Claves elección software para asesorías de empresas

El sector de la asesoría de empresas y autónomos cada vez es más competitivo, las nuevas tecnologías están automatizando tareas que hace tan sólo unos años ocupaban un gran porcentaje de la jornada en una asesoría de empresas.

De hecho esta automatización de tareas ha provocado una enorme caída en las tarifas del servicio por lo que, la elección de uno u otro programa de contabilidad va a ser crucial con el fin de poder competir, tanto con la asesoría de la siguiente esquina como con una asesoría radicada a cientos de kilómetros de nuestra oficina.

Es por ello que a través del presente artículo intentaré ayudarte a definir qué características o requisitos ha de tener un programa de gestión para asesorías.

El asesor de empresas trabaja con la información que le proporciona su cliente

Esto, que es una obviedad, es un punto fundamental para decantarnos por uno u otro software de asesoría, pues dependiendo de las características de interacción del programa elegido podremos ser más o menos competitivos.

Lo habitual es que el cliente de la asesoría, sea un autónomo o una empresa, realice la facturación a sus clientes y reciba las facturas de sus proveedores y acreedores debiendo facilitar dicha información a su asesor para que este le ayude con el cumplimiento de las obligaciones contables, fiscales, laborales y mercantiles a las que este sujeto su cliente.

Por otra parte el asesor de empresas también se encontrará con clientes a los que pueda "prescribir" un determinado programa de facturación, contabilidad, etc. y con otros en los que sea el quién se tenga que acomodar al programa que utiliza el cliente.

Por todo ello uno de los principales requisitos en los que nos deberemos de fijar a la hora de decantarnos por uno u otro programa para asesorías será su capacidad de integración e importación de datos de otros programas de facturación o contabilidad.

De hecho, cuando mayor sea el abanico de opciones que nos proporcione el programa elegido, menores serán nuestras limitaciones a la hora de trabajar con uno u otro cliente y mayor será nuestro nivel de competitividad.

A modo no exhaustivo un programa de contabilidad destinado a una asesoría nos debería permitir importar información de facturación en los siguientes formatos:

• Ficheros de texto puros, son los que tienen la extensión txt, y son utilizados por gran cantidad de programas informáticos para realizar exportaciones de datos.
• Ficheros tipo csv, son muy comunes a la hora de realizar una exportación de información de una base de datos al presentar la información de los registros y campos de la base de datos perfectamente delimitada.
• Ficheros de Excel, las hojas de cálculo y en concreto Excel es un estandar de cara a la procesar información económica por lo que una gran cantidad de programas de facturación, contabilidad, etc. permiten la exportación de la información que contienen en dicho formato a la vez que pueden importar ficheros con dicho formato.

Por otra parte, es por todos conocido, que determinados fabricantes de programas de gestión empresarial copan una gran parte del mercado por lo que si el software de gestión de la aseoría incorpora procedimientos específicos para el tratamiento de la información contenida en otras plataformas mejor que mejor.

Automatización de la gestión y administración del cliente

En función de las características de cada cliente el asesor de empresas se hace cargo de unas u otras labores propias de la administración de una empresa o un autónomo por lo que el programa de la asesoría debería contemplar tareas propias de la administración de cualquier negocio o empresa.

Traspasos de facturación a contabilidad

Este es uno de los traspasos de información más sencillos, pues es el cliente de la asesoría quién genera la información, por lo que dicha información ya se encuentra digitalizada y por tanto el programa del asesor tan sólo ha de ser capaz de importarla y procesarla en función de la tipología de su cliente:

• Autónomos: el software de la asesoría debería de ser capaz de importar la facturación del autónomo para, a partir de ella, generar los correspondientes libros de IVA que le permitan confeccionar y presentar las correspondientes liquidaciones trimestrales.
• Empresas: en este caso además se deberá realizar una contabilización de todas las facturas emitidas por la empresa, por lo que el programa utilizado por la asesoría no sólo ha de poder importar la información de las facturas emitidas, sino que además deberá generar automáticamente los apuntes contables relativos a dichas facturas.

Digitalización e incorporación automática de facturas recibidas

En este apartado el tema se complica pues, dependiendo de cada cliente, en la asesoría nos podemos encontrar tanto con facturas físicas, como con facturas ya digitalizadas, siendo la problemática complétamente distinta en cada caso.

1. Facturas digitalizadas, su tratamiento es similar al de las facturas emitidas, por lo que el software del asesor tan sólo ha de ser capaz de importar los ficheros que genera el programa de facturación de su cliente.
2. Facturas no digitalizadas, en este caso lo ideal es que el programa del asesor permita realizar una digitalización automática de las facturas, bien a través de un sistema de escaneo y tratamiento OCR - Reconocimiento Óptico de Caracteres - de la factura física o bien a través del tratamiento OCR de un fichero digital como un documento pdf o una fotografía.

