Guía de contabilidad para torpes flecha Legalización de libros oficiales

Índice
10 Legalización de libros oficiales
  10.1 Llevanza de libros y obligación de legalizar
    10.1.1 Profesionales por cuenta propia
    10.1.2 Empresarios individuales
    10.1.3 Sociedades Limitadas
    10.1.4 Sociedades Anónimas
  10.2 ¿Cómo presentar los libros oficiales para su legalización?
    10.2.1 Soportes
    10.2.2 Formas
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10 Legalización de libros oficiales
Todas las sociedades tienen la obligación cada año de presentar sus libros contables en el Registro Mercantil de su domicilio social.
El tiempo para presentarlos y legalizarlos es hasta 4 meses desde producirse el cierre del ejercicio económico de la empresa (finales de abril).
Los libros que se presenten en blanco cuya legalización hubiera sido anterior a los días finales de abril no están sujetos a plazo porque el contenido que se debe anotar en ellos se entiende cómo legalizado.

10.1 Llevanza de libros y obligación de legalizar
Todas las sociedades mercantiles tienen la obligación de legalizar en el Registro Mercantil los siguientes libros oficiales:

Libro de Actas - Artículo 106 del Real Decreto 1784/1996 de 19 de Julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil
Libro diario
Inventario y cuentas anuales

Es importante destacar los libros auxiliares (que no tienen la obligación de ser legalizados) y los libros obligatorios a legalizar de los siguientes sujetos pasivos:

10.1.1 Profesionales por cuenta propia
Si se encuentran en estimación directa simplificada del IRPF, deberán llevar Libros Fiscales, sin ser necesaria la llevanza de los de Comercio:
Libro facturas emitidas
Libro facturas recibidas
Libro registro de bienes de inversión

10.1.2 Empresarios individuales
- Si se encuentran en estimación directa y si se dedican a una actividad industrial, comercial o de servicios.
Libros oficiales obligatorios: Libro diario, inventario y cuentas anuales

- Empresarios individuales acogidos al Régimen de Estimación Directa Simplificada del IRPF:
Libro registro de ventas e ingresos.
Libro registro de compras y gastos.
Libro registro de bienes de inversión.

- Empresarios individuales acogidos al Régimen de Estimación Objetiva del IRPF:
No están obligados a llevar libro alguno, si bien deben conservar los justificantes de sus operaciones. No obstante, si aplican deducción por amortizaciones, debe llevar un libro de Registro de Bienes de Inversión.

10.1.3 Sociedades Limitadas
Libro diario
Libro Mayor
Libro facturas emitidas
Libro facturas recibidas
Libro de socios - Artículo 27.3 del Código de Comercio
Libro de actas
Inventario y cuentas anuales

Libros oficiales obligatorios: el diario, el inventario, las cuentas anuales, el libro de socios y el libro de actas

Nota:
Las sociedades limitadas unipersonales (un solo socio), además deberán legalizar un libro de registro de contratos.

10.1.4 Sociedades Anónimas
Libro diario
Libro mayor
Libro facturas emitidas
Libro facturas recibidas
Libro de acciones nominativas - Artículo 27.3 del Código de Comercio
Libro de actas
Inventario y cuentas anuales

Libros oficiales obligatorios: el diario, el inventario, las cuentas anuales, el libro de acciones nominativas y el libro de actas

10.2 ¿Cómo presentar los libros oficiales para su legalización?
Existen diferentes maneras y soportes para presentar los libros oficiales al Registro Mercantil.

10.2.1 Soportes

Mediante la encuadernación de las hojas
Para evitar que puedan perderse folios o sustituirse, con un folio en blanco delante y los siguientes numerados correlativamente.
No puede haber espacios en blanco. Si los hubiera, tendrían que anularse.

Folios en blanco
Esto se realiza con los libros oficiales que se presenten a legalizar antes de ser usados.
Deben estar unidos y numerados correlativamente.
Una vez legalizados, se tendrán que anotar en los folios en blanco las anotaciones contables.
Es obligatoria esta forma de legalizar, con los libros de actas y registro de la sociedad.

En soporte digital
Mediante programas informáticos que tengan esta utilidad, presentando el cd con la información grabada en el registro mercantil.

10.2.2 Formas

De forma telemática (vía Internet) La elaboración de los ficheros se realiza a través de los programas contables que dispongan de tal utilidad o bien a través del programa legalia (que puede bajarse de la página web del Registro Mercantil).

Personación física
Se puede optar entre presentar los libros físicamente (en folios) o bien en soporte digital (elaborado mediante los programas contables que posean esa utilidad o mediante la elaboración de los mismos utilizando el programa legalia).

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