandono

En el apartado anterior reflexionábamos sobre el impacto que un cambio puede suponer sobre el equipo de administración y la propia gestión contable de la empresa, pero aunque en el momento de adopción del nuevo programa contable no estemos pensando en cambiarlo si que debemos conocer y tener claro cuál sería el procedimiento de abandono del mismo, asi como el procedimiento de recuperación de la información contable de la empresa.

En este sentido que, en cualquier momento, podamos exportar toda la contabilidad de la empresa a formatos estándar y fácilmente procesables es una garantía que nos aportará la seguridad de que podremos trasladarnos hacia aquel programa contable más adecuado para nuestros intereses en cada momento.

5º Integración con el proceso de facturación y bancos

La gestión de la contabilidad de una empresa no es un ente aislado del resto de la administración de la empresa sino todo lo contrario. Así cualquier programa contable que se precie debe de disponer, por lo menos, de la capacidad de contabilizar las facturas de forma automatizada, lo que obviamente nos ahorrará mucho trabajo.

Uno de los aspectos más tediosos dentro del proceso contable es la conciliación de las cuentas bancarias. Por su parte la práctica totalidad de los bancos ofrecen a sus clientes tanto la facilidad de operar a través de internet como la posibilidad de obtener el registro de los movimientos bancarios de nuestras cuentas en formatos estándar como puede ser el cuaderno 43 de la AEB, Excel, txt, etc. Así pues cualquier software de contabilidad debería de incorporar por lo menos una de las siguientes opciones:

• Integración de comunicación directa con nuestros bancos, pudiendo recuperar automáticamente los movimientos de nuestras cuentas.
• Capacidad de importación de ficheros de movimientos bancarios.

Así mismo lo ideal es que el programa de contabilidad nos permita realizar, al menos, una preconciliación entre el mayor de movimientos de la cuenta contable de nuestro banco y el extracto bancario de la misma.

6º Facilidades para el cumplimento de las obligaciones fiscales y mercantiles

Para cualquier empresa es más que relevante cumplir en tiempo y forma con sus obligaciones fiscales y mercantiles, pues de esta forma evitará sanciones no deseadas. El cumplimiento de dichas obligaciones lógicamente detrae recursos a la empresa, por lo que cuanto mayor sea el nivel de ayuda que nos proporciona el programa de contabilidad mayores ahorros obtendremos.

De hecho toda la información para la cumplimentación de los modelos tributarios más habituales como son las declaraciones informativas trimestrales, modelos 111, 115, 303, 349, así como los pagos fraccionados del impuesto de sociedades y la información de los libros diarios, balances continuados, balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, así como la información necesaria para la confección de la memoria forma parte de nuestro registro contable con lo que lo ideal es que dicho programa esté preparado para tratar dicha información.

Las opciones más habituales aportadas por los programas de contabilidad son:

• Generación y exportación de los ficheros a presentar en la agencia tributaria y el registro mercantil.
• Presentación directa. Esta opción normalmente incluye la anterior.

7º Colaborativo

Este es un “palabro” de nuevo cuño que resume algunas características fundamentales en cualquier programa de contabilidad online o en la nube. Este concepto indica que el software no sólo se ha diseñado pensando en el/los usuarios principales del mismo sino que también se ha pensado para dar soporte y cabida al resto de profesionales que se relacionan con la empresa, tanto internos como externos a la empresa.

La organización del trabajo de administración de una empresa puede distribuirse de múltiples formas, esto es:

• La facturación se realiza de forma interna pero la contabilidad y cumplimiento fiscal se realiza por un asesor de empresas.
• Facturación y contabilidad se realiza de forma interna y el cumplimiento fiscal por un asesor externo
• Contabilidad, facturación y fiscalidad se realiza internamente pero la empresa dispone de un controler externo, auditor, etc

En cualquiera de estos escenarios una de las grandes ventajas de un software radicado en la nube es que cualquiera de los perfiles anteriores puede tener acceso a la información que precise con independencia de donde este ubicado.

Esta fantástica funcionalidad debe de estar acompañada de un sistema de gestión de usuarios que permita al responsable de la administración de la empresa otorgar distintos niveles de acceso en función del perfil y necesidades profesionales de cada usuario. Por ejemplo las personas encargadas de la facturación no precisan el acceso a la contabilidad y quién verifica las cuentas de clientes y proveedores no tienen por qué poder generar los balances, tanto de situación como de pérdidas y ganancias de la empresa, o el asesor fiscal no tiene porqué tener acceso a las cuentas de clientes y proveedores, ...