Una vez obtenidos los datos de la factura el software del asesor deberá de incorporar la información al libro de ingresos y gastos del autónomo o bien realizar automáticamente los asientos contables de dichas facturas.

Importación de movimientos bancarios y conciliación automatizada

Otro de los caballos de batalla de la gestión de una empresa, en el caso de los autónomos no es obligatorio llevar una cuenta bancaria independiente para el negocio, es la conciliación de la cuenta bancaria con los flujos de cobro y pago que se derivan de las operaciones comerciales de la empresa. En este sentido toda factura emitida y/o recibida genera un cobro o pago que se reflejará en la cuenta bancaria de la empresa pero que puede producirse en el momento de emitir y contabilizar la factura o posteriormente tanto de forma completa como fraccionadamente, por lo que la conciliación bancaria se puede complicar sobre manera.

En el caso de que la llevanza de la contabilidad sea una de las funciones del asesor de empresas la conciliación de la cuenta bancaria de la empresa puede convertirse en un pozo de tiempo y de pérdida de competitividad por lo que un buen proceso de importación de movimientos bancarias y de su conciliación puede incrementar notablemente la competitivad de la asesoría.

Determinación y generación de declaraciones fiscales

Una de las labores más habituales del asesor de empresas es la confección y presentación por cuenta de sus clientes de los impuestos y declaraciones fiscales a los que estan sujetos. Esto implica tanto la confección de las declaraciones periódicas como las declaraciones anuales abarcando múltiples impuestos y modelos, por lo que dicha información deberá de ser generada de forma automática a partir de la información contable, empresas, o del libro de ingresos y gastos en el caso de los autónomos.

Generación de documentación mercantil

A diferencia de los autónomos las empresas han de cumplir con toda una serie de obligaciones mercantiles en cuanto al depósito y publicación de sus cuentas anuales, libros y balances en el Registro Mercantil.

Al igual que en el apartado de las declaraciones fiscales el software empleado por la asesoría deberá disponer de las tareas y automatizaciones necesarias tanto para la confección de la documentación precisa en cada caso como para su presentación ante el Registro Mercantil pertinente.

Procesos propios de la asesoría

En el apartado anterior hemos repasado algunas de las tareas y funciones más habituales realizadas por una asesoría de empresas en relación a un autónomo o empresa, si bien estas labores no dejan de ser una simple delegación de las labores propias de una empresa, de hecho hasta este punto una asesoría podría utilizar el mismo software de gestión que sus clientes. Sin embargo un asesor de empresas no trabaja con una única empresa, sino que lo normal es que atienda a múltiples empresas y autónomos por lo que la herramienta que utilice debería incorporar funcionalidades específicas.

Gestión de usuarios con definición de niveles de acceso

Es evidente que la información que maneja la asesoría es confidencial y esta amparada por Ley de Protección de Datos por lo que el software de la asesoría deberá incorporar los procedimientos de seguridad suficientes para definir tanto usuarios como niveles de acceso personalizados, en función del perfil profesional de sus colaboradores.

Una situación, muy habitual en las software de administración de empresas tipo cloud o en la nube, es que la misma plataforma sea utilizada simultáneamente tanto por el asesor de empresas como por su cliente. Obviamente esto facilita enormemente el trabajo, pues la comunicación es inmediata, pero en este caso la plataforma nos deberá permitir acotar las funciones o áreas de administración el que se puede acceder desde uno u otro perfil.

Por ejemplo en el caso de un autónomo, lo ideal es que este pueda facturar directamente desde el software del asesor, o pueda remitirle a este directamente las facturas que recibe o escanea, pero simultáneamente puede ser muy interesente al limitar posibles errores que tan sólo el asesor tenga acceso a la generación de las liquidaciones y presentación de impuestos, aunque logicamente sea el cliente quién autorice finalmente su presentación.

Check list programables y configurables

Lo esperado por cualquier asesoría de empresas es trabajar con múltiples clientes, sin embargo esto mismo puede convertirse en un quebradero de cabeza si no puede definir o realizar chequeos globales de sus clientes. Si sobre estos chequeos automatizados podemos definir un sistema de alertas nos ahorraremos una gran cantidad de trabajo a la vez que mantendremos un flujo de comunicación constante entre la asesoría y cada uno de los clientes.

Así pues algunas de las características a considerar por un sistema de este tipo seran:

• Configuración de indicadores a verificar
  
  • Situación de las obligaciones fiscales de cada cliente.
  • Estado de la contabilidad, fecha del último apunte, etc.
  • Número de facturas emitidas
  • Tiempo de inactividad
  • En caso de que el software sea usado por el cliente y por la asesoría indicación de la última conexión del cliente
• Ajuste por tipología de cliente:
  
  • Empresas
  • Autónomo
• Definición y configuración de las alertas:
  
  • Internas, las recibe la asesoría pudiéndose tratar de la remisión de un e-mail, activación de un indicador en el área de inicio del software, etc.
  • Externas, remitimos un aviso al cliente, bien vía e-mail, sms, etc

Hay que tener presente que en muchas ocasiones se superan plazos o no se realizan determinadas gestiones no porque el sistema no sea capaz de indicárnoslo sino porque a la persona encargada de mirarlo se le olvida. Es por ello que para que un sistema de alertas funcione este debe de ser autónomo y lanzarse automáticamente con una determinada frecuencia o ante un determinado evento.

