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Cálculo y contabilización nómina con incapacidad temporal

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Cálculo y contabilización nómina con incapacidad temporal

Son muy frecuentes los casos donde uno o varios trabajadores causan baja laboral por una enfermedad común como puede ser gripe, sinusitis, etc. o por accidente dentro o fuera de su jornada laboral, incapacitando a estos trabajadores para realizar su labor durante un lapso de tiempo determinado. En estos casos, la empresa pagará el sueldo del trabajador que se encuentre en situación de baja, que le será repuesto por la Seguridad Social posteriormente, por tanto debemos tener en cuenta este funcionamiento a la hora de contabilizar esta situación de la empresa.

Autor: NewPyme
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La definición de incapacidad temporal la encontramos en el Artículo 169 del Capítulo V - Incapacidad temporal - del Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de Octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social, con entrada en vigor el 02/01/2016
Tendrán la consideración de situaciones determinantes de incapacidad temporal:

  1. Las debidas a enfermedad común o profesional y accidente, sea o no de trabajo, mientras el trabajador reciba asistencia sanitaria de la Seguridad Social y esté impedido para el trabajo, con una duración máxima de 365 días, prorrogables por otros 180 días cuando se presuma que durante ellos puede el trabajador ser dado de alta médica por curación. A efectos del período máximo de duración de la situación de incapacidad temporal, y de su posible prórroga, se computarán los de recaída y de observación
  2. Los períodos de observación por enfermedad profesional en los que se prescriba la baja en el trabajo durante los mismos, con una duración máxima de 6 meses, prorrogables por otros 6 cuando se estime necesario para el estudio y diagnóstico de la enfermedad.

Requisitos

Para que el trabajador pueda beneficiarse del subsidio por incapacidad temporal por enfermedad común debe cumplir el requisito de haber cotizado a la Seguridad Social 180 días en los últimos 5 años.

Cuanto la incapacidad temporal lo sea por accidente, sea o no de trabajo, o por enfermedad profesional no se requerirá período previo de cotización.

Cuantía

La prestación por incapacidad temporal de la Seguridad Social por enfermedad común o accidente no laboral para trabajadores por cuenta ajena se abonará por días naturales de la siguiente forma:

  • Del 1º al 3º día de baja, el 0% de la base reguladora.
  • Del 4º al 15º día de baja, el 60% de la base reguladora, a cargo de la Empresa.
  • Del 16º al 20º día de baja, el 60% de la base reguladora, a cargo de la Seguridad Social.
  • Del 21º día de baja en adelante, el 75% de la base reguladora, a cargo de la Seguridad Social.

La base reguladora en el caso de enfermedad común será la base de cotización por contingencias comunes del mes anterior al de la baja, dividida entre los días cotizados dicho mes, en caso de percibir un salario diario o entre 30 días en el caso de percibir un salario mensual.

Calendario prestaciones y pagador del subsidio por incapacidad temporal - IT -

A tener en cuenta

El concepto fundamental para entender estos asientos es que cuando se produce una baja por enfermedad común, es decir, una incapacidad temporal, se interrumpe la relación laboral. El trabajador tiene derecho a una prestación que corre a cargo del Instituto Nacional de la Seguridad Social, mutua o entidad autorizada, y en su caso, a una compensación por parte de la empresa, en función del Convenio Colectivo aplicable.

Por otra parte, en cuanto al pago, el abono de la prestación económica lo efectúa primeramente la empresa,  en virtud de la colaboración obligatoria de las empresas para la gestión de la Seguridad Social, descontando del importe del subsidio el IRPF y las cuotas de la Seguridad Social.

La empresa anticipa al trabajador el importe de la prestación, que luego recibirá de la Seguridad Social.
De esta forma, el trabajador va a seguir recibiendo el mismo importe del salario, aunque esté de baja.
Una vez recibidos los TCs del mes anterior, se debe desglosar el pago entre lo que son subvenciones, de manera que se desglosa el importe (a devolver) entre el importe de las cuotas a pagar menos el de las subvenciones recibidas.

Al importe de cuotas a pagar a la Seguridad Social se le da el tratamiento normal, según el Plan General Contable, y el importe de las subvenciones, se lleva como menor importe de salarios en la (640) Sueldos y salarios.
Veámoslo con un ejemplo numérico.

Ejemplo

El trabajador Don Nicolas de la empresa Newpyme, S.L. causa baja por enfermedad común el día 4 de julio, recibiendo el alta médica el 28 del mismo mes. Sus bases de cotización por contingencias comunes y profesionales ascendieron durante el mes anterior a 1.375,00 euros, no habiendo realizado horas extraordinarias ni el mes ni año anterior al de la baja.
Dicho trabajador tiene un contrato indefinido a tiempo completo, con las siguientes retribuciones mensuales habituales:

  • Salario base de 1.100,00 euros/mes.
  • Tres pagas extraordinarias del mismo importe.

Por sus retribuciones y su situación personal y familiar, le corresponde un tipo de retención de IRPF del 10%.
Tenemos el desglose de su nómina de ese mes:

Devengos:

  • Salario base: 183,33 euros.
  • Prestación IT a cargo del empresario: 330,00 euros.
  • Prestación IT a cargo de la Seguridad Social: 309,38 euros.

Total devengado: 822,71 euros.
Deducciones:

  • Contingencias comunes: 64,63 euros.
  • Desempleo: 21,31 euros.
  • Formación profesional: 1,38 euros.
    • Total aportaciones S.S.: 87,31 euros.
  • IRPF 10%: 82,27 euros.

Total a deducir: 169,58 euros.
Líquido a percibir: 822,71 – 169,58 =  653,13 euros

Solución

Seguros sociales
Teniendo en cuenta una base de cotización de  1.375,00 euros por todas las contingencias, la empresa deberá ingresar la siguiente liquidación en la Seguridad Social:

  • Contingencias comunes: 1.375,00 x 28,30% = 389,13 euros.
  • Contingencias profesionales (IT e IMS): 1.375,00 x 1% = 13,75 euros.
  • Deducciones IT: - 309,38 euros.
  • Desempleo, FOGASA, FP: 1.375,00 x 7,95% = 109,31 euros.

Total a ingresar: 202,81 euros.

El primer asiento será de la siguiente manera:

Debe Haber
183,33 ( 640 ) Sueldos y Salarios
330,00 ( 649 ) Otros gastos sociales
424,88 ( 642 ) Seguridad Social a cargo de la empresa
309,38 ( 471 ) Organismos de la Seguridad Social deudores
a
( 4751 ) Hacienda Pública acreedora por retenciones practicadas 82,27
( 476 ) Organismos de la Seguridad Social acreedores 512,19
( 465 ) Remuneraciones pendientes de pago 653,13

Los asientos posteriores referidos a los distintos pagos derivados de la nómina serían los siguientes:
Al pago de la nómina al trabajador:

Debe Haber
653,13 ( 465 ) Remuneraciones pendientes de pago
a
( 57 ) Tesorería 653,13

Al pago de los Seguros Sociales:

Debe Haber
512,19 ( 476 ) Organismos de la Seguridad Social acreedores
a
( 471 ) Organismos de la Seguridad Social deudores 309,38
( 57 ) Tesorería 202,81

Al ingreso de las retenciones mediante el modelo 110 (Retenciones e ingresos a cuenta del IRPF):

Debe Haber
82,27 ( 4751 ) Hacienda Pública acreedora por retenciones practicadas
a
( 57 ) Tesorería 82,27
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