8º Integración con otros programas y API - Interfaz de Programación de Aplicaciones -

Este es un palabro que en la mayoría de las ocasiones no aparece en las presentaciones de los programas de contabilidad o facturación pero del que en muchos casos nos acordaremos pasado un tiempo. Trataré de explicarlo brevemente: un API, es un canal alternativo y programable para comunicarnos con nuestro programa de contabilidad, en definitiva es una alternativa al interfaz gráfico que permite conectar e interactuar a dos programas informáticos.

El API público de un programa nos permitirá desarrollar funcionalidades e interacciones no previstas por el fabricante. Por ejemplo podremos conectar el módulo de facturación de una tienda virtual con nuestra contabilidad, la captura de movimientos bancarios, la extracción de información contable en formatos específicos para nuestro sistema de reporting, etc.

9º Soporte

En la implantación de cualquier software esta es una de las palabras mágicas. Lo normal es que los programas de contabilidad online se caractericen porque es el usuario quien lo hace todo. Ahora bien, una cosa es hacer las cosas por uno mismo y otra muy distinta que contactar con un experto en el programa contable sea algo así como concertar una visita papal. Por tanto en el presente apartado nos fijaremos en:

• Horarios y procedimientos de acceso al soporte
• Coste del soporte, existen programas contables donde el soporte supone un coste añadido, o donde existe un nivel básico y a partir de ahí se pueden contratar niveles de soporte superiores.
• Existencia y/o diferenciación entre soporte informático - uso o características del programa contable - y soporte conceptual sobre aspectos propios de la contabilidad, esto puede ser un valor añadido.
• Disponibilidad de sesiones de iniciación o de formación tanto personalizadas como estandarizadas y disponibles en vídeo.
• Existencia de un repositorio tipo Consultas Frecuentes o Cómo ....

Por último en los programas de contabilidad en la nube o cloud hay un aspecto fundamental relacionado con la situación en la que se encuentra la plataforma donde se ejecuta dicho software en cada momento, técnicamente suele denominarse "status". Hay que pensar que para usar el programa los servidores de nuestro proveedor deberán estar funcionando correctamente, si bien es posible que en ocasiones nuestro proveedor tenga que realizar intervenciones de mantenimiento, tanto previstas como imprevistas, por lo que el disponer de un indicador del estado del sistema nos aportará seguridad ya que sabremos, en todo momento, si el sistema opera con normalidad o si no lo hace.

10º Seguridad

Es una obviedad, pero no por ello debemos olvidarnos de ello, si cuando nos conectamos a nuestro banco queremos que toda la información transmitida y recibida este cifrada en el caso de la información contable de la empresa no podemos exigir menos.

En este punto deberemos tener presentes las siguientes características:

1. Cifrado de la información que emitimos y recibimos que garantice su inviolabilidad durante la transmisión de la misma.
2. Cifrado de la información en destino, de tal modo que en el caso de que el proveedor sufriera una intrusión en sus sistemas nuestra información no sea accesible para el intruso.
3. Redundancia, en informática sólo existe una palabra clave, "copia de seguridad", pues bien en el caso de un programa disponible 24 horas al día 365 días al año como es un programa contable basado en la nube el sistema de copias de seguridad debería de ser capaz de poder restaurar nuestra contabilidad a distintos momentos sin mayor dificultad.
4. Protección contra el sabotaje interno, son pocos los casos que salen a la luz, pero existen, por lo que disponer de un sistema de restauración eficiente es algo que deberemos valorar.

11º Precio

Lógicamente el precio es otra característica a tener en cuenta a la hora de elegir el programa de contabilidad adecuado la empresa o el negocio. En este sentido principalmente podemos encontrar dos opciones:

1. El precio varía en consonancia con las funcionalidades disponibles
2. El precio varía en función de la intensidad de uso.

En mi opinión ambas opciones son válidas, si bien quizás la segunda me gusta más que la primera, pues con independencia del tamaño de la empresa siempre tengo a mi disposición todas las funcionalidades del programa.

Un aspecto que en ocasiones pasa desapercibido inicialmente es el coste unitario por usuario adicional, esto es, cuanto nos costará el que más de una persona acceda al programa, así como el número de usuarios que admite el precio base.

Por último, respecto al precio, hemos de tener presente que se trata de un pago recurrente, esto es, pagamos una cuota por uso constante durante todo el tiempo de uso.

Conclusión

Decantarnos por uno u otro programa de contabilidad y facturación en la nube no es sencillo, todos tienen sus pros y sus contras por lo que hemos de valorar reposadamente todas sus características, con la vista puesta tanto en el corto plazo y el proceso de transición, como en el medio y largo plazo, tratando de elegir aquel programa que mejor pueda responder a nuestras necesidades.

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