• Software local o residente, lo ideal es que podamos programar el check list a la hora de la comida, o cuando se inicia el programa de gestión, de tal modo que sin nuestra intervención se realice el check list y recibamos las pertinentes alertas, incluso de que todo esta OK. En este último caso además sabremos que se ha realizado.
• Software cloud o en la nube, en este tipo de programas lo habitual es que estén operando durante todo el tiempo de tal modo que podremos programar una tarea para que se realice todos los días a las 5 de la mañana, de tal modo que bien en nuestra bandeja de entrada o bien en el panel de control del software veremos el resultado del chequeo.

Lanzado automatizado de procesos

Dependiendo de la tipología de los clientes de la asesoría es posible que en cada período de presentación de una declaración informativa tengamos que generar un mínimo de dos modelos fiscales siendo tres una cifra muy habitual por cada uno de los clientes de la asesoría.
Los modelos más habitual son:

• 303 IVA
• 111 Retenciones a cuenta IRPF trabajadores
• 115 Retenciones sobre arrendamientos
• 349 Declaración de Operaciones Intracomunitarias
• 130 Pagos a cuenta del IRPF de empresarios individuales y profesiones en estimación directa
• 131 Pagos a cuenta del IRPF de empresarios individuales y profesiones en estimación por módulos
• 202 Pago fraccionado del Impuesto de Sociedades.

Así si lo normal es que una asesoría de empresas trabaje con unos 26 autónomos y 23 empresas de media, nos podemos encontrar con que en cada período de liquidación deba elaborar un mínimo de 100 modelos fiscales. Ante esta situación lo ideal es que el software de gestión utilizado por la asesoría sea capaz de generar automáticamente todos las declaraciones en bloques que contangan todas las declaraciones a presentar de cada uno de los modelos.

Presentación por lotes de declaraciones fiscales y/o mercantiles

Si cada vez que hemos de presentar un determinado modelo fiscal o mercantil lo hemos de hacer de forma individualizada para cada cliente de la asesoría este proceso puede acabar ocupando demasiado tiempo, por lo que lo ideal es que el software contable que utilice la asesoría nos permita generar y presentar la dichos modelos fiscales por lotes, presentando en una única gestión todos las declaraciones fiscales correspondientes a un determinado modelo.

Nicho de mercado y proyección de la asesoría

Las obligaciones fiscales y mercantiles son distintas para un autónomo que para una empresa, por lo que los requisitos del software de la asesoría serán también distintos.

En el caso de que nuestro mercado sea el autónomo no será necesario que nuestro software contemple una contabilidad pura acorde con el Plan General de Contabilidad, mientras que si la asesoría esta centrada en las pequeñas y medianas empresas la potencia del software de contabilidad será determinante para ahorrarnos gran cantidad de trabajo.

Otro aspecto a tener encuenta es la proyección de negocio que preveemos para la asesoría. En el caso de que estemos pensando en una expansión local sin pretender adquirir grandes volúmenes de trabajo podremos optar incluso por el mismo software utilizado por los clientes, sin embargo cuando los objetivos de la asesoría son más ambiciosos lo normal es decantarnos por proveedores que nos puedan proporcionar soluciones escalables y que abarquen todas las posibles áreas de gestión sobre las que queremos impactar.

Por otra parte si estamos pensando en el desarrollo de una actividad deslocalizada, ofreciendo nuestros servicios en todo el país, lo ideal es que nos decantemos por programas y/o plataformas ubicadas en la nube.

Precio del software

Como siempre este puede ser un handicap para la asesoría, sobre todo si la asesoría se encuentra en una fase inicial donde es difícil establecer una expectativa real del negocio futuro. En estas circunstancias lo ideal sería decantarnos por un programa de gestión específico para asesorías de empresa donde pudiéramos evolucionar en función del número de clientes con el que trabajamos en cada momento.

Por otra parte una mágnifica opción a la hora de comparar los precios de distintos programas para asesorías es valorar el ahorro de tiempo que nos proporciona cada uno de ellos. Así si un programa de gestión de asesorías nos permite generar y remitir a la Agencia Tributaria cada modelo fiscal en una única operación el ahorro de tiempo sobre otro en el que tengamos que obtener los modelos individualmente para cada cliente será muy sustancial y obviamente cuando hablamos de tiempo hablamos de dinero.

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