La definición de incapacidad temporal la encontramos en el Artículo 169 del Capítulo V - Incapacidad temporal - del Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de Octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social, con entrada en vigor el 02/01/2016
Tendrán la consideración de situaciones determinantes de incapacidad temporal:
- Las debidas a enfermedad común o profesional y accidente, sea o no de trabajo, mientras el trabajador reciba asistencia sanitaria de la Seguridad Social y esté impedido para el trabajo, con una duración máxima de 365 días, prorrogables por otros 180 días cuando se presuma que durante ellos puede el trabajador ser dado de alta médica
por curación. A efectos del período máximo de duración de la situación de incapacidad temporal, y de su posible prórroga, se computarán los de recaída y de observación
- Los períodos de observación por enfermedad profesional en los que se prescriba la baja en el trabajo durante los mismos, con una duración máxima de 6 meses, prorrogables por otros 6 cuando se estime necesario para el estudio y diagnóstico de la enfermedad.
Requisitos para disponer de la cobertura por enfermedad común o profesional
Para que el trabajador pueda beneficiarse del subsidio por incapacidad temporal por enfermedad común debe cumplir el requisito de haber cotizado a la Seguridad Social 180 días en los últimos 5 años.
Cuanto la incapacidad temporal lo sea por accidente, sea o no de trabajo, o por enfermedad profesional no se requerirá período previo de cotización.
Cuantía prestación por incapacidad temporal - IT-
La prestación por incapacidad temporal - baja - de la Seguridad Social por enfermedad común o accidente no laboral para trabajadores por cuenta ajena se abonará por días naturales de la siguiente forma:
- Del 1º al 3º día de baja, el 0% de la base reguladora.
- Del 4º al 15º día de baja, el 60% de la base reguladora, a cargo de la Empresa.
- Del 16º al 20º día de baja, el 60% de la base reguladora, a cargo de la Seguridad Social.
- Del 21º día de baja en adelante, el 75% de la base reguladora, a cargo de la Seguridad Social.
El hecho de que los días de baja se calculen por días naturales implica que los fines de semana también son tenidos en cuenta. Así si una persona recibe la baja médica un sábado y el alta con vuelta al trabajo el siguiente miércoles se contarán 4 días de baja esto es: sábado, domingo, lunes y martes, aunque obviamente tan sólo ha faltado al trabajo dos días, el lunes y el martes.
La base reguladora en el caso de enfermedad común será la base de cotización por contingencias comunes del mes anterior al de la baja, dividida entre los días cotizados dicho mes, en caso de percibir un salario diario o entre 30 días en el caso de percibir un salario mensual.
En el caso de que la baja se produzca como consecuencia de un accidente de trabajo o enfermedad profesional la cobertura será de 75 % de la base reguladora a partir del día siguiente al accidente o diagnóstico de la enfermedad profesional que la ocasiona estando dicha prestación íntegramente a cargo de la Seguridad Social, Mutua u organismo colaborador.
Las cuantías anteriormente descritas tanto para la Incapacidad laboral por enfermedad común como por accidente de trabajo pueden verse incrementados en función del convenio colectivo de la empresa, pudiendo por tanto mejorarse los importes detallados anteriormente.
 A tener en cuenta
El concepto fundamental para entender estos asientos es que cuando se produce una baja, es decir, una incapacidad temporal, se interrumpe la relación laboral. El trabajador tiene derecho a una prestación que corre a cargo del Instituto Nacional de la Seguridad Social, mutua o entidad autorizada, y
en su caso, a una compensación por parte de la empresa, en función del Convenio Colectivo aplicable.
Por otra parte, en cuanto al pago, el abono de la prestación económica lo efectúa primeramente la empresa, en virtud de la colaboración obligatoria de las empresas para la gestión de la Seguridad Social, descontando del importe del subsidio el IRPF y las cuotas de la Seguridad Social.
La empresa anticipa al trabajador el importe de la prestación, que luego recibirá de la Seguridad Social.
De esta forma, el trabajador va a seguir recibiendo el mismo importe del salario, aunque esté de baja.
Una vez recibidos los TCs del mes anterior, se debe desglosar el pago entre lo que son coberturas al trabajador, de manera que se desglosa el importe (a devolver) entre el importe de las cuotas a pagar menos el de las coberturas liquidadas al trabajador pero que corren a cargo de la Seguridad Social o mutua.
Al importe de cuotas a pagar a la Seguridad Social se le da el tratamiento normal, según el Plan General Contable, y el importe de la cobertura tanto a cargo de la empresa como de la mutua o seguridad social, se lleva como un menor importe de salarios (640) Sueldos y salarios utilizándose la cuenta 649 Otros gastos sociales para el importe de la cobertura por IT a cargo de la empresa y la 471 Organismos de la Seguridad Social deudores para el importe que corre a cargo de la Seguridad Social o de la mutua.
Durante el periodo de incapacidad temporal se sigue cotizando a la Seguridad Social tanto por la cobertura de contingencias comunes como por las coberturas de contingencias profesionales. Dicha cotización se calculará en función de la nómina que perciba el trabajador en situación de incapacidad temporal.
Ejemplo nómina con baja por enfermedad común
El trabajador Don Nicolás de la empresa Newpyme, S.L. causa baja por enfermedad común el día 4 de julio, recibiendo el alta médica el 28 del mismo mes. Sus bases de cotización por contingencias comunes y profesionales ascendieron durante el mes anterior a 1.375,00 euros, no habiendo realizado horas extraordinarias ni el mes ni
año anterior al de la baja.
Dicho trabajador tiene un contrato indefinido a tiempo completo, con las siguientes retribuciones mensuales habituales:
- Salario base de 1.100,00 euros/mes.
- Tres pagas extraordinarias del mismo importe.
Por sus retribuciones y su situación personal y familiar, le corresponde un tipo de retención de IRPF del 10%.
Tenemos el desglose de su nómina de ese mes:
Devengos:
- Salario base: 183,33 euros.
- Prestación IT a cargo de la empresa: 330,00 euros.
- Prestación IT a cargo de la Seguridad Social: 309,38 euros.
Total devengado: 822,71 euros.
Deducciones:
- Contingencias comunes: 64,63 euros.
- Desempleo: 21,31 euros.
- Formación profesional: 1,38 euros.
- Total aportaciones S.S.: 87,31 euros.
- IRPF 10%: 82,27 euros.
Total a deducir: 169,58 euros.
Líquido a percibir: 822,71 – 169,58 = 653,13 euros
Cálculo seguros sociales de una nómina con baja por enfermedad común
Teniendo en cuenta una base de cotización de 1.375,00 euros por todas las contingencias, la empresa deberá ingresar la siguiente liquidación en la Seguridad Social:
- Contingencias comunes: 1.375,00 x 28,30% = 389,13 euros.
- Contingencias profesionales (IT e IMS): 1.375,00 x 1% = 13,75 euros.
- Deducciones IT: - 309,38 euros.
- Desempleo, FOGASA y FP: 1.375,00 x 7,95% = 109,31 euros.
Total a ingresar: 202,81 euros.
Asientos contabilización de una nómina con enfermedad común
El primer asiento será de la siguiente manera:
Los asientos posteriores referidos a los distintos pagos derivados de la nómina serían los siguientes:
Al pago de la nómina al trabajador:
Al pago de los Seguros Sociales:
El importe de la cobertura por incapacidad temporal por enfermedad común o profesional es delegado por la Seguridad Social en la propia empresa, esto es, la cobertura por IT correspondiente a la Seguridad Social la adelanta la empresa si bien dicho importe posteriormente es descontado de los pagos que por seguros sociales deba realizar a la Tesorería.
Al ingreso de las retenciones mediante el modelo 110 (Retenciones e ingresos a cuenta del IRPF):
Ejemplo nómina con baja por accidente de trabajo o enfermedad profesional
 Un trabajador de la empresa Newpyme, S.L. causa baja por accidente de trabajo el día 15 de Mayo, recibiendo el alta médica el día 30 del mismo mes. Sus bases de cotización por contingencias comunes y profesionales ascendieron durante el mes de abril a 1.975,00 euros, no habiendo realizado horas extraordinarias ni el mes ni
año anterior al de la baja.
Dicho trabajador tiene un contrato indefinido a tiempo completo, con las siguientes retribuciones mensuales habituales:
- Salario base de 1.975,00 euros/mes.
- Dos pagas extraordinarias del mismo importe.
Por sus retribuciones y su situación personal y familiar, le corresponde un tipo de retención a cuenta del IRPF del 16%.
En este caso al tratarse de una incapacidad profesional la cobertura de la baja comienza el mismo día que se produce el accidente y la cobertura, que satisface en su totalidad la Seguridad Social es de un 75 % del salario.
- Salario diario: 65,83 euros
- Salario a cargo de la empresa, 15 días de alta: 987,50 euros
- Cobertura por IT a cargo de la Seg. Social: 740,62 euros
- Nómina bruta: 1.728,12 euros
- Retención a cuenta IRPF: 172,81 euros
- S. Sociales a cargo del trabajador: 132,69 euros
- S. Sociales a cargo de la empresa: 645,98 euros
Contabilización de una nómina con baja por accidente de trabajo o enfermedad profesional
Las cuentas contables y asientos contables a realizar son muy similares a los ya detallados anteriormente.
Contabilización de las distintas partidas que conforman la nómina con IT profesional